论高校档案管理工作的模式转变.docVIP

论高校档案管理工作的模式转变摘 要：伴随着信息技术的迅猛发展，高校档案的使用和管理面临着革新与进步。高校的档案工作者要与时俱进，谋求服务模式、管理模式的全面转变，从而建立门类齐全、结构合理、管理科学、有效服务的高校档案管理科学体系。关键词：高校 档案 信息技术 模式转变【中图分类号】G【文献标识码】B【文章编号】1008-1216（2015）08C-0010-02高校的档案承载着大量的教学、科研、学科发展的历史信息，它的管理是衡量高校教育质量和管理水平的重要指标之一。随着高校的现代化发展，要求档案管理从单纯的、封闭的信息记录查询逐渐向综合开发利用转变，进一步发挥档案的信息加工服务功能，提高经济效益、文化效益和社会效益。一、 服务模式的转变（一）服务内容多元化高校档案馆过去的作用只是资料的收集、储存、装订、查阅，这与时代的发展不相适应，我们要谋求档案管理服务内容的多元化发展，高校的档案管理部门要具备一定的信息处理能力，可以将某个学生、某个院系、某一时期、某一门类的信息提前加工分类，待需要时，可以及时有效地提供加工好的、优化过的信息包。要建立各类档案数据库，最大限度地节约查阅者的时间。信息时代，人工管理要向电子终端管理转变，要利用网络存储技术进行电子资源的存储、加工、传递，提供更为准确的信息资源。其次，信息应更为开放，作为档案的初始管理部门，要及时跟上形势的变化发展，及时将学籍信息电子化，实现网络可传递、可查询、可下载，方便已经毕业的学生在工作转换时建档立案。（二）服务模式主动化过去我们的档案馆仅仅可以提供人工誊写、普通复印、影印等硬件服务，这与当下的实际要求相去甚远，要主动配备与实际需要相适应的硬件设备，提供更便利的服务。比如，增设网上预约制度，提供面向个人的服务，节约时间和空间消耗;增设专门的信息查询与输出窗口，与其他院校的终端有序对接，逐步实现馆际、校际的信息传递。此外，服务模式主动化还要求我们的档案管理人员具备一定的信息导向意识，可以主动为高校的政策决策、条例制定、教育教学提供强有力的信息支持，减少不必要的损耗。二、管理模式（一）由经验管理向科学管理转变过去的档案管理工作几乎全部由人工完成，很多工作全凭经验操作，错误率高，效率低，没有标准化流程，如今，信息技术迅猛发展，一些公司和大专院校开发了不少有针对性的档案管理软件，减少了人工消耗，简化了办事流程，提高了工作效率。我们的高校档案管理工作要想及时由经验管理向科学管理转型，与现代化管理模式接轨是必经之路。此外，档案管理面临的是分散零乱、质杂量大、单本孤本等复杂的情况，但社会利用档案要求集中系统、优质广泛，档案管理要想适应不断增长的社会需求，就必须建立科学的管理中枢和专业化的团队，在专业知识的指导下建立适合的管理模式。（二）由区域性向网络型转变我们要借助科技的发展，利用数字技术，将大量的档案信息转化为可识别的数字来储存、转化，再通过互联网这个载体传输，实现高校档案资源高度共享。档案信息管理的网络化建设是在网络时代的必经之路，也是深化档案管理工作社会化服务的必由之路。档案信息网络交流平台的建立需要由点到线到面再到立体交叉这样的过程，我们的高校档案管理人员必须树立大网络的理念，及时更新观念，更新管理方式，早日实现网络查询、传输、借阅。三、开发与利用模式（一）共建平台过去我们只注重档案的资料价值，很少关注档案的文化和经济价值，建设共享平台已经变得越来越迫切。在一定的范围内，就某一个专门的事项建立便于查询、交流、下载、利用的档案信息平台是网络化发展的内在要求。其次，在互联网的影响下，校际间的合作、用人单位与学校的对接变得越来越顺畅，要求档案信息传递利用能够实现高时效、多渠道和优势互补，最终实现优化管理。最后，共建平台的必要性还体现在文化交流方面的需求。这种影响同样适用于现在的高校档案管理工作，所以打破单一的院校界限，还有赖于在线服务水平、信息传输技术、检索方便快捷的支持，我们的档案管理要从建设单一共享平台向交叉共享平台转变。（二）交叉共享档案有文字、图标、声音等多种载体，是可靠的原始信息资源，我们必须遵循档案的自然形成规律，但在方式上要由静态保存变为动态利用，建立交叉共享的应用平台，加强院校间的资源开放，咨询、查阅、推荐、陈列与展示，为使用者提供内容完整的电子信息资源库。找准院校间的合作结合点，交互衔接，将档案的潜在价值转化为公共服务优势，提升院校软实力。比如现在教学上老师们已经由教案向课件发展，先进地区有推广教学方法的需求、落后地区则需要借鉴学习，院校间一旦建立科研教学档案的共享平台， 就可以将多元分散的信息集中优化。总之，在信息化浪潮的推动下，高校档案管理者要转变思路，谋求转变，紧跟新技术，建立新格局，完成传统到现代、单一到交叉、孤立到共享、区域到网络的综合转型，推进档案管理工作