2012女秘书工作典型的一天.docVIP

女秘书工作——典型的一日 秘书所负责任愈重,其日常工作愈无定规.她必须策划并组织每一件力所能及之事,否 则将无以处理突如其来的紧急事项. ——美国国家秘书协会会长凯勒女士 苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理, 她了解成功并没有绝对的保证, 不过 继续不断的进修并增进自己的技能与条件, 则是绝对必要的. 作为一位进修秘书课程的专校 夜校生而言,对其行业的进阶应有旺盛的事业心.她接受要求,详述她一天的工作实况,以 供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动, 所遭遇的问题与突发事件以及秘书必须面临 的职责有一个较清晰的观念. 她的看法几乎与凯勒女士的前述一席话不约而同. 苏珊说: 当 我担任速记员的工作时,我的日常工作极易描述,现在我所担负的责任较前为重,有许多紧 急事件需待处理, 我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言. 不过典型的情况是: 听写口授, 誊清文件,安排访客的会见事宜,接听电话,准备行程表(我的上司经常作业务旅行) ,处 理邮件以及各项交办事者. 苏珊从事秘书工作的背景 对苏珊的背景作一简单的描述,将有助于读者了解她何以在 20 来岁的年龄就能担任一 个负有重责的职位.苏珊 18 岁毕业于美国高级中学,然后接受 1 年的秘书专业课程训练. 结业之后,苏珊对她的未来计划无决定,曾经向一个就业辅导机构登记,其后 6 个月内,她 曾经担任过好些临时性工作,事后她说: 这 6 个月我获得不少宝贵的经验.我学会了如何 适应不同的雇主与工作环境. 苏珊的一位友人,有一天告诉她,一家饮料公司有一个速记员的缺额.经过了好几次测 验和两度面谈之后,苏珊总算被雇用了.在她进入这家饮料公司工作 6 个月后,她到大专夜 间部就读.她所修习的课目有信函写作,高级秘书业务,市场学及市场调查,政治学及国际 关系,心理学及人群关系,推销术及广告学,她目前在这家公司服务已 6 年多,并且数度获 得晋升. 苏珊写这篇描述她一天工作的记载时, 她担任该公司营业部经理迈克先生及广告部经理 怀特先生两人的执行秘书已有一年半的时问.她已接获通知,将升任迈克经理的行政助理, 并且当她训练杜娜小姐担任怀特经理的秘书而能独立作业时,即行生效. 苏珊选择星期四这一天作为示范,说明一位秘书典型的一日.这一天,迈克经理已因公 出差,而怀特经理正准备远行.苏珊告诉我们: 这是典型的一日.两位经理同时出差是常 有的事. 时问正好相近, 这一天确实相当忙, 致使我速记了一些文件, 准备过几天再行誊正. 苏珊一天工作的详记 (办公时间从上午 9:00 到下午 5:00,中间有 1 小时午餐时间,两次咖啡小憩各 15 分 钟) . 8:30 抵达办公室.整理仪容,检查办公用品与文具.整理怀特经理办公室及检查迈克经 理办公室. 8:55 检视手中的工作,开始誊正昨天听写的两封信,尽快送请怀特经理签名.完成信稿 放入签名卷夹中,置于怀特经理案头. (信件宜如此慎重处理,以免他人窥视) 9:15 拆阅并处理第一批邮件.留下必须由我直接作答的,怀特经理到达办公室,嘱我到他办公室作大约 5 分钟的口授笔记.迅速整理出即将讨论的事项,因他即将于下午远离,公 差两星期. 向怀特经理报到,听写时,两度因电话而中断,然后继续做笔记.回到办公桌后.回复 一紧急电话. 请杜娜小姐听第二个电话. 她正接受训练, 一旦我担任迈克经理的行政助理后, 她即将为怀特经理工作. 怀特经理把他的旅行计划交给我,交代他外出期间要我处理的事情,并电告杜娜小姐, 以她能协助我工作表示高兴.怀特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙,以完成交办事项, 因为他知道我还得替迈克经理做不少事. 9:50 回到我的办公桌,检查档案,获取必要的资料,回复在怀特经理办公室所接听的电 话. 捡出必须由怀特经理过目的航空信件.无特别紧要的待复函件,摘记几项待办事项,俟第二次邮件到来再处理.接听几通电话,其中一通为一位盛怒的客户 B 先生打来的,他要求与迈克经理直接讲话,他不相信迈克经理已经外出,最后我才婉转问明原委,并应允他立 即查明,尽快打电话告诉他. 10:10 决定前往征信所,核对 B 先生的账目,请杜娜小姐照顾我的办公室,并告诉怀特 经理我要到征信所去,征信所事忙一时无法查对,答应中午以前打电话告诉我. I0:20 回到办公桌,记下征信所午前会来电话,不然,我应打电话去问.咖啡小憩时间, 但已无法分身了, 告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室. 稍后并告诉她登记月 支账的方法.杜娜小姐回来后,将准备交由她接替的工作:复制文件,校对,正式信件的打 法,推销员所报费用数字的核实等,—一交代. 杜娜小姐从出纳室带款返回办公室, 在我面前点清, 当她交钱给怀特经理时也将当面点 清,这点很重要.一旦点清无讹,以后再有差错就无须负