国立高雄师范大学档案管理作业要点草案.docVIP

PAGE PAGE 1 國立高雄師範大學檔案管理作業辦法 99.11.03.99學年度第三次行政主管會報修正通過 100.01.05.99學年度第五次行政會議修正通過 第一條 國立高雄師範大學（以下簡稱本校）為健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮檔案管理效能，特依據檔案法施行細則第二十六條規定訂定本辦法。 第二條 本校總務處文書組管理之機關檔案，除依檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外，依本辦法之規定辦理。 第三條 本校各單位辦畢案件，應於五日內併同收發文登記簿送交檔案管理單位點收歸檔。公文案件登記簿需列入移交並永久保存。本項所稱辦畢案件，指本校經總收發文編號之公文及其附件。以本校名義對內部單位行文及內部單位間行文，得不歸檔。 機密檔案歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，並依規定填寫相關資料，裝封前，須經單位主管審查確認後彌封 ，並由單位主管及承辦人員於封口處簽章或加蓋職名章。 第四條 本校歸檔公文之附件不得歸檔及免歸檔項目如下： 一、不得歸檔項目： （一）現金、有價證券及其他貴重物品。 （二）司法訴訟有關物證。 （三）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。 （四）易變質而不適長期保存之物品。 二、免歸檔項目： （一）計畫期中、期末報告。 （二）計畫申請書。 （三）計畫成果報告書。 （四）教授、研究生回國報告。 （五）教授、研究生出國申請及申請經費補助。 （六）教授、研究生申請參加會議、研討會原件退回（未獲補助者）。 （七）贈閱書籍、月刊等。 三、經簽奉核准之附件。 第五條 歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理人員應退回承辦單位補正： 一、案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 二、案件污損或內容不清楚者。 三、案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 四、案件未編列文號或文號有誤者。 五、案件未填註年度、分類號、案次號、保存年限者。 六、案件未依規定編頁碼或頁碼編寫有誤者。 七、案件本文有二頁以上，未依規定加蓋騎縫章或職名章者。 八、樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。 九、案件與歸檔清單之登載不符者。 十、案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。 十一、授權案件，單位代行主管未代為決行者。 第六條 總務處文書組每月辦理二次稽催，單位主管於收到稽催通知單後，應主動查明處理。有延後歸檔之必要者，應由承辦人員填送展期單，經校長核准並知會檔案管理人員。 第七條 總務處文書組應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成「公文時效統計表」，於次月十五日前簽報校長核閱，作為公文檔案管理績效評鑑之參考。 第八條 本校檔案分類，依其職掌之業務性質分類、綱、目，再依案件之內容編立案名及案次號，業務承辦人員應依案件歸屬填妥年度號、分類號、案號、保存年限後辦理歸檔事宜。新增檔案分類及保存年限需向檔案中央主管機關報備。 第九條 歸檔檔案（含機密檔案）之整理、保管、上架、附件管理、檔案清理、銷毀、移轉等作業，總務處文書組應依據「檔案法」及其相關子法規定執行之。 第十條 本校各單位申請借調檔案時，應以案件或案卷為單位，調案人需填具調案單，經奉核後，至總務處文書組借調檔案。 第十一條 借調檔案以與承辦業務有關者為原則，並經單位主管核准。因業務需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送會承辦業務主管同意或簽請本校主任秘書核准。 第十二條 借調機密檔案，則應先經單位主管核章後，再經本校主任秘書 以上核准。 第十三條 校長、副校長、主任秘書可調閱全部檔案。 第十四條 校外機關借調檔案時，應備函載明調用目的及調用期限向本校 提出申請，由業務承辦單位依來函簽辦，經本校首長或授權代 理人核准後，向檔案管理單位辦理調卷，並負稽催之責。 第十五條 借調檔案以現場閱覽或提供複製檔案為原則，如需攜出原件時 應於調案單中詳述理由，並依下列原則辦理： 一、以裝訂成卷且無法拆卷之檔案得整卷借出，並於調案單上註記卷數。 二、案卷檢出時，須核算件數及頁數，並記載於調案單上，且調案單須填註歸卷日期，檔案人員依日期稽催歸案。 三、借調之檔案原件應妥慎保管，不得遺失、轉借，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案原件或變更檔案原件內容之情事。違者應予議處，並負相關責任。 四、借調檔案原件以七日為限，屆期如需繼續使用，應重新填寫調案單辦理續借，續借次數以三次為限。 五、借出之檔案原件，如有公務急用時，得隨時催還，調案人不得拒絕，違者議處。 六、對於借出之檔案原件逾期未歸者，檔案管理人員應向調案人或所屬單位辦理催歸，所屬單位主管應主動查明處理，必要時並陳報校長核處。 第十六條 民眾依法申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，依據本校檔案申請應用作業要點辦理。