公路档案管理实细则.docVIP

重庆高等级公路建设投资有限公司 公路档案管理实施细则 （试行） 公路档案属企业重要科技档案，为了确保档案材料收集、齐全、完整，统一标准、规范地管理好档案，特制定本实施细则。 一、组织与职责 （一）公司分层设置专兼职档案管理人员，职责见《重庆高等级公路建设投资有限公司档案管理办法（试行）》。 （二）各勘察设计单位、施工单位、监理单位应当将项目工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入工程建设项目的管理工作中，建立项目工程文件材料管理领导责任制，配备专人负责项目工程文件材料的立卷归档工作，确保项目工程建设竣工文件材料的完整、准确与系统。 （三）项目工程竣工验收时，根据重庆市档案局和市城建档案馆的规定，我市所有国家重点项目的竣工文件在编制完成移交归档前，应进行验收工作，由市档案主管部门主持,公司办公室、总工办、工程部、财务部等相关部门派人员参加。验收合格后，由验收主持部门提出验收意见。 二、项目工程文件材料的收集 （一）凡是反映与项目工程有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，按照文件材料形成的先后顺序或项目工程完成情况及时收集齐全，归入项目工程档案。其具体文件材料归档范围按本办法附件一《重庆高等级公路建设投资有限公司公路文件材料归档范围及保管期限表》执行。 （二）项目工程在项目准备阶段和工程交、竣工验收阶段形成的文件材料及工程管理性文件材料，由公司总工办和工程部及有关部门分别负责收集、整理。 （三）项目工程勘察设计文件材料由总工办牵头组织勘察设计单位负责收集、整理。 （四）项目工程施工阶段形成的文件材料，由施工单位负责其项目全部文件材料的收集、整理。 （五）项目工程监理工作中形成的文件材料由监理单位负责收集、整理。 三、工程项目档案的整理 （一）项目工程竣工文件材料归档前，均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则办理。 （二）项目工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。 （三）项目工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等，应按项目、阶段、单位工程和分部、分项工程、专业分别整理组卷。 （四）项目工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。各项施工原始记录、监理工作按路线进行方向、结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。 （五）项目工程监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。 （六）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。 （七）卷内文件材料按以下要求进行排列： 1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 2、项目技术文件按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列。 3、设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料顺序排列。 4、竣工文件按里程、专业、图号排列。 5、卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 （八）档案装具及竣工文件材料封面等统一由高投公司档案室提供，承包单位自费到高投公司购买。按规定送市城建档案馆归档的一套文件的档案封面、装具由施工单位直接到城建档案馆购买。 1、档案盒式样（附表）； 2、档案案卷式样（附表）； 3、卷内文件目录式样（附表）； 4、卷内备考表式样（附表）； 5、重庆高等级公路建设投资有限公司公路档案分类目录式样（附表）； 6、城建档案案卷总目录（附表）； 7、公路工程竣工文件封面式样（附表：高投司为粉红色，城建馆为黄色）； 8、公路竣工图封面式样（附表：高投司为粉红色，城建馆为黄色）。 （九） 案卷应由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。 1、档案案卷封面由下列项目组成（书写要求用宋体）： （1）档案案卷题名，应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、项目合同段名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容； （2）立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门； （3）起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期； （4）保管期限，应填写其划定的保管期限； （5）密级，依据保密规定填写； （6）档号，填写档案分类号和