5-采购与付款管理.ppt

会计信息系统Accounting Information System 第五章 采购与付款核算与管理 主要内容 一、采购与付款业务流程分析 涉及的部门 请购部门、采购部门、验收部门、财务部门，供应商。 基本流程描述 行业不同，流程不同；管理方式不同，流程也不同。如图5-2所示 流程说明 （1）请购，（2）采购审批， （3）选择供应商， （4）编制采购订单， （5）发出订单， （6）验收， （7）处理采购发票， （8）付款。 采购与付款流程 角色扮演 根据上图（业务流程图），5人组成一个小组，分别扮演“请购部门、采购部门、验收部门、财务部门、供应商”的相应角色，体验数据在各部门之间流动的过程，注意思考各部门对数据的处理及确认内容。如：采购部门审批，审批对象是什么？如何选择供应商，应该考虑哪些内容？在计算机系统中将如何体现这些信息？ 采购与付款业务核算与管理的特点 1．数据存储量大 2．数据变化频繁 3．管理要求高 4．与其他子系统联系广泛 手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析 第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析 采购与付款子系统的目标 1．灵活、正确地反映企业个性化特征 2．正确反映采购与付款日常业务，并进行实时控制 3．加强对资金的管理 4．提供各种核算和管理信息 5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统 采购与付款流程构建的原则 “数出一门，共同使用”， 整个流程采用统一的数据库 在关键环节设计控制点，强化实时控制 请购与采购管理流程 存货验收流程 当供应商将存货送入企业，此时， 由检验岗位的人员对存货进行检验： 从采购订单文件中获取信息，并将存货信息与实物进行核对 如果检验合格，将检验合格信息写入采购订单文件，将自动生成入库单传递到存货子系统的入库单文件中。 发票管理流程 1．发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生成采购发票的基本信息； 2．发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使用了EDI系统进行网上采购，那么可以通过EDI网络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票，才能保存在采购发票文件中。 发票管理流程 3．实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从采购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获取录入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采购发票，并将结果保存在采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。在IT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。 4．采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。 请同学根据说明画出流程图 说明实时控制的重要性 根据企业的更高要求改进流程 IT环境下与手工环境下其流程的比较分析 1、IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 2、IT环境下保证数据一致性和工作高效性 3．IT环境下加强了统计分析能力 4．IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能 第三节 采购与付款子系统总体结构设计 制定编码原则 供应商编码设计原则：一致性原则、层次性原则、易用性原则 一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家，而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的编号，如北京区号：010，南京区号：025。因此，供应商编码应该与国家行政区号保持一致。 层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此，在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和分析。 易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电话号码，便于使用和记忆。 选择合理的编码方法 1、顺序编码 2、位数编码 3、分组编码 数据文件设计 请购单文件 采购发票文件 采购订单文件（采购合同文件） 供应商档案文件 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进行更新） 入库单文件（与存货子系统共享） 临时凭证文件（与总账子系统共享） 供应商档案文件 采购订单文件 作用：储存企业确认的各种采购订单的数据。是核心和基础文件。 数据结构（教材P234） 存储策略：一张采购订单对应一个供应商；一张订单可以包含数笔不同内容的采购业务；可以将文件分为订单固定信息文件和订单变动信息文件。订单号为关键字。 存储方式：一年一个文件 采购与付款子系统的功能结构 为什么要进行初始设置？ 由于现实企业采购的存货、供应商档案、付款条件、结算方式