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中国重汽集团福建海西汽车有限公司 备品备件管理办法 ZZHX07/GL0706A-2012 受控状态： 分发编号： 自 2013 年 01 月 01 日起实施 备品备件管理办法 目的 加强备件、工具的采购管理，规范流程，维护企业合法权益，提高企业经济效益。 范围 适用于设备、工装类备件及工具的采购工作。 职责 各部室负责备件及工具采购计划的制定、备件及工具的仓库管理工作； 设备动能部负责备件及工具的招标组织、询价、采购合同的签订、计划的审批、采购、出入库管理； 财务部负责备件及工具的价格审核、资金筹备及财务结算工作； 法审部负责招标、采购的监督审查工作；负责采购合同的指导、监督、检查、考核等管理工作； 工作流程 价格的确定 4.1.1对于已确定参加招标的备件及工具，由设备动能部组织，法审部、财务部、技术中心、质量部及各部室参与，确定中标供货商及备件的年度价格并签订供货协议，设备动能部根据公司集中招标时的备件、工具招标评审报价表录入电子合同，并将评审报价表报财务部一份，财务部根据招标评审报价表审核电子合同。 4.1.2对于日常发生的未参加年度招标的备件及工具，由设备动能部联系相应供应商要求其报价，汇总并填写《备件、工具价格审批表》，每月15号前组织价格小组确定初评价格，提交价格委员会审批。价格委员会审批后设备动能部与供应商签定正式供货合同。设备动能部根据批复后价格变动审批表录入电子合同，并将审批表报财务部一份，财务部根据价格委员会的审批表审核电子合同。 计划的制定 4.2.1月度计划：各部室根据生产需要及储备情况，统筹规划，制定次月月度备件、工具采购计划，由部门领导审核批准并经分管副总签批后，于25日前报送设备动能部； 4.2.2紧急计划（只适用于抢修备件）：如遇特殊情况，可提出备件紧急采购计划，由部门领导审核批准并经分管副总签批后，报送设备动能部紧急采购；紧急计划每月限报一次。 4.2.3紧急采购计划包括： 对生产造成较大影响的设备故障，该故障维修所用的备件且无储备； 设备备件使用量超出备件储备量； 价值较高、年度使用较少、不宜储备的备件。 4.2.4储备定额：各部室根据生产需要制定储备定额，各二级仓库的库存应在储备定额范围内，超出储备定额的，应当在当月内消化； 4.2.5备件编号：由设备动能部对所有备件及工具进行统一编号，以便管理，对于首次提出采购的备件及工具，应在计划中说明。 采购计划的执行 4.3.1设备动能部根据月度采购计划及紧急采购计划按照与供货商签订的供货协议要货； 4.3.2各部室每周三将计划的到货情况汇总报设备动能部，以便要货的执行。 备件、工具入库结算流程 4.4.1供货商根据要货计划将备件、工具发至设备动能部直供库，库管通知各申报各部室开具领料单，设备动能部根据进库物质办理入库手续，同时办理出库手续，及时发往各需求部室。 4.4.2设备动能部根据入库单生成开票通知单，供货商根据开票通知单开具发票，设备动能部进行发票登记、业务审核。 4.4.3设备动能部负责打印发票清单，办理发票审批手续，经办人和部门负责人签字后办理结算手续。 4.4.4财务部每月5号前将上月应付款明细表报设备动能部。 4.4.5设备动能部根据应付款明细表编制本月资金付款计划，12号前报送财务部，财务部根据批复后的月度资金需求计划对供货商进行付款。 4.5特殊情况的处理 4.5.1遇到供货商提出先付款、后发货的情况，设备动能部填写《特殊资金紧急需求报告》，报分管领导及财务总会批准后，由财务部负责对供货商的付款。 4.5.2收到货后，设备动能部负责备件、工具的出入库工作及开票手续。 4.6考核 4.6.1未在规定时间内报送月度计划的，考核责任部室100元； 4.6.2月度计划不符合要求的，考核责任部室50元； 4.6.3备件及工具超出储备定额且当月未消化的，考核责任部室100元。 4.6.4备品备件计划当月超报的份数，考核责任部室N*100元/份。 相关文件 《招标管理办法》 记录 名称 编号 名称 编号 月度备件需求计划表 JL07028 备品备件紧急采购申请表 JL07029 要货计划 JL07030 价格审批表 JL07038 特殊资金紧急需求报告 JL07039 修改记录 序 号 更改通知单 编 号 修改日期 实施日期 修改内容 修改人 年 月 日 年 月 日 共几处 所在页码 编制信息 编写人/日期 审核人/日期 批准人/日期 会 签 部门 签字/日期 部门 签字/日期 法审部 质量部 总装部 车架部 车身部 福建海西汽车有限公司 备品备件管理办法 ZZHX07/GL0706A-2012 更改标记： 第2页，共3页