行政办公秩序管理规定.doc

办公秩序管理规定 为了加强公司办公秩序的科学管理，使公司办公工作科学化、制度化、明确办公程序，提高办公效率，特制定本规定。 考勤管理 周一至周六为工作日，周日为休息日。 公司行政部负责公司的考勤管理。 考勤管理部门负责对员工的出勤情况进行真实记录，各部门负责人对本部门员工的工作情况进行真实记录，考勤管理部门负责根据考勤员的记录结合员工所在部门的工作情况记录，确定员工每天的出勤情况。 劳动工资管理部门应根据员工的实际出勤天数确定员工的当月工资收入。 考勤管理员根据考勤机记录的下班时间，每月统计员工的加班时间。员工累积的加班时间可用于冲抵员工正常的请假缺勤。 违纪处罚 晚到岗1分钟以上，2小时以内，视为迟到。晚到岗2小时以上且未及时向考勤员和本部门负责人说明情况者和无故不进行考勤者，一律视为旷工1天。月迟到累计3次（含3次）以内者，每次扣罚当事人20元；月迟到累计4次或旷工1天者，扣罚月工资的20%；迟到5次以上（含5次）或无故旷工2天以上者（含2天），扣罚当事人全月工资。 对于早退，比照迟到的规定作相应处罚。 考勤管理员协助他人做假考勤记录或私自改动考勤登记者，扣其当月工资的30%； 部门负责人向公司考勤管理人员提供不真实的员工工作情况时，扣部门负责人当月工资的30%。 员工在工作时间外出办私事且隐瞒不报者，一经发现，对其当日考勤按事假处理。 介绍信管理 介绍信的保管和使用 公司的介绍信在行政部设专人保管，实行使用审批制度。 介绍信保管员人选，需要经过公司法定代表人批准后方可聘任。 员工到政府机关、协作单位开展企业经营范围内的工作业务时，经过分管副总经理签字同意后，凭介绍信使用审批单，到公司行政部开具介绍信。介绍信使用审批单与介绍信存根一起存档。 介绍信使用审批单上应写明对方单位名称，本单位外出人员姓名、人数、具体业务内容和介绍信有效期限。 使用介绍信要盖两处公章，一处盖在介绍信存根连接线上，一处盖在落款处。 违纪处罚 介绍信管理员应对审批程序不全或内容填写不准的介绍信所造成的后果承担责任。 对因擅自更改介绍信填写内容所造成的后果，由介绍信使用人员承担责任。 凡未按规定使用介绍信者，除对当事人进行批评教育外，从其当月工资中扣罚100元。凡造成经济损失者，除由当事人承担相应的经济、法律责任外，将扣除其全年奖金并解除劳动合同。 办公用品管理 办公用品的使用应本着厉行节约、反对浪费的原则，努力降低办公费用。 办公用品和其他低值易耗品由公司行政部根据各部门需要，统一计划、统一采购、统一管理，由各部门签字领取，计入部门管理费用。 办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三类。 消耗品由行政部根据各部门需要定时、限量发放。 管理消耗品的领用应以旧品换取新品。 管理品由行政部统一管理，领用人或领用部门进行日常保管。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由领用人或领用部门赔偿或自购。领用人调离原工作岗位时，应向行政部交回管理品。 办公设备管理 计算机管理 公司根据员工工作需要配备了相应的计算机，每台机器负责人应对所使用计算机设定开机密码，密码报行政部计算机主管备案。 任何人员都不允许在网上聊QQ或做与工作无关的事，否则，将处以50—100元的罚款。 复印管理 公司配备一台复印机，由行政部管理。复印机的使用实行密码管理，各部门分别使用本部门的密码进行复印，费用计入各部门办公费用。 任何人员都不允许复印与工作无关的材料，否则，将根据复印材料所消耗的成本，处以5—10倍罚款。 复印机管理人员必须精心管理复印设备，并根据设备使用情况进行定期或定点维护。 非复印机管理人擅自搬挪、拆装复印机或其组成部件，造成复印机损坏或引起故障者，责任人应承担修理费用或赔偿损失。 传真机管理 传真机在行政部管理。要使用传真机发送传真的部门，由部门负责人提出口头或书面申请，在行政部登记所发传真的内容、页数及发送号码后，由行政部人员发送。 严禁发送与工作无关的传真。 接收的传真由行政部通知各部门，由各部门收件人签字登记后领取。 环境卫生管理 公司办公现场的环境卫生由行政部统一管理，各部门内部卫生由各相关部门负责。 办公室内各种设施摆放有序，不乱堆放。 办公室桌面文件整齐分类，与工作无关的物品不得摆放，保证窗户明亮，地面清洁，无污渍、无纸屑。 不许在公共场所流动吸烟，更不准乱扔烟头、随地吐痰。 墙面光滑平整，无掉皮、脱落；棚顶无残缺、破损现象，窗台、扶手无浮灰。 定期组织环境卫生检查，未达到上述要求时，行政部将对行政部管理人员处以10—50元罚款。对流动吸烟、随地吐痰及乱扔杂物者，由行政部管理人员对其处以10—50元罚款。罚款在当月工资中扣除。 接待管理 员工均应按照《礼仪制度》、《保密制度管理规定》的要求接打电话、接待来访人员、客户、协作单位工作人员及上级领导。 公司的行政接