记录及文件项的控制.docVIP

记录及文件的控制 ISO14001:1996 4.4.5 文件控制 组织应建立和维持程序控制本国际标准所要求所有文件以保证： 指定文件放置场所 文件被授权人定期复审，作必要的修改和充分性审核 对环境管理体系有效运作起重要作用的各场所，都应使用相应文件的最新版本 及时从所有发放和使用场合收回作废文件，或采取切实有效的措施防止误用 所有留作法律及/或知识保存作用的作废文件应适当地加以标记 文件应是易读的，有日期的（有时有修改日期）和易识别的，且有序地被保存和规定保存时期。对不同类型文件的制定和修改应建立和维持程序和责任。 介 绍 许多规章要求有关环境方面的文件必须保存一定时期，许多在环境方面引起的法律诉讼的事实说明对记录及文件的控制非常重要。 所有环境管理程序、计划、目标及至今每件事的研讨都应考虑文件的控制，所有这些文件、要素或程序都应收集在一个地方以便能查找它们之间的相互影响及相互关系，一个组织应选择性收集文件于环境管理手册中或以它们现有形式保存。 一般地，应收集并保存的文件是环境管理中很有价值的项目，它们应包括某些环境管理体系核心要素的描述，例如对目标的介定，另外，过程、程序及其它系统也应收集并保存，规章及任何其它有用的信息资源，必须被保存，例如货物清单。 记录的管理 1、识别应适当保存的文件 文件控制的首步是完全识别须保持的法规及商业的原因，表16-1列出了许多应保