2013用邮件合并制作学生成绩报告单.docVIP

巧用WORD中的邮件合并功能 数学组 李国春 摘 要：通常学校在学期期末考试后要打印成绩通知单，如果手工对学校几千名学生的成绩进行填写，那是一项非常繁琐的工作。本文根据自己的工作实际，简要谈谈邮件合并在学校工作中的应用以及邮件合并的实现过程。 关键词：邮件合并、学校工作、应用、Word、Excel、Office 随着教育信息化的不断推进，信息技术在学校工作中的应用越来越广泛，极大地提高了学校教育教学工作的效率。本文根据自己的工作实际，简要谈谈邮件合并在学校工作中的应用。 在Office应用中，我们会体会到Word具有强大的排版功能，Excel具有强大的统计功能，那么我们能否将这两大功能联合使用以实现更强大的应用呢？在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化，比如学生成绩报告单、给家长的信、录取通知书、运动会奖状等各类获奖证书。如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工填写，那就更显得水平太低了。有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word提供的邮件合并功能。 请注意，邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它是Microsoft Office中的一个很实用的功能，可以实现Office各组件之间（例如：Word、Excel、Access）综合应用，也可以实现Word与其它数据库之间的综合应用。 邮件合并的实现过程可以先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档（Word文档）和一个包括变化信息的数据库（它可以是Excel、Access等）；然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息；合成后的文件你可以保存为一个新的Word文档。接下来我就以打印家长函为例，简要介绍一下Word 2000中邮件合并功能的使用过程（在Word 2003中操作方法差不多，只是操作界面略有变化）。 一、创建包括所有文件共有内容的主文档，创建过程按常规方法在Word创建“致家长函．doc”，如下： 致家长函 同学之家长，您好！ 我校本学期工作已结束，经学校研究决定于2011年8月13日收假。现将您孩子在校表现及假期其他事项函告，请根据其学习和思想情况，配合学校做好相关工作。 学号： 姓名： 班级： 2010/2011学年第二学期 学习成绩 科目 语文 数学 英语 物理 化学 政治 历史 地理 总分 班级名次 年级名次 期中考 期末考 对学生的相关要求 1、认真阅读课内外书籍，拓宽知识面，培养综合素质。 2、抓好各科学习、复习及预习，查缺补漏，总结提高。 3、完成任课教师布置的假期作业。 4、积极参加社会实践和公益活动并承担必要的家务劳动。 5、注意安全，禁止游泳、赌博、斗殴等不良行为。 二、建立数据库，按常规方法在Excel中建立“学生成绩表．xls”，注意不要省略表格中的标题行，以免邮件合并时找不到合并域名。如下表： 学 号 姓 名 班 级 语文 数学 英语 物理 化学 政治 历史 地理 总 分 班级名次 年级名次 02901120005 学生1 高1班 101 68 87 75 69 68 63 63 594 2 20 02901120006 学生2 高3班 105 51 106 68 71 90 58 70 619 3 5 02901120012 学生3 高1班 95 80 90 54 58 75 43 46 541 8 60 02901120021 学生4 高2班 92 77 108 50 56 74 46 65 568 10 35 02901120022 学生5 高3班 95 43 82 42 46 53 24 42 427 43 187 02901120028 学生6 高4班 87 96 86 64 64 55 35 47 534 15 74 三、邮件合并 1. 在刚建立的“致家长函．doc”文档中，选择菜单栏的“工具/邮件合并”，则出现“邮件合并帮助器”对话框。 2. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“创建”下拉按钮，选择“分类（C）…”，再在出现的对话框中点击“活动窗口（A）”按钮。 3. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源(O)…”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格“学生成绩表．xls”，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏。 4. 把光标置于要插入相应项目的位置，点击“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与“学生成绩表．xls”表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的