机关档案室电子公文归档管理要求-天津档案网.docVIP

机关档案室电子公文归档管理要求 （征求意见稿） 为适应机关档案室对电子公文归档管理的要求，加强和规范政务活动中形成的电子公文归档管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《天津市电子文件管理暂行办法》，制定本要求。 本要求适用于机关、团体、企事业单位从事政务及其相关活动产生的电子公文归档管理。 本要求所称电子公文，是指在电子政务活动中产生并依赖各级办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的电子数据。其它电子文件可参照本要求执行。 本要求所称归档电子公文，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子公文。 电子公文归档与管理工作，应遵循电子公文真实、完整、有效、安全的原则，做到电子政务活动中产生的有价值的电子公文必须归档和归档的电子公文必须规范，确保电子公文安全管理。 电子公文的收集、整理、归档、保管、利用、备份和移交应统筹纳入本单位电子政务和档案信息化建设规划。 电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性归档前由电子公文形成部门负责，归档后由档案管理部门负责。电子公文运行系统和档案管理系统均应有严格的技术保障措施，保存必要元数据，确保电子公文的真实、完整、有效和安全。 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责，制定归档工作流程。 电子公文形成单位依赖电子公文管理系统形成、办理的电子公文，要自动捕获处理过程的各项元数据，并保证元数据齐全，必选元数据包括来源、立档单位名称、电子文件号、档号、组织机构代码、全宗号、保管期限、年度、机构/问题、内容描述、题名、日期、密级、形式特征、页数、权限管理、控制标识、格式信息、机构人员名称、业务行为、行为时间、实体标识符，共22项。元数据的具体要求和用法，参照《天津市文书类电子文件元数据方案（试行）》的要求执行；电子公文归档的数据组织结构可参考《天津市文书类电子文件数据存储结构要求（试行）》执行。 电子公文形成单位暂时没有电子公文管理系统而依赖桌面计算机形成的电子公文，也要及时收集、整理，内容包括电子公文的定稿、附件和重要文件的历次修改稿，要尽量保证收集的齐全、完整，并且可读；要积极借助档案管理系统进行归档管理及时补充各项元数据，形成规范的电子目录，逐件或批量挂接电子原文，并保持目录与原文的一一对应；电子目录结构字段至少包含文件档号、文件题名、责任者、文件形成时间、分类号、主题词或关键词、保管期限、电子文档号等信息，电子目录的其它要求参照《文书档案目录数据结构与交换格式》（DB12/T 118-2005）的规定执行。 电子公文形成单位没有数字形式的电子公文，要对纸质文件进行数字化扫描处理，并及时收集、整理、归档；根据实际工作，建立合理的文件分类方案，可以采用保管期限-年度-机构（问题）或年度-事由-类型（文档、照片、音视频等）等方式进行分类，将其进行有序管理；形成简单电子目录，指明档案原文存储位置，其目录组织可参照《文书档案目录数据结构与交换格式》（DB12/T 118-2005）的规定执行。 档案室负责接收本单位形成的归档电子公文，对接收后的电子公文进行规范化整理、补录、鉴定、存储、备份等工作，以满足对本单位的利用服务以及向同级档案馆移交的要求。 电子公文的归档内容： 各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档的有关规定执行，包括： 符合规范的电子公文正文（版式文件） 电子公文定稿（签发文）、附件以及重要文件的历次修改稿 文件处理单及领导审阅签署的重要意见 基于系统管理的电子公文元数据 基于系统管理的电子签名等 以上内容的保管期限应当一致。 基于系统管理的归档电子公文的真实、完整、有效、安全的保证要求： 真实性保证要求：建立对归档电子公文操作者的身份识别与权限控制；设置符合安全要求的文件操作日志，随时自动记录对归档电子公文实施操作的人员、时间、内容等；有条件的可采用数字签名等技术对归档操作进行记录。 完整性保证要求：对电子公处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者等）和责任者（起草者、修改者、审核者、签发者等）进行登记；对归档电子公文的必要元数据项和归档内容进行检查，归档内容包括正文（版式文件）、附件、处理单及领导意见等，应确保归档内容齐全完整。 有效性保证要求：归档电子公文的文件格式除原系统生成的格式外，还应转换成符合国家和本市规定的版式格式，并保证可读。 安全性保证要求：对归档电子公文进行病毒检测，确保不携带病毒；若有存储载体应保持清洁、无划痕，确保载体可识别。 电子公文归档的整理要求： 电子公文归档时，应完善档案管理所需的元数据项，以确保电子公文归档后数据项的完整性。 电子公文的归档整理可参照纸质档案的要求进行。 归档电子公文以件为单位整理。一般情况下，一份电子公文作为一件，密不可分的几份电子公文可以作为一件来进行管理；归档整理以