XX物业印章管理规程.doc

XX物业印章管理规程 1.0 目的 规范公司各种有效印章的管理，使印章的使用处于控制状态，维护公司利益。 2.0 适用范围 本程序适用于公司印章、法定代表人印章、公司合同印章和各部门业务印章的管理。 3.0 职责 3.1 执行总经理负责审批公司各类印章的制作申请和公司级各类印章的用印。 3.2 相关管理文件中对用印流程有明确规定的各环节责任人，负责审核或审批。 3.3 行政人事部人力资源主管负责保管公司印章、行政助理负责保管行政人事部印章、工会印章，品质主管负责保管质量体系文件所需的印章。 3.4 财务部经理负责保管财务专用章、会计负责保管法定代表人印章，财务部经理指定收费人员保管收费专用章。 3.5 公司各项目的“客户服务中心”印章和公司批准刻制和启用的其它业务印章由项目内业负责保管。 3.6 印章保管人负责确认是否符合审批手续，确保任何情况下只能对有效权限人签批的最终文件进行用印，并保存审批依据和用印对象（原件或扫描文档），督促用印人做好登记工作。 4.0 流程 4.1 印章刻制与启用 4.1.1 公司印章的刻制由行政人事部按公安、工商管理部门的规定具体办理。 4.1.2 各部门如需刻制印章，应由部门（项目）负责人提出申请，使用《刻制印章申请表》，经执行总经理审批后，由行政人事部负责人指定专人到公安局或工商行政管理部门核准指定单位刻制。质量体系文件所需印章，由行政人事部负责指定单位刻制。 4.1.3 印章的尺度、式样、名称、文字、字体，统一按国家有关规定执行。 4.1.4 印章刻制后，在未启用前，由行政人事部档案管理人员保管，并建立《印章管理登记表》，将印样、启领用和回收进行登记。 4.1.5 印章启用时，行政人事部应安排发文，通知公司各部门和相关业务单位，并报上级公司备案，通报印章式样及启用时间。 4.2 印章的领取和保管 4.2.1 公司各类印章由表1所规定的印章“责任保管人”到行政人事部登记《印章管理登记表》后领取。 4.2.2 印章由使用“责任保管人”负责保管，并对印章的安全负责。 4.2.3 当印章责任保管人变动时应及时办理交接手续《印章交接记录》。并将移交记录交行政人事部备案。 4.2.4 工作期间印章责任保管人因特殊情况暂时缺岗（如出差、病假等）时，需将印章交由执行总经理指定（或授权许可）的人员代为保管和履职，并办理《印章交接记录》等印章交接登记手续。交接登记表应交行政人事部备案。 4.2.5 印章的管理 印章的保管、用印批准权限、使用范围等的规定： 印章名称 责任保管人 用印批准 权限人 使用范围 公司公章 人力资源主管 执行总经理 以公司的名义发出的通知、证明、报告、公函等。 公司申请、上报报表、申办、委托、办理等需要出示公司证明办理的手续。 凡经公司执行总经理签发的发文、发函、证明、委托书、信件、例行报表、公司决定上报的有关资料可直接盖章。 其它需使用公司印章的情况。 财务专用章 财务经理 执行总经理 发票、收据及银行票据、税收缴款书等财务文件。 法人代表印章 会计 执行总经理 合同、财务报表、银行票据、税收缴款书、委托/证明等函件 收费专用章 收费员 会计 收费凭据和需向业户出示的收费明细表或清单 体系文件专用印（受控、作废、作废留查、选用等） 品质内业 管代/品质部经理 管理体系文件和选用的外来文件 行政人事部印章 行政助理 执行总经理/部门（项目）经理 1、以部门名义发出的通知、证明、申请、函等，无法人效力。 2、其它需要使用印章的部门业务文件情况。 对于客服中心印章：可含向业主发出的通知、通告、财务收支报表等。 对于秩序维护部印章：可含向安全方面的证件、通知或告示。 客服中心印章 项目内业 执行总经理/项目负责人 秩序维护部印章 项目内业 执行总经理/项目负责人 工会印章 行政助理 执行总经理/工会主席 仅用于工会文书或工会兼章。 4.3 用印的申报及审批 4.3.1 公章、法人代表印章、行政人事部印章、客服中心印章、秩序维护部印章的用印申报及审批： 4.3.1.1尽量使用0A系统进行会签审批。 4.3.1.2 按《公文管理规程》的相关规定经审批的文件即可用印。 4.3.1.3其它情况的用印流程为：经办人填制《用印申请表》，上级主管审核，部门（项目）经理审核，执行总经理或有审批权限的人审批，印章保管人用印。 4.3.1.4因经营管理需要，对于执行总经理直接审批证明、委托书、信件等往来文书的可直接用印。 财务专用章、收费专用章的申报及审批： 4.3.2.1财务专用章、收费专用章仅限于财务部员工处理业务票据、财务凭据。 4.3.2.2财务专用章用由财务经理审核、执行总经理审