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关于加强落实文档管理的建议 无论单位大小，文档数据对单位的发展经营的重要性是不言而喻的。随着单位工作的运转，日积月累的会产生大量有价值的文档资料，这些无形资产是单位的宝贵财富。对这些文档资源的合理管理跟利用，是单位业务进一步发展的有力支持与保障，而缺乏文档管理则会对单位带来一定麻烦甚至是风险。 我单位自2003年制定了《重庆市工业展览馆文书档案管理制度》，这标志着我馆对文档管理开始重视，并走向正规化与制度化。令人遗憾的是，近年来文档管理方面还有很多不足与有待改进的之处。 自今年工业展览馆由上级主管部门经信委力推更名工业设计促进中心以来，业务范围将会发生改变，工作任务将会更加繁重，为适应这一变化的需要，也是单位今后所能安特提请领导对单位文档管理工作加强重视，对文档管理制度加以落实。 以下就我在实际工作中发现的问题，以个人观点谈谈单位在文档管理方面存在的不足之处： 一、文档管理意识不强，文档处理有随意性。 由于相当长的时间内没有把文档立卷归档的制度落到实处。办公室发生过为了某个文件的去向无据可查而导致互相推诿的情况，发生错误的指责。 二、文档管理分散。 现在业务类的文档分散于各个员工电脑或手中，由于人为遗忘、电脑损坏、员工离职、交接制度不健全等情况，文档有丢失的风险。 由于文档资料的分散，对于员工查阅或调用也造成不便，影响办事效率。这样的弊端，将会随着单位日益增加的工作量而更加凸现。 三、制度没有得到细化以及落实。 制度虽然建立，但还细节还不够完善，比如文档的交接制度不够明确，很难保证文档立卷归档的完整性。 目前文档管理制度只是规定到由办公室负责，办公室也并没有把文档管理的细则落实到个人，造成实际工作中仍有责权不明的情况发生。 鉴于以上情况，对于单位文档管理制度改进的提出一些建议： 1.切实落实文档管理制度的执行，责任落实到具体个人。对于办公室的日常行政文档，视工作需要，每半年或一年进行一次文档收集立卷归档。 2.对于业务项目类的文档，应该有别于日常行政文档，单独立卷。项目类文档不仅是员工协作努力的成果与纪录，也有助于对今后项目组织管理水平的提升。如每个项目自开始时的申请、领导审批、展会方案、简报、标书、标书所包含的细化方案、领导发言稿、执行手册、接待手册、设计LOGO、展会会刊、新闻媒体报道资料、会后总结等，都属于项目类文档。 另外对于项目过程中的文档：参展商回执资料、以及展会或论坛现场影音资料、参展商问卷调查等过程类资料，也应尽量收集整理，通过对项目过程类资料的分析，可以对项目的成功经验和失败教训了然于胸，做到今后有的放矢。 以上两类资料都应尽量收集整理，装订成册，成套保管，并刻录光盘做为备份，防止电脑损坏造成不必要的损失。 3.由于业务类文档管理的繁琐性与需要一定专业知识，建议在条件允许的情况下，考虑由专人负责这项工作。做到文档管理工作的制度化、有效化和长期化。 我单位由于历史原因，现今房产权固定产权仍不属于单位所有，那么除了人才培养以外，业务数据资料这类无形资产的收集整理分析显得尤为重要，我认为有良好的数据收集分析能力，也是今后单位业务发展的安身立命之本。 以上是我的对单位文档管理的一些粗浅看法，提请领导参考。 许柯 2012年12月11日 3