du-报销_付款_借款操作规程.ppt

付款、借款、报销操作规程实施说明 付款、借款、报销流程示意图 一、申请申请付款操作规程 1、何种情况下可以申请付款？ ★经办人或者当事人因公司业务需要向其他单位支付款项，在已取得发票或已签订正式合同后，应填写“申请付款单”申请支付费用。 ★未取得发票的支付请求应填写“借款申请单”申请借款支付。 2、强调指出的问题 申请付款时必须明确具体金额，如果暂时无法确认具体金额（如申请限额支票），须先填写“借款申请单”，以借款方式确认支出费用。待对方单位出具发票后，经办人再重新填写“申请付款单”，并遵照付款流程，报销冲账。 3、“申请付款单”填写规范说明 （1）“员工姓名”栏必须填写资金使用人姓名而非经办人姓名。 （2）“员工编号”栏填写由人力资源部统一制定下发的员工个人编号，编号应与资金使用人姓名对应一致。 （3）“工作部门”填写资金使用人所属部、科、室。 （4）“单证编号”栏由出纳根据收到单证的时间编制流水号填写，填单人不必填写本栏。 （5）“材料名称”“材料编号”栏，此两栏主要应用在生产资料采购付款中。材料编号由生产部门统一编制。 （6）“产品名称”“产品编号”栏在销售部门人员进行申请付款时必须明确填写，所填内容需符合公司年度预算产品（费用）指标。 （7）“事由”栏填写申请付款的内容，应详尽、明了，不可含糊其辞。 （8）“合计”栏中应填写本次申请付款总金额，若部分单位前有空位的，大写金额处填写“零”，如“人民币 零万壹仟叁佰零拾零元零角零分”；小写金额处填写“￥”，如“￥1300.00”。 （9）“收款单位全称”栏应填写收款单位的工商注册登记名全称。 （10）“收款单位开户行”、“收款单位银行账号”分别填写收款单位有效的开户行及账号。如付款方式选择支票，此两栏可留空。 （11）“付款方式”栏中可根据公司情况和收款单位要求在相应的付款方式上打勾。 （12）“合同编号”栏：所有项目性付款必须有合同或发票为依据。本栏处必须填写合同编号，首次申请付款时需将合同原件附在申请付款单后一并交付。 （13）“合同总金额”是指合同中确定的总金额。 （14）“发票号码”栏中的发票可以是与本次付款额一致的发票，也可以是合同总额的发票，填写发票号码后应与付款申请单一起交付出纳。已签订合同的付款申请如果是付款后方可取得发票，此栏中可暂时留空，等发票到后补填。 （15）“第几次付款”栏中应填写本次申请付款为总付款次数的第几次。 （16）“截至本次申请付款日累计已付款”栏主要应用在数额较大、分次支付的项目性支出中，应在此填写含本次付款金额在内的累计付款数额。 （17）“合同余款”栏中填写“合同总金额”与“截至本次申请付款日累计已付款”的差额，以及此差额所占合同总金额的百分比。 4、“申请付款单”的签字审核与管理流程 （1）公司付款实行三级签字审核制度：直线主管或经理→中心主任→总经理。签字不全的单据将不予支付费用。 说明：直线主管或经理名字签于“事由”栏右下角处。 中心主任名字签在“部门经理”栏。 “申请人”即经办人，此处必须是经办人亲自签名，不得代签。 付款、借款、报销流程示意图 （2）付款流程按照“报销、付款流程示意图”管理。 a、经办人根据付款项目按照要求填写“付款申请单”并在“申请人”处签名并附发票或合同原件，经部门主管（经理）审核签字后交至公司出纳处。 b、出纳人员登记“付款申请单”并对所有单证按月进行编号，核对填写是否有误、发票是否真实、项目性开支是否有主管以上人员签订的合同原件等。出纳在核对并编号完毕的“申请付款单”第三联“出纳：”栏处盖章并交还申请人，将“申请付款单”第一、二联以及发票、合同等一并送呈中心主任审核签批。 c、中心主任签字完毕交还出纳，再由出纳送财务部审核。 d、财务人员进行审核，审核范围为申请付款是否与国家有关制度及财务制度相违背、是否与公司制度相违背、是否与项目合同上签定的内容相符合、是否在项目预算报告的额度之内等。 e、财务审核完毕交还出纳，再由出纳呈送总经理审核签批。 f、总经理签批完毕后返还出纳，由出纳通知申请人审批结果。若申请未被批准出纳将“申请付款单”第一、二联和申请人交来的第三联的“单证编号”一栏盖上注销章，并连同附件退还申请人，若申请被批准则出纳开具支票或准备资金划款，同时收回“申请付款单”第三联。 g、付款完毕后，“申请付款单”第一联交会计科入账，第二联交财务规划科作为管理考核依据，第三联交结算科留存备查。 二、借款申请操作规程 1、何种情况下可以申请借款？ 员工因公司业务往来需大额度资金、本人无力承担或者在未取得发票即申请向其它单位付款时可向公司申请借款。申请借款需填写“借款申请单”。 2、“借款申请单”填写规范说明 （1）“员工姓名”栏必须填写借款人本人亲自签写