基于网络环境下的教务管理流程再造研究与实践.docVIP

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基于网络环境下的教务管理流程再造研究与实践.doc

基于网络环境下的教务管理流程再造研究与实践   摘 要:随着信息化技术的发展,越来越多的院校开始重视如何利用网络环境提高教务管理的效率。本文分析了烟台工程职业技术学院现行的教务管理流程,利用管理流程再造的思想,提出了基于网络环境的教务管理流程,以解决目前流程中的管理责任不清,运行不畅,流程冗长等问题。经过研究和实践结果表明应用本文提出的基于网络环境的教务管理流程优化了教学资源的配置与利用,增强了教务管理人员的责任意识,提高了办事   效益。   关键词:信息技术;高职院校;教务管理;流程再造   随着信息化的普及,职业院校传统的教务管理理念、管理流程、组织结构等已无法适应环境的变化。传统的教务管理是以相关职能部门为核心,没有形成服务型教务管理的流程,更没有形成扁平化的流程。教务管理的信息化与传统的教务管理流程的矛盾,导致了工作流程不明确,责任与权利不清晰,人为因素干扰严重,造成了管理混乱。对传统业务流程的再造,改变原有的工作模式,需对教务管理的组织结构和边界进行再造,以提供高效的管理流程,使相应的组织结构从“职能型”转向“流程型”。利用现代化信息技术构建高度集成的服务平台,拓展管理领域,建立扁平化组织,将原有多头分散流程合理重组,以利信息资源共享,使学校各管理层次准确、及时和全面地实现信息沟通,提高管理效益。   基于流程管理的教务管理组织结构需要现代网络信息技术平台支撑。这种网络信息技术平台把流经教务管理业务活动的相关信息采集下来,应用网络技术、OA办公软件等管理软件来集成各种流程,建立面向流程的运作方式,实现跨部门的信息资源共建、共享和交互处理功能,使再造后的教务管理系统成为低成本、高效率、多功能、实时响应的服务平台,为师生提供优质的服务,实现全方位、多功能服务。企业流程再造理论在企业管理改革中取得了成功,提高了绩效,而职业院校与企业在管理和服务等具有诸多相近之处。因此,职业院校教务管理与企业管理具有一定的相通性,利用企业流程再造理论对教务管理进行流程再造具有可行性。本文是以烟台工程职业技术学院现行的教学运行管理流程为例,分析了现有流程存在的问题,利用流程再造的思想,构建了全新的基于网络的教学运行管理流程。   1 流程再造的含义和特点   流程再造BPR(Business Process Reengineering,业务流程重组)理论是于1990年首先由美国著名企业管理大师迈克尔.汉默先生提出,美国的一些大公司,如IBM、科达、通用汽车、福特汽车等纷纷推行BPR,试图利用它发展壮大自己,实践证明,这些大企业实施BPR以后,取得了巨大成功。流程再造首先是一种改进的哲理和思想。它的目标是通过重新设计组织的业务流程,使这些流程的增值内容最大化,其他方面的内容最小化,从而获得绩效改善的跃进。   业务流程再造的特点:⑴流程再造注重提高业务流程的管理效率。⑵强调整体流程最优化。⑶流程再造遵从先设计流程而后建立企业组织,消除冗余的中间环节 ⑷面向客户和供应商整合流程。⑸利用信息技术手段协调分解矛盾。   2 学院教务管理现状及存在问题   目前我院的教务管理流程基本上还是以纸质版为主(如教师要出去参加培训,需要填写纸质版的申请表,然后系领导签字盖章,再到教务处签字盖章,人事处签字盖章,整个流程走下来可能需要几天的时间,教师们可能需要来回跑几趟),纸质版的流程既浪费教师宝贵的时间也浪费了学院的办学经费。随着信息技术的发展,可用网络技术及流程再造理论优化教务管理流程,以节约学院的办学经费。   2.1 管理现状方面   我院教务处下设评建与教学运行管理科、课程建设科、技能大赛管理科、考试考务科,构成了整个教学管理的基本体系,但其他处室的职能有相互重叠的地方,例如:师资培训属于教学质量管理又属于教师队伍建设。以下是我院目前在管理上存在的问题:   ⑴管理层次冗余环节繁多。一项业务工作涉及部门、层级多,层层审批;   ⑵管理职权的高度集中。   ⑶基层教学管理机构设置与人员职能不相配。   2.2 管理观念方面   管理观念支配着管理主体的管理方法和策略,决定着管理质量的高低,从而影响着管理目标的实现。   ⑴缺乏人性化的管理观念。教学管理的出发点是为了保证“正常”的教学秩序,而较少考虑如何让学生自身充分的发展;较少考虑如何提供优质、高效的服务来保证教学目标的实现。   ⑵无法转变传统的行政管理观念。管理者在教学管理过程中把自己和被管理者单纯看作主体与客体的关系。   3 网络环境下教务管理流程的再造   随着信息技术的发展,学院在教务管理方面努力实现网络化、数字化,让师生可以在任何地点,任何时间查询所需的信息,实现学校与师生之间的零距离服务。   如:教学运行管理流程的再造   为了能

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