巨方木业印章使用管理规定.doc

目 的 为了规范印章使用和管理，特制定本规定。 范 围 公司所有印章的使用管理 3 印章的制发 3.1 公司及子公司和下属部门内部使用的各类印章凡需要刻制由人力资源部统一制发并保管。 3.2 制发印章须经公司总经理批准；人力资源部在颁发印章时，应留有印模并由部门签收。 3.3．公司公章统一由人力资源部保管，部门的有关内部业务章由部门行政办人员负责保管，人力资源部专用章由人力资源部负责管理。 3.4 公司的财务专用章全部由公司财务部负责保管（财务专用章和法人章分来分人保管），集团公司公章由总裁办（或集团人力资源部）保管，法人专用章由出纳保管，合同专用章由人力资源管理中心或者项目评审委员会负责保管。 3.5 公章在对外使用时应填写印章使用申请，一般函件报人力资源部总监审批方可使用，重要的合同及对外证明等用章必须经公司总经理或总裁批准. 3.6．公司的印章发生丢失或遇盗时，公章管理部门应及时通知公司人力资源管理中心向公安部门报案并办理新式印章，防止不法分子利用其作案，同时保证公司正常的工作秩序。 4 印章的销毁 4.1 因公司更名、损毁、遗失等因需要刻制新印章的，应及时与人力资源管理中心或公章管理部门联系，按照管理程序办理更换新印章手续，人力资源管理中心或总裁办负责收回原印章后方可起用新印章。 4.2． 需要销毁印章的应交回人力资源管理中心或总裁办并由二人以上办理登记备案，由人力资源部和总裁办共同监督销毁。 5 公章的使用 凡使用公司公章，必须经公司人力资源总监或总裁办主任审核总裁（总经理）批准，在人力资源管理中心或总裁办登记备案后，方可加盖公章。 5.1 每枚印章使用前要由经办人填写《印章使用审批单》（见附件二），并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后通知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存。 5.2 公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总裁批准签字后方可借走，借用时须填写《印章借用申请表》（见附表三），并必须两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误如果当天不能返回公司，应该在次日回公司后第一时间返还给公章管理部门。印章外借期间的使用由公章携带人全权负责。 5.3员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，总经办签字后方可盖章。 用印流程 5.4公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表： 序号 印章 名称 使用范围 保管 部门 使用审批人 使用规定 备注 1 公章 公司对外所有正式文件, 对内通知等正式行文 总裁办或人力资源部 总裁 或授权人 2 财务 专用章 公司正式财务文件、报告、证明、票据等 财务 会计部 财务会计部总监 财务报表使用时，由财务会计部经理审批，除支票用印按 《财务管理制度》相关规定外，其余均由主管副总裁核准 3 合同 专用章 公司各类合同 总裁办 参见合同管理规定 参见《合同管理规定》 财务合同需总裁核准.项目合同等由项目评审委员会核准 4 法定代表人印（支票） 支票 财务部 见《财务制度》有关规定 见《财务制度》有关规定 财务总监 5 法定代表人印（除支票外） 公司正式的合同，财务报表文件、票据 总裁办 总裁或授权人 《合同管理规定》 总裁 6 人力资源部专用章 公司办公物品进出证明 公司人事证明材料 员工聘用、解聘等各类通知 工资发放,调整通知 对口单位函件往来 人力资源 部 人力资源总监 重大事项与外单位人员出具证明，需总裁(总经理)审批 7 客服中心专用印章 用户通知、告示 客户申述处理的回复 客服 中心 客服中心总监(经理) 6 印章管理： 6.1 印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的印章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负管理责任，如果因工作失职而造成经济损失和法律责任等承担全部责任。 6.2 当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时，应及时办理公章移交接手续，填写“印章管理登记表“。 7 责任 7.1印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程度给予严厉的行政处分，造成损失者追究其经济、法律责任。 7.2 若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的管理责任，保管人应该在第一时间报案，否则由于过失给公司造成损失者，承担相应的经济责任，从新刻制印章所产生费用