档案管理如外包.doc

国内金融服务外包浪潮兴起 档案管理外包服务应运而生 去证券公司开户后会留下开户资料、去银行办理业务就有业务凭证、和保险公司签订合同会留下相关资料……随着各种纸质文档不断累积和新业务的推出，如何安全、高效管理公司档案已成为金融企业最关心的问题之一。 　　据了解，目前一些银行、证券等金融机构为了保存档案，不得不在寸土寸金的公司总部腾出相当空间存放档案，甚至自己不得不另外在外租赁场地办公，无论从管理效率、成本核算等方面来看都不经济。不过，在国内金融服务外包浪潮兴起的大背景下，金融企业档案管理外包服务也应运而生，金融企业短期内有望一解燃眉之急。 　　金融服务外包浪潮兴起 　　近年来，以服务外包为主要特征的新一轮世界产业调整正在兴起，而中国也成为服务外包发展最快的国家之一，其中上海已经逐步形成国际金融中心和航运中心，成为引领国内发展潮流的风向标。 　　目前，世界500强的跨国企业陆续将其总部或亚洲总部落户上海，上海地区的工商企业越来越多，包括越来越多的银行、保险、证券、会计所、律师行等。随着上海向“四个中心”发展，第三产业在上海GDP中的比重越来越大，与之配套的服务外包行业也日渐风起云涌。 　　实际上，金融业的服务外包可以追溯到20世纪70年代。当时，一些金融公司为节省成本，将打印及记录等一些业务外包。上世纪八九十年代，随着计算机和信息技术的飞跃发展，源于专业化分工深化的企业管理革命，以及第三产业内市场竞争日益残酷的压力，发达国家出现了一轮金融服务外包浪潮，外包规模已经超过2000亿美元，覆盖了银行、保险、证券、投资等各类金融机构。 　　从需求看，随着专业化分工的深化，银行、保险、证券业的企业迫切需要把原本属于公司内部管理的部分职能，尤其是劳动密集的、影响核心竞争力提升的那些业务，如文档存管、纸币处理资格、人事、销售管理等外包和外移，从而扩大本企业人均推动的金融资产规模，有效提高企业核心竞争能力。 　　业内专家指出，对客户而言，从外包中得到的利益主要有成本的节约、质量的提高、服务速度的加快，以及使企业更多关注于核心业务，更有效地分配和使用资源。外包服务商专业化的分工与运作使得企业产生规模效益，同时通过累积的经验与学习，不断提高劳动生产率，使得整体商业体系的运作效率与结果明显优于传统的“大而全”“小而全”的传统企业运作模式。 　　以管理水平著称的美国GE公司总部人数只有170多人，全球性大型优秀企业的总部管理人员数量都在百人左右。大量的非核心业务全部外包，是无数公司经过不断实践探索得出的最佳选择，也是市场竞争的必然结果。 　　金融企业档案管理成本居高不下 　　从国内档案管理服务外包的市场来看，随着第三产业在国民经济中比例的不断提高，各类法人单位的数量以及每年生产的纸质文档也越来越多。以金融行业为例，随着市场的开拓和服务类别的增加，档案数量呈几何倍数的增加，同时随着市场的规范和国际化，对档案存放管理的要求却越来越高，作为非核心业务的档案管理人员的增加将直接影响公司的竞争能力和市场形象，档案存储管理的服务外包就成为这一困境下的唯一出路。 　　对于证券公司来说，投资者开户有一份资料，随着创业板、融资融券、股指期货等新业务的推出，证券公司的档案也越来越多。一个保险公司，从其一项业务如寿险来说，每年有多少人投保就有多少份合同；每个投保者还能存活多少年就得保存多少年，有些甚至超过投保人的寿限。一个银行，不说其每年的巨量财务凭证，也不说其结算、储蓄、信贷等业务，仅就似乎产生纸质文档最少的信用卡业务来说，有多少张该行的信用卡就有多少份信用卡申请书（代合同）保存。 　　显而易见，随着时间的推移，一个公司存续时间越长，需要保存的纸质文档越多，而随着纸质文档越来越多，法人单位为此付出的代价也越来越大。为了保存纸质文档，公司每年需花费人力去装订、整理、维护，占用办公室的面积，为此付出昂贵的租金或同值的机会成本（如果是自有的办公用房）。此外，纸质文档都有保管的时间要求（例如有的需保存15年，有的需永久保存等）；有质量要求（若干年取出以后还能用等）；有保管要求（如防霉、防蛀、防火、防潮等）。文档管理成为企业管理的一个重要方面，也是企业质量管理标准的一个重要内容。 　　据了解，一家股份制银行上海分行租赁了一个旧厂房改建成档案库房，租金180万元一年，改造费用高达2000多万元，而且每年还有水电人工等管理成本，但改造的库房3年就放满了各类档案。一家证券公司在总部用一层楼面存放档案，而部分公司员工不得不在花费几百万租金租赁的办公楼工作；另一家证券公司利用自有房屋改建库房，投资数百万元仅够存放三年的档案，前两年库房空置率很高，一旦快满又要投资新建，另外所有券商营业部也都需要一到两间房间用来存放客户资料。 　　业内人士表示，目前大部分企业，尤其是第三产业中大部分企业，对纸