2014重大会议筹备工作备忘手册.docVIP

重大会议筹备工作备忘手册 为进一步提高工作效率、规范我局办会制度，现结合工作实际，制定本工作手册。 一、会议通知 1、落实会场、会议时间、会议规模； 2、核定会议名称，印发会议通知，明确会议要求（统一着装等）； 3、确定参会人员、人数统计名册（陪同人员、是否用餐住宿、路线图等）； 4、会前催核，落实回执。 二、文字材料 1、发言稿（开幕词、主持词、领导讲话稿、闭幕词）； 2、会议方案、会议手册、新闻通稿等有关文件； 3、签到单、入场卷、代表证。 三、会场布置 1、横幅、标语、会标、彩球、拱门、地毯、氦气球、彩旗、幕布背景； 2、签到台、签到牌、指示牌、标识牌、欢迎牌、宣传牌、挂图、盆景； 3、座位牌、鲜花、胸花、茶水、水果、面巾纸、纸张、钢笔； 4、会场座位布局；（座谈式、宣讲式） 5、较长会议安排茶点、休息室。 四、设备工具 1、电脑（PPT）、投影机、激光笔、屏幕、摄像设备（视频会议）； 2、录音设备（会议记录）、照相机、录像机； 3、空调设备、灯光设备、防雨防晒工具； 4、投票箱、计数设备、奖牌、证书、责任书、纪念品(提前)； 5、音响设备（话筒类型和数量、音量、音质）。 五、餐饮住宿 1、菜单核定（口味、标准、形式）、准备酒水； 2、人员、桌数、房间核定（就餐证、住房卡）； 3、主桌安排（座位牌）、高级房间安排（身份证）； 4、烟酒、饮料、水果、特产购置； 5、KTV、麻将、沐足、游绿道、摘荔枝等休闲安排； 6、确定就餐、休闲时间。 六、嘉宾邀请 1、邀请嘉宾名册； 2、邀请函； 3、邀请人员安排； 4、嘉宾座位、就餐、休息等招待安排； 5、文件材料、礼品。 七、车辆安排 1、人员接送（安排机票、车票、领导迎送）； 2、停车指引（车辆通行证、领导车位安排）； 3、安排中巴、引路车。 八、其他应注意事项 1、劳务费、会议补贴费、宣传交际费、通信费、会场租用费、资料费、设备用品费、餐饮住宿费、交通费等； 2、会议保卫、应急抢救、交通管制、移动厕所； 3、宣传策划、聘请主持人和司仪、邀请新闻媒体； 4、会务分工：秘书组、资料组、组织协调组、宣传组、后勤组、保卫组等； 5、会前提前到场，反复检查准备情况；会后检查会场，带回物品。 工作项目： 落实时间： 经办部门： 办公室 二〇一一年七月一日 1