IT管理“瘦身记”.docVIP

IT管理“瘦身记” 　　一面想利用信息化的手段去提升工作效率，改善业务流程；一面又难以承受过多的IT建设成本投入，这恐怕是不少中小企业遇到的困惑。因此，如何让冠有“花钱”之名的IT部门实现“瘦身”便是一项艰巨的任务。 　　IT建设，从搭建到运营、维护，再到IT价值的凸显，获得回报，总需要一个相对漫长的过程，这对现金流紧张的中小企业来说却是一个难题。然而在TSC海洋石油装备有限公司（以下简称TSC），这道让IT部门从花钱到省钱的难题，找到了答案，而解题的利器正是微软Office365。 　　TSC海洋石油装备有限公司集团信息与通讯技术总监麦志辉指出，说起IT部门如何省钱，就不得不算一笔帐，公司的信息化建设实施方式有搭建与租赁两种，搭建是指资金、固定资产的投入，如购买硬件设备或软件序列号等，有可能一次就投入几百万；而租赁就是每个月要为使用这套系统付多少钱，是运营花费，他进一步指出，固定资产与运营这两部分的投入加在一起，就是IT部门的预算成本，大家都知道，IT部门是一个花钱的部门，它并不是一个赚钱的部门。选用租赁服务的话，没有了前期的资金投入，就可以把这部分钱用在其他的投资上面。这对于中小企业来说，特别是选择外包服务的时候，租赁模式是很划算的。 　　这些正是TSC使用微软Office 365云计算服务的心得，而文华东方酒店集团IT基础设施和信息安全副总裁RajuDaryanani也谈到：“ 微软Office 365为每个员工提供相同的平台，让沟通更轻松，提供我们所需的功能和特性。同时我们已经工作了一段时间来虚拟化酒店服务器，在降低成本方面，我们估计，五年内每家酒店可以节省30万美元到50万美元之间成本，使用Office 365后，我们期待能节省更多。”的确，除了选择合适的租赁模式减少成本投入外，更重要的是要发挥IT的价值，使IT部门从一个“花钱”的部门变成一个替公司赚钱的部门。 　　统一、标准化的管理 　　究竟微软Office 365是如何为中小企业量身打造云计算服务的呢？ 　　据了解，TSC是一家成长型的中小企业，最初在中国建立公司，后来在香港上市之后，又在海外有了自己的办公室。随着公司业务的快速扩张，目前TSC在全球已经拥有了7个办公室。但另一方面，这种快速成长背后又会给公司带来一些挑战。麦志辉介绍到，使用Office365之前的信息化系统比较简浅，不同的办公室使用的都是不同的系统，大家也没有一个统一协作的平台，这样就导致所有的员工没有一个标准化的办公环境。 　　“即使在同一个办公室，员工使用的Office组件也是不同版本的。例如：有的时候我用的是Office 2010版本，但是同事用的可能是Office 2003或者Office 2007，这样他连我的文件都打不开，没办法编辑，又怎么协作呢？有的时候客户发给我们的文件，因为版本不同，我也没办法打开。但有了Office 365之后，所有员工的版本都会实时更新，大家会使用最新版本Office的客户端，这样就不存在版本不同导致文件打不开的问题了。”麦志辉说。 　　另外，在用Office 365之前，全球7个办公室的邮箱域名有三个：“.com”、“.cn”、“.br”（巴西），比如要给巴西的老板以“.com”、“.cn”的域名发邮件的话，他就收不到。现在用了Office 365的功能，所有的域名都变成“.com”，邮件共享、发送非常方便。同时，使用Office 365的Lync，这款具有即时通讯功能，跨平台、跨设备的工具，可支持公司音频会议、视频会议，能有效减少全球业务中的差旅安排。同时Lync可以和SharePoint、Exchange融合在一起，公司员工可以通过Exchange的E-mail，与客户约一个Lync会议，还可通过Outlook再发一个E-mail，确认Lync的内容，所以这是一个相互协作、紧密相连的工具。 　　挖掘企业隐形价值 　　我们经常说IT存在的意义就是给企业带来价值，这不仅是说服CEO上线IT系统的核心，更是推进信息化顺利实施的关键。而这种价值有两部分：一部分是可以量化的，就是马上看到效果的价值；另外一部分是不可量化的，没办法直接、具体描述出来。对此，RajuDaryanani介绍到，因为用户在酒店分支间调动是酒店行业的一个普遍的现象，所以酒店的IT团队每月在每家酒店上要花费多达20个小时来管理几十个邮件服务器和邮箱移动，由于酒店的IT人员负责很多事情，电子邮件服务器管理仅仅是一个兼职工作，却会耽误他们很多时间。而有了Office 365后，他们再也不用处理这些事情了。 　　对TSC来说，更实际的好处是节省工作效率，加快公司进入市场的速度，占领先机。麦志辉说：“我们在英国有一个设计的办公室，那个办公室会做一些钻井设备的设计草图。