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论文书档案收集与整理工作的重要性 　　【摘 要】文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，是各个机关、团体和企、事业单位档案工作的主要内容之一。收集工作是文书档案管理的起始环节，与其他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆（室）藏特色的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。 　　【关键词】文书档案；收集与整理；重要性 　　文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，是各个机关、团体和企、事业单位档案工作的主要内容之一。 　　收集工作是文书档案管理的起始环节，与其他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆（室）藏特色的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。 　　一、文书档案收集工作的内容 　　档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。 　　从广义上讲，档案收集工作的内容主要包括三方面：一是对本机关需要归档档案的接收工作。机关各部门办理完毕的文是档案室档案的主要来源，建立健全机关内文件材料的归档工作制度是机关档案部门开展档案收集工作的主要途径；二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。接收现行机关和撤销机关的档案，特别是接收现行机关的档案，是各级国家综合档案馆收集工作的经常性任务；三是对历史档案的接收和征集工作。历史档案是指中华人民共和国成立前，各机关、团体、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案，包括革命历史档案、民国档案和历代王朝的档案。接收、征集历史档案是丰富馆藏的重要手段。 　　对于一个具体的立档单位，文书档案的收集工作是指该单位的档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案，实行集中统一管理的工作。在大多数单位尤其是党政机关，公文是文书档案的主要来源。通常，公文在办理完毕后，经过初步整理，履行必要的手续移交到档案部门便成为文书档案。因此，接收归档文件是文书文件材料转化为文书档案的关键环节。为了使具有保存价值的文件材料都能在档案室集中保管，档案部门在开展收集工作时，首先要制定文书档案的归档制度，对归档文件的范围、归档时间和归档要求作出明确规定。需要强调的是，为了提高文书档案收集工作的质量，突出不同单位室藏档案的特色，档案人员在制定归档制度尤其是确定归档范围时，要增强收集工作的针对性，要按照国家的有关规定，结合本单位的实际，将反映本单位基本历史面貌和主要职能活动的文件材料列为收集重点。归档制度一经确立，档案部门和各有关部门应严格按照规定，有计划、分步骤地开展具体的接收和归档工作。 　　二、文书档案收集工作的重要性 　　档案的收集工作是档案业务工作的基础，文书档案收集工作的重要性，概括起来有以下两点： 　　（1）文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础 　　文书档案的收集工作是文书档案管理工作的起点。一般情况下，档案部门管理的档案不是由档案部门自身产生和形成的，而是通过开展收集工作，档案部门将各个部门形成的具有保存价值的文件接收过来，并经过长期积累形成的。因此，从全部档案业务工作的程序来看，收集工作是第一个环节，它为文书档案工作提供了实际管理对象。有了档案，档案室才能开展整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作。收集工作做不好，就没有齐全完整的档案，也不会有健全的档案工作。 　　（2）文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量 　　收集工作的质量直接决定了档案工作的质量。通常，人们在衡量一个单位档案管理水平的高低时，首先要查看档案室收集的档案文件材料是否齐全完整。如果收集及时，档案材料完整系统、鉴选得当，就能为档案管理的各个环节奠定良好的基础，从而能够集中力量对档案进行深入研究，并广泛开展档案的利用工作。相反，如果档案收集得少，或者只收集了一些残损零乱和使用价值不大的档案材料，不仅会给整理、编目、鉴定、保管、统计等各环节工作在很大程度上造成无效劳动，而且也不能为社会各项工作提供有效服务。 　　三、文书档案收集工作的要求 　　（1）归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求 　　保证归档文件材料的齐全完整是贯穿文书档案收集工作的始终的基本要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文件材料能够