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亿润经贸 档案管理培训课件 第一部分 档案管理的基础知识 一、几个基本概念 1、档案：《档案法》对档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 2、企业档案：企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。 3、企业档案的作用：⑴凭证作用；⑵参考作用； 具体体现在以下几方面： a.档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。?  b.档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。?  c.档案我们积累和传播知识重要载体。?  d.档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。 二、档案工作 1、档案工作的性质 　-专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。 -服务性：为企业各项工作服务。 　-机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。 2、档案管理工作的内容 八环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务。 六环节论：收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用 3、档案工作的原则： ----统一领导、分级管理 ----集中统一管理。 第二部分 档案管理的操作实务 第一章、档案整理几个概念 一、档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 二、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 三、档案整理的方法 : 1、以“案卷”为单位整理。应用范围：科技档案；部分文书档案；专门档案 2、以“件”为单位整理。 四、档案分类 1.按照整理方法的不同，可将档案分为：文书档案、科技档案、专门档案 2.公司档案分类大纲： 管理类：包括公司经营管理、人事管理、资产管理、法务管理、总务管理等资料 工程类：包括工程合同及“西安市建设工程文件归档范围”、（各类签证、设计变更等） 营销类：指项目经营推广、销售、招商、租赁等资料 第二章 文书档案的整理 一、文书档案整理流程 鉴定――分类――装订――排列――盖档号章――填写档号――著录――装盒、排架 （一）鉴定： 归档文件的来源主要有：集团下发的文件、单位内部形成的文件、政府部门针对本单位发文或需要本单位执行的文件及公司参与合作的项目，合作单位按要求向本单位提交的文件。对照归档范围来确定某类文件是否需要归档。 （二）分类：根据集团及各公司情况，文件材料产生量不大，因此采用 “年度----保管期限”结合事由分类法。 1.分年度：将归档文件按其形成年度分开。 2.分保管期限：严格对照本公司《归档文件分类、保管期限表》，将同一年度内的文件按永久、长期、短期或永久、30年、10年三种保管期限分开。 3.分类别：将同一类别的文件排列在一起。 （三）装订：归档文件以“件”为单位进行装订。 1.件的概念。 原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；正文与附件为一件；同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函为一件，但跨年度的则各为一件；文件处理单与相关文件为一件。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；印章登记表等各种报表、图册，按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件。 注：不允许若干件一个类型的归档文件合为一件，如将一个年度的所有“通知”作为一件。 2.保管期限为永久或长期、30年的归档文件，最好拆除生锈金属物，采用线装、或胶装，也可以用不锈钢备用夹，但装订前需进行扫描。扫描件分年度存储于硬盘，同时上传至档案管理系统中该条目录的原文处，并在一个年度结束后以年度为单位刻录在光盘上脱机保存。 3.较厚归档文件采用三点一线方法进行装订。 4.成册的文件材料，如印章登记本、刊物等，可保持原貌。 5.保管期限为短期或10年的文件，根据实际情况选择装订方法。 （四）排列。在同一年度、保管期限内，结合机构（问题）或事由按文件形成时间进行排序。 （五）盖档号章，填写相关内容。归档章盖在文件首页右上方空白处，若右上方无空白，则盖在其它容易查看的地方。 档案章格式：全宗号---年度---保管期限---件号。 全宗号：各单位代号； 年度：即文件形成年度； 保管期限：可