办公室的管理技术总结.ppt

办公室的管理 办公室管理名言 为什么学（why） 未来的职业发展（在社会立足条件：学历、沟通、合作、协调、创新的能力） 如何区分前台、文员、秘书、助理、行政 综合素质与能力的自我提升（进步和成功因素：品格、责任感、上进、奋发、视野、素养） 有意义的人生（终身学习、全人发展、服务社会） 学什么（What ） 本课程教学内容分为十四章， 教学安排如下： 第一周：办公室实务、文员实务 第二周：电话电子通讯、邮件收发 第三周：接待实务、信访实务 第四周：会议及会谈实务、日程安排 第五周：差旅事宜、照料上司身边琐事 第六周：交际与礼仪、办公室用语 第七周：印信值班工作、文书与档案实务 第八、九周：案例分析、自由讨论、全面复习 怎样学（How） 集中面授（操作要领）多听 平时作业（练习题）多做 课堂讨论（案例分析、角色扮演）多想 自学 （网络资源 ）多看 要求： 第一章 办公室实务概述 二、办公室的职能 三、办公室事务管 理工作的特征 四、办公室实务的范围和内容 ——办公室实务就是指办公室的工作事务和操作实务.主要工作人员是秘书人员和文员. 1、我国办公室实务的主要内容 2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容 3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容 1、我国办公室实务的主要内容 ⑴文书撰写（会议记录等） ⑵文书制作（打字、复印等） ⑶文书处理（收发、传递等） ⑷档案管理（归档、管理等） ⑸会议组织（准备、善后等） ⑹调查研究（计划、实施等） ⑺信息资料（收集、整理等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⑼接待工作（各种来访的接待） ⑽ 协调工作（政策等） ⑾ 督察工作（决议的实施） ⑿ 日程安排（各种日程） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⒁ 办公室管理（环境等） ⒂ 其它临时交办的事项 2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容 ⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务； ⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； 21 搞好会务工作 22 复印资料 3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容 ⑴、办公室环境的布置和整理； ⑵、通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶、执行上司交办事项； ⑷、照料上司身边的琐事； ⑸、接待宾客和员工的来访； ⑹、记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺、打印文告及表格； ⑻、收集及整理各种信息； ⑼、保管办公室设备及用品； ⑽、外出办事，如银行、邮局、税务所等。 五、办公室环境布置和管理 1、办公室环境布置的目的 创造舒适而又工作效率高的环境； 塑造组织形象； 建立挡驾制度； 有利于保密工作。 方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全 2、办公室的布局 （1）封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。 优点：各部门有独立的工作空间。 缺点：联系不便，空间比较浪费。 （2）开放式布局。 就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 优点：节省空间，空气流通，共同采光好，人员 之间联系方便。 缺点：容易互相干扰。 3、办公环境布置要求 （1）布置要点 ◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件； ◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。 （2）布置原则 采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。 全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既 要方便使用又不影响别人工作。 考考你 配备合适光源 选择理想的办公桌椅 安装隔音设备 选择合适的屏风、窗帘、档案柜 调节合适的空调温度 合理放置办公设备 办公室的视觉环境管理 1、办公室内的覆盖物 （1）有效地使用颜色。 （2）颜色应协调一致。 2、照明