中苑大酒店操作规.doc

第一章 总经理办公室 一、部门概述 总经理办公室是酒店进行经营活动和现代科学管理过程中的重要办事机构，由总经理直接领导，负责酒店的办公秩序及行政事务。主要具有四方面职能：1、办事职能，完成总经理交办的各项工作任务；2、参谋职能，负责了解、收集、综合整理各类信息；3、外联职能，和其它企事业单位、机关团体搞好外联工作；4、文牍职能，完成各类文件的撰拟、收发和存档。 二、部门机构： 三、 岗位职责： 1、总经理办公室主任岗位责任制 （1） 服从总经理领导，协助总经理监督、检查各项方针政策、上级指示和重要决定及各项规章制度的执行情况。 （2） 按照总经理的意图，起草、修改工作规划、报告、总结、请示、通知等函件。 （3） 领导办公室人员做好各类文件的存档、收发和对外访人员的接待工作。 （4） 做好酒店用车和公章的管理工作。 （5） 协调、平衡各部门的关系，发生矛盾时应及时给予疏导、调解，明确责任，必要时上报总经理。 （6） 组织制定酒店行文管理的各项规定，并参与酒店其它规章制度的制定。 （7） 安排总经理办公会议，并负责检查会议决定事项的执行情况。 （8） 认真完成总经理临时交办的各项工作任务。 总办主任的职业素质要求： ① 文化程度：具有大专或相当大专以上的学历； ② 任职经验：曾任机关、企业办公室主任三年以上，或在三星经以上宾馆任办公室负责人； ③ 语言能力：会讲流利的普通话，有较强的语言表达能力； ④ 仪表：有良好风度； ⑤ 健康要求：精力充沛，能经常超时工作； ⑥ 特殊要求：具有良好的政治素质，善于协调各部门和各层级关系，能保证上传下达任务顺利完成； ⑦ 直接上级：总经理； ⑧ 直接下级：秘书、制度管理主管、司机。 2、总经理办公室秘书岗位责任制 （1） 按照总经理和总办主任的要求，起草并转发酒店各类公文及函件。 （2） 参加酒店例会和其它会议，并认真做好记录，以便总经理和总办主任查询。 （3） 协助总经理和总办主任做好日常接待工作。 （4） 做好本部门文件和其它部门上交文件的档案管理工作。 （5） 做好有关业务方面的资料收集、积累、分析，为领导提供参谋性服务。 （6） 完成总经理和总办主任临时交办的各项工作任务。 总经理秘书的职业素质要求： ① 文化程度：具有大专以上学历； ② 任职经验：有一定的酒店办公室工作经验； ③ 语言能力：会讲流利的普通话，并有较强的语言表达能力； ④ 仪表：端庄大方，有较好的风度； ⑤ 健康要求：精力充沛，有青春活力； ⑥ 特殊要求：具有良好的政治素质，能和领导、同事保持良好的关系，能保证上传下达任务的顺利完成； ⑦ 直接上级：办公室主任。 3、制度管理主管岗位责任制 （1） 监督落实酒店的各项规章制度。 （2） 在监督落实酒店各项规章制度的过程中，发现不健全、不完善的地方，应及时提出，并以书面形式上报上级领导。 （3） 完成上级领导交办的其它各项工作任务。 制度管理主管的职业素质要求： ① 文化程度：具有大专以上学历； ② 任职经验：有一定的酒店办公室工作经验； ③ 语言能力：会讲流利的普通话，并有较强的语言表达能力； ④ 仪表：端庄大方，有较好的风度； ⑤ 健康要求：精力充沛，有青春活力； ⑥ 特殊要求：具有良好的政治素质，能以身做则和坚持原则，照章办事，对事不对人； ⑦ 直接上级：办公室主任。 4、总经理办公室司机岗位责任制 （1） 服从领导安排，随时听候领导调度。 （2） 保证领导用车和乘车的安全。 （3） 做好车的维修保养和交接工作。 （4） 和领导单独出发时，为领导提供秘书性服务。 （5） 遵守“保密”原则。 司机的职业素质标准： ① 文化程度：初中以上； ② 任职经验：有五年以上的汽车驾驶经验； ③ 仪表：端庄大方； ④ 健康要求：精力充沛，身体健康，能经常超时工作； ⑤ 特殊要求：具有良好的政治素质，和总经理外出时能充当秘书角色，能坚持“保密”原则。 ⑥ 直接上级：办公室主任。 四、 酒店政策和程序 1、印章及其使用管理： ① 办公室管理的印章有：单位的公章、办公室公章、总经理个人签名章。 ② 办公室印章的使用管理： a、 印章的使用须经领导人批准并进行登记； b、 印章应交保密观念强，敢于坚持原则的人来专门保管； c、 印章应放置在安全的地方。 2、酒店文件的登记及传阅 1、酒店各部行文必须上报办公室，由办公室负责登记； 2、对酒店各部行文的审批人及签署的意见给予登记； 3、对酒店各部行文的受予者给予登记。 3、_各部门领用办公用品的审批 ① 各部门月底之前必须上报下月办公用品计划，由办公室主任审批； ② 办公用品计划经办公室主任审批后，交财