采购(个材料、零部件)控制程序.docVIP

1 范围 本办法规定了工厂采购计划的编制、订单（协议）的评审、订单（协议）的执行。 本办法适应于工厂所有外购物料（材料、零部件）的采购管理。 2 职责 2.1 采购部负责原材料、配件、劳保用品采购管理。 2.2 采购部负责设备、工装、工具及设备备品的采购管理。 2.3 采购部负责仪器仪表及计量器具采购管理。 2.4 综合管理部负责文具用品、办公用品的采购管理。 2.5 营销部、液压事业部负责进口配件的采购管理。 2.6 综合管理部负责采购管理系统中供应商管理，负责招标采购模式下采购订单的审核。 2.7 财务部负责物料采购指导价格的制定、录入及日常维护；负责零星采购模式、标准采购模式下无物料采购指导价的采购订单价格审计。 3 采购过程管理 3.1 采购过程管理包括采购计划管理、采购订单管理及供应商管理。 3.2 工厂采购业务交易类型分为计划采购协议、标准订单及现金采购三类。 3.2.1 计划采购协议：计划采购协议适用于较长时间段内（如一个核算年度）经常发生的、且在协议期内采购价格保持固定、采购数量可以基本确定（根据工厂主产品年产量拆算）的物料采购业务（主要适用于原厂属公司直流配件的采购业务）。 3.2.2 标准订单：标准订单适用于采购价格及采购数量完全确定的物料采购业务；工厂目前签订采购合同的采购业务，适应于采用标准订单的方式。 3.2.3 现金采购：现金采购适用于工厂急需用的、且采购物料品种单一、采购金额小（按工厂财务管理规定，采购金额《=500RMB）的采购业务（主要适用于汽、柴油车外出加油业务）。 3.3 采购部所有外购物料均纳入采购计划管理；其它有外购业务管理职能的部门（装备、质检、厂办、营销）所归口的物料采购暂不进入采购计划管理，按现行流程，根据物料采购计划，直接在采购管理系统中进行订单录入。 3.4 各部门现金采购业务按现行流程，直接在采购管理系统中进行接收录入。 3.5 采购过程管理流程 3.6 采购需求 采购需求分计划管理需求及其它需求两类。 3.6.1 计划管理需求分为三种：采购需求、订货点物料需求及物料需求申请。其中采购需求；物料需求申请由生产制造部物料采购计划员根据工厂生产实际需要提出采购计划。 3.6.2 其它需求分为两种：从订单录入的各类采购计划、从接收录入的各类现金采购业务。 3.6.3 计划管理需求中的需求申请采购计划、其它需求中的物料采购计划由物料归口采购部门主管采购工作的领导审核。 3.7 采购计划管理 采购计划管理分采购计划生成、采购计划审核及生成采购订单。 3.7.1 采购计划生成 3.7.1.1 采购部指定各物料采购小组一名采购计划员负责采购计划生成。 3.7.1.2 月度物料采购计划由生产制造部规定计划运行生成日期，原则上每月一次。有下列情况之一者，需重新生成采购计划： a) 由于工厂生产任务调整、变化，MRP物料需求计划运行后； b) 有新的物料需求申请录入。 3.7.1.3 采购部主管采购工作领导，负责采购计划的监控管理，确保制订的采购计划及时、准确。 3.7.2 采购计划审核 采购计划审核工作由生产制造部所指定的各物料小组采购计划员负责，根据工厂生产实际需要，确认计划、物料采购需求数量及需求日期；在本采购小组内有二个及以上的采购计划员时，负责确定各种物料的采购计划员。 3.7.3 生成采购订单 审核通过的采购需求，各物料归口计划员负责生成采购订单，内容包括： 3.7.3.1 确定采购模式。审核通过的采购计划中各种物料，系统给出默认采购模式，系统运行初期，允许采购计划员变更采购模式。 3.7.3.2 采购价格。根据所采购的物料与供应商洽谈的结果填写采购价格。 3.7.3.3 选择供应商，根据物料采购方式——采购/配套，采购计划员进行对应的业务处理。 a) 采购：直接选择该物料的供货商； b) 配套：根据供应商等级评定，系统自动选择供应商并对各供应商进行采购份额分配。 c) 系统运行初期，因缺乏供应商评定资料，对同种物料有多家供应商，且采用配套采购的方式采购，订单生成前物料采购计划员需进行供应商配套份额录入。 3.7.3.4 采用招标采购模式生成订单，必须在采购订单生成过程中，由计划员在物料明细说明栏中录入招标号，选用招标采购模式但无招标号的采购需求，系统禁止生成采购订单。 3.7.4 采购计划管理流程 3.8 采购订单管理 根据订单所属（选择）采购模式，通过评审、审价、审批等流程，对已签订的订单进行控制及管理。 3.8.1 采购模式分类、定义、适用范围及订单管理流程 3.8.1.1 根据工厂外购物料的性质、特点，采购模式分为标准采购模式、招标采购模式、零星采购模式、紧急采购模式及特殊采购模式五类；