档案管理标准化导书(2014.02).doc

HNGCDABZ-2013 附件2 湖南省电力公司输变电工程档案管理标准化指导书 （输电线路工程分册） 湖南省电力公司 二○一三年一月 修订说明 公司自发布《湖南省电力公司输变电工程档案管理标准化指导书 HNGCDABZ-2010 》（湘电公司基建〔2010〕30号）以来，进一步深化了公司输变电工程项目档案管理标准化，固化了输变电工程项目档案编制、收集、整理、移交、归档工作流程，细化了工作要求，规范了管理，确保了工程档案齐全、完整、准确、系统及安全保管和有效利用。根据国网公司2010年以来陆续发布的基建项目、安全、质量、技术、造价管理文件提出的新标准、新要求，通过广泛收集《湖南省电力公司输变电工程档案管理标准化指导书 HNGCDABZ-2010 》在使用中各方的意见和建议，修订形成《湖南省电力公司输变电工程档案管理标准化指导书 HNGCDABZ-2013 》，本指导书分为《变电站工程分册》和《输电线路工程分册》。 主要修订、编写人员：李 灿、严科辉、李志谦、钟红、张文化、曾有礼、李飒英、冷 冰、耿 凯 程德刚、焦鸿文、尹俊松、钟志平、廖海强、夏 滨、杨 吉、杨 艳、周 劲 湖南省电力公司输变电工程档案管理标准化指导书编制说明 一、 总 则 1. 输变电工程项目档案是输变电工程建设项目在（工程）立项、审批、采购（审批、招投标）、勘察设计、施工、调试、监理、生产准备、竣工验收及试运行、达标投产、工程创优等全过程中形成，应当归档保存的文件、图纸、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料。 2. 湖南省电力公司输变电工程档案管理遵循“统一领导、分级管理、层层负责”的原则，谁形成、谁归档、谁负责。各参建单位完成各自职责范围和合同规定的项目档案整理、编制、归档和移交工作。 3．本指导书适用于湖南省电力公司投资新建、改建、扩建110kV及以上输变电工程项目。 二、工程档案责任单位及工作要求 1. 文件形成单位：项目建设过程中文件的产生单位。 工作要求：按照本指导书的具体工作要求编制、收集、整理工程档案；文件形成单位自身应保管的档案自行归档保存，在本指导书中的保管单位中不再重复。 2. 立卷单位：负责工程项目档案文件材料组卷的单位。 工作要求：按照本指导书和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）进行立卷，各参建单位应在协同办公档案子系统上进行档案信息的著录、编目、电子文件的挂接和移交（建议在档案系统中使用宗外移交功能），双轨制向保管单位移交。同时移交建设工程中同步形成的音像文件。 3. 保管单位：项目档案的保存单位。 工作要求：负责验收、接收、保管由立卷单位组卷后移交的项目档案，完成由自行本单位形成的本项目项目档案的整理、立卷、归档工作。 4. 建设管理单位（表格中简称：建设单位）工作要求：负责组织协调和督促设计、施工、监理、物资、运行、调试等参建单位编制项目档案，并完成职责范围内项目档案的整理、立卷、归档、移交工作。 5. 监理单位工作要求：负责督促有关参建单位整理并提交工程竣工档案，对有关参建单位立卷的竣工档案进行审核；完成职责范围内工程项目档案的整理、立卷、归档、移交工作。 6. 设计单位工作要求：完成职责范围内工程项目设计文件的整理、立卷、归档和移交工作。 7. 施工单位工作要求：完成职责范围内的项目文件、竣工档案的整理、立卷、归档和移交工作。 8. 调试单位工作要求：完成职责范围内的项目文件、竣工档案的整理、立卷、归档和移交工作。 9. 运行单位工作要求：完成职责范围内工程项目档案的整理、立卷、归档工作，负责接收和保管项目竣工档案。 10. 物资管理单位（表格中简称：物资单位）工作要求：完成职责范围内的项目档案的整理、立卷、归档和移交工作，负责落实设备（材料）供应商按合同规定向施工单位提交齐全、完整、规定套数（3套）的设备（材料）资料；同时应在在合同中明确设备（材料）供应商厂家提供设备资料的电子版本以及制约手段。 三、收集、整编、归档要求 1．凡是反映与工程有关、具有查考价值的各种载体的文件材料（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），均应收集齐全并归档。建设管理单位在合同或协议签订时应设立专门条款，明确技术资料整编归档内容和各方应承担的责任等。 2．指导书中根据文件材料的内容分类号定为四级类目，9大类分为三级类目，各单位在实际整编时，不得随意变更。 3．目录代号由四位阿拉伯数字改为六位阿拉伯数字组成。具体要求见国家电网公司《关于印发〈国家电网公司供电企业档案分类表（6～9大类）〉的通知》（办文档〔2010〕56号）。 4．原件：各参建单位对本项目工程形成的文件材料应原件、正本向保管单位移交；凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，都要求以原件归档；合同、协议及工程