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电子档案管理工作中存在的问题及对策分析 　　【摘要】21世纪以来，信息技术迅猛发展，越来越多的电子文件涌入人们的日常生活，对档案管理工作产生了深远的影响，并有逐步替代传统纸质档案的趋势。本文分析了我国档案管理工作现状，详细阐述了电子文件对档案管理工作的影响，并发掘出其中存在的问题，最后从理论与实践两个角度提出了相应的对策和建议。 　　【关键词】档案信息化；电子档案管理；数字化；资源共享 　　【中图分类号】G276 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0334-01 　　随着计算机信息处理技术的飞速发展，当今社会信息化的程度越来越高，大量的电子文件随之产生，并且已成为社会信息资源主要的信息形态之一。特别是21世纪以来，档案界对电子档案管理的关注越来越多，对电子文件的采集、保存以及安全等问题做了深入探索，并取得了一定的成果，但相关调查显示，这些研究大多处于理论探索阶段，并没有完全应运于实际的档案管理工作中。电子文件与纸质档案有着本质的不同，其特殊性为传统的档案管理工作提出了更高要求，如何对电子档案进行科学有效的管理已成为档案界亟待解决的问题之一。 　　一、电子档案管理面临的主要问题 　　传统的档案管理对象主要以纸质档案为主，而纸质档案主要存放在档案室，档案信息资源不能很好的进行共享，不能更好的满足大众的需求，严重阻碍了档案管理工作的发展。但随着计算机信息技术的不断发展，企事业单位以及个人对网络的依赖程度越来越高，随之产生了大量的电子文件，电子档案管理面临巨大挑战。其存在的主要问题有： 　　1、管理人员缺乏相关理论知识以及实践。我国档案工作者大多习惯于传统的档案存放模式，具有很大的局限性，并没有很好的认识到电子档案管理的重要性。然而，信息技术的发展以及经济体制的改革已经超越了以往的价值观念以及管理方式，电子档案的出现使得档案的存放方式多样化，而不仅仅局限于档案室。很多档案从业人员对电子档案管理缺乏足够的认识，依旧把档案信息当做企事业单位的私有财产，严重阻碍了信息资源的共享。电子档案管理应采用现代的管理方式，但目前我国企事业单位并没有全部实现档案信息化管理，很多档案管理人员没有接受过相关培训，缺乏相关的管理知识与技术，不能将理论应运于实践。因此，我国的电子档案管理工作任重道远。 　　2、电子档案保存存在隐患。电子文件的保存对计算机有着高度的依赖性，这就对计算机的可靠性提出了很高的要求。但当前的现代档案管理方式还存在诸多问题，这就使得电子档案存在一定的风险性，如操作失误或者计算机出现问题，则很可能会导致大量的原文件丢失或损毁。另外，某些单位并没有重视电子档案的管理，不能及时对电子文件进行归档整理，而电子文件具有易复制、存放载体多样、易于修改等特性，这就增加了电子档案被窃取以及损毁的可能性。如果一些涉及企业机密甚至国家安全的电子档案被黑客窃取，后果不堪设想。目前，电子档案管理并没有真正得到广泛应用，在其保存的安全性可靠性方面还需要进一步改善。 　　3、电子档案真伪难辨。纸质档案图像、文字以及印章等都是可见的，在判别档案真假上有着先天优势。人们可以通过有效手段来验证文件是否真实，但电子档案区别于纸质档案，一般情况下，电子档案被篡改是无法被发觉的，因此很难对电子档案的真实性进行评估。另外，纸质档案转化为电子档案的工作庞大而繁琐，稍有不慎将会导致文件失真。如何保证和鉴别电子档案的真实性完整性，是当前档案管理工作的一个难题，还需要广大的研究人员做更深入研究。 　　二、对策分析 　　电子档案的大量出现，为档案管理工作带来了前所未有的挑战。因此，积极开展电子档案管理的相关对策研究就显得尤为重要。下面将分别从档案学理论研究以及档案管理工作两个方面提出了相关意见和对策。 　　1、档案管理方面 　　（1）档案管理建设应当逐步规范化。电子档案管理应当充分吸收传统档案管理工作中一些好的经验，在确保档案信息便于利用以及完整安全的前提下，在电子档案的建立、编辑、审阅、成文、归档以及移交的各个工作环节中，逐步完善相关制度。与此同时，还应当加强档案工作者的培训工作，使其明确档案服务的工作的职能，掌握专业的档案管理技能，培养良好的服务意识，逐步养成科学、规范、严谨的工作作风，全面推进档案管理规范化建设。 　　（2）人才培养是关键。电子档案的管理不仅需要先进的计算机硬件做支撑，更需要培养一批既掌握计算机信息技术又精通档案管理业务的人才。但相关调查表明，目前我国档案管理工作者的理论水平以及业务技能不够全面，一定程度上阻碍了档案信息化建设。所以，广大的档案工作者应当抓住我国档案信息化建设的契机，努力完善自己的知识结构以及业务能力。各个企事业单位应当积极开展相关的技能培训以及技能竞赛，全面提升档案管理人员的能力，