EMSPD006信息交流及内外部沟通控制程序.docVIP

海 洋 紙 品 印 刷 有 限 公 司 文件編號 EMSPD006/GD-P-004 版 本 1.0 文件名稱 信息交流及內﹑外部溝通控制程序 頁 次 1/3 目的 為了及時﹑準確地收集﹑傳遞及反饋有關信息,作好信息及內﹑外部溝通的管理,特制定本程序. 范圍 適用于公司內部信息的傳遞與處理,同外部各方的信息交流以及內﹑外部溝通的管理方法. 定義 無. 職責 各部門負責其工作範圍內信息的傳遞﹑交流及相應的內﹑外部溝通. 管理者代表負責統籌公司對內﹑對外相關信息的傳遞﹑處理及內﹑外部溝通. 人事部負責緊急 環境 信息的處理. 內容 信息的分類 外部信息 地方監測站﹑環保局﹑質量技術監督局﹑認證機構等監測或檢查的結果及反饋的信息; 政策法規標準類信息,如環境法規﹑條例﹑產品標準等; 相關方反饋的信息及其投訴等; 其他外部信息,如各部門直接從外部獲取的有關環境/質量技術﹑環境/質量管理方面的信息. 內部信息 正常信息,如方針目標指標﹑檢驗監測記錄﹑內部審核與管理評審報告以及體系正常運行時的其他記錄等; 潛在 的不符合信息,如體系內部審核的不合格報告﹑糾正和預防措施處理單; 緊急信息,如出現火災﹑洪澇災害等情況下的環境信息與記錄; 其他內部信息 如員工的建議等 . 海 洋 紙 品 印 刷 有 限 公 司 文件編號 EMSPD006/GD-P-004 版 本 1.0 文件名稱 信息交流及內﹑外部溝通控制程序 頁 次 2/3 信息的收集與處理 信息可採用書面資料﹑記錄﹑討論交流﹑電子媒體﹑聲像設備﹑通訊等方式予以傳遞. 外部信息的收集與處理. 管理者代表和人事部負責地方監測站﹑環保局﹑質量技術監督局﹑認證機構監測﹑檢查結果及反饋信息的收集,由人事部傳遞到公司相關部門,當監測或檢查結果出現不符合情況時,按照《糾正與預防措施程序》的要求進行處理. 政策法規﹑標準類的資料信息由人事部等各相關部門負責收集﹑更新﹑整理,交文控中心保存,詳見《法律與其它要求控制程序》及《文件與資料控制程序》. 總務部負責與工程合同方﹑物料供應商﹑廢物收購方﹑運輸公司等進行信息溝通,對其環境施加影響,詳見《對相關方環境施加影響管理程序》;營業部負責與顧客的信息聯絡,以滿足顧客的要求;對來自上述相關方投訴的處理,詳見《糾正與預防措施程序》. 各部門直接從外部獲取的其他類信息,如:質量/環境技術﹑質量/環境管理信息等,應反饋到文控中心,由其負責分類﹑整理,根據需要傳遞到相關部門. 內部信息的收集與處理 正常信息的處理:各部門依據相關文件的規定直接收集並傳遞日常正常信息;文控中心按照相應程序文件的規定傳遞方針﹑目標和指標﹑管理方案﹑內部審核結果﹑更新的法律法規等信息. 潛在 不符合信息的處理詳見《糾正與預防措施程序》. 緊急 環境 信息由發現部門迅速傳遞給人事部組織處理,可採用電話﹑傳真等方式,詳見《應急準備與響應控制程序》. 其他內部信息,可由文控中心負責處理. 對體系運行過程中各類記錄的控制詳見《記錄控制程序》. 各部門健全收發文制度,對接收﹑傳遞的信息予以記錄. 海 洋 紙 品 印 刷 有 限 公 司 文件編號 EMSPD006/GD-P-004 版 本 1.0 文件名稱 信息交流及內﹑外部溝通控制程序 頁 次 3/3 內﹑外部溝通方式 書面報告; 電子郵件; 電話通知; 口頭介紹; 召開會議; 布告欄; 培訓; 其它適合的方式. 記錄 無. 相關文件 糾正與預防措施程序 ……………………………… EMSPD011/PZ-P-008 法律與其它要求控制程序 …………………………………… EMSPD004 文件與資料控制程序 ……………………………… EMSPD007/WG-P-001 對相關方環境施加影響程序 ………………………………… EMSPD015 應急準備與響應控制程序 …………………………………… EMSPD009 附件 無. WG-F-001-0.0