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档案管理信息系统建设应注意的几个问题 　　【摘 要】系统维护工作在整个系统生命周期中常常被忽视。人们往往热衷于系统开发，开发工作完成后，开发队伍解散或撤走，系统开始运行后没有配置适当的系统维护人员。这样，一旦系统发生问题或环境发生变化，最终用户无从下手，这就是为什么有些信息系统在运行环境中长期与旧系统并行运行不能转换，甚至最后被废弃的原因。随着信息系统应用的不断深入，以及使用寿命的日益延长，系统维护的工作量将越来越大。因此，档案管理信息系统建设必须要探讨注意的问题。 　　【关键词】档案管理；信息系统；建设 　　随着我国档案信息化建设的逐步推进，建立以计算机技术为主要手段的档案管理信息系统，已经成为各级各类档案管理部门提高自身素质、实现发展目标的战略措施。但是，多年来系统开发建设的大量事实告诉我们，档案管理信息系统建设的道路坎坷，许多已建系统带来的效益远远不及预先的承诺与期望，系统建设中耗资巨大、效益难望，或半途而废、或使建设单位背上沉重包袱的情况时有发生。应该说造成上述状况的因素是多方面的，但笔者认为，大多数档案信息管理系统建设不成功的原因除了由于建设单位对问题的复杂性认识不足，对于建设中遇到的困难没有思想准备，缺乏有效克服困难的方法与手段外，主要还有以下几个问题应引起注意。 　　一、系统开发过程中用户参与程度低 　　用户在管理活动中的信息需求是管理信息系统各阶段工作的重要依据。由于专业背景不同，信息系统专业人员对用户需求的理解和用户对计算机化的信息系统功能的理解只能随着建设工作的进展逐步加深。在多数系统建设过程中，用户参与程度低，系统建设工作主要由信息系统专业人员承担，信息系统专业人员所习惯的工作结果的描述方式用户难以理解，双方缺乏有效的沟通，用户的许多需求难以表达，在建设过程中也难以反映出来。由于用户需求得不到全面、准确的反映，用户对系统建设中的问题、困难和制约条件也缺乏理解，使得系统建成后，遗留问题多，用户满意度低。 　　档案管理信息系统的用户是各级各类档案管理机构。满足它们在档案管理活动中的信息需求，是管理信息系统建设的直接目的。由于系统本身和系统建设工作的复杂性，用户的需求不容易一次表达清楚。随着建设进程的推移和工作的深入，用户需求的表达和系统建设的专业人员对用户需求的理解才能逐步明确、深化和细化。而且，档案管理信息系统是人—机系统，在实现各种功能时，人与计算机的合理分工和相互密切配合至关重要，这就需要用户对系统的功能、结构和运行规律有较深入的了解，专业人员也必须充分考虑用户的特点和使用方面的习惯与要求，以协调人—机关系。档案管理信息系统的建设不同于一般工程项目的开发，不能简单地采用“交钥匙”办法进行承包。用户必须作为管理信息系统主要建设者的一部分在系统建设的各个阶段直接参与，而用户与系统建设工作脱节，往往是系统建设工作失败的重要原因之一。 　　二、缺乏科学、有效的系统规划 　　凡事预则立，不预则废。科学规划对于任何需要经过较长时间努力才能实现的事情都是非常重要的。规划，一般是指对较长时期的活动进行总体的、全面的计划。档案部门作为信息服务部门，适应时代发展要求，其结构和活动内容日趋复杂，实现档案信息管理计算机化需要经过长期的努力，因而必须对档案管理信息系统的建设进行规划，根据部门的目标和发展战略以及档案管理信息系统建设的客观规律，并考虑到部门面临的内外部环境，科学地制定管理信息系统的发展战略和总体方案，合理安排系统建设的进程。 　　随着科学技术的进步和社会经济的发展，国际社会和国内信息化进程不断向前推进，档案管理系统建设的需求日趋紧迫。尽管档案管理系统经过这些年的努力已经有了很大的发展，但不少已经建成或正在建设的系统仍然面临一系列问题。其中主要的问题是：系统建设与档案事业发展的目标和战略不匹配；已建成的系统解决问题的有效性低，不能适应环境变化和组织变革的需要；组织结构陈旧，管理落后；系统使用人员的素质偏低；系统开发环境落后，技术方案不合理；系统开发以及运行维护的标准、规范混乱；资源短缺，投入太少，而对系统的期望又过高。造成以上问题其中一个主要原因就是人们更多地关心怎样建设一个管理信息系统，而对于建设一个什么样的管理信息系统却注意不够。对于系统的具体方案考虑较少，对总体方案与发展战略不够重视。 　　三、系统测试工作流于形式 　　大多数档案管理系统，特别是与软件开发公司联合开发建设的系统，由于用户缺乏系统开发工作常识，开发单位急于报成果，开发公司刻意缩短开发时间降低开发成本等原因，致使系统测试得不到充分进行，有的甚至流于形式。造成开发人员撤走后，系统运行过程中缺点、毛病百出，许多功能无法实现。因此，不要以为程序设计完成后系统开发工作就已经完成了，其实大量而艰巨的系统测试工作才刚刚开始。系统测