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公文管理系统应用现状探讨 　　【摘 要】随着计算机硬件、局域网设施的普及以及用户计算机水平的不断提高，公文管理系统已经普及到政府机关、事业单位、国有企业等单位，并且衍生出电子公文、电子签章等相关新定义。但是随着公文管理系统的遍地开花，公文管理系统的定义变得越来越模糊，本文根据公文管理系统的应用现状，进行简单的探讨。 　　【关键词】公文；管理系统；现状探讨 　　一、公文管理系统的必要性 　　所谓公文，主要指军队、政府、单位等部门用于请示报告、下达命令的重要一部分。传统的公文归档工作，以纸质、手工操作为主，如果公文数目较多，可能造成查找与使用工作的效率降低。如果用户不能报出公文具体的标题、年份等，基于模糊的公文查询，基本无法实现。另外，由于纸质公文受到管理手段、维护手段等影响，需要大量的人力、物力支持。在信息化时代，计算机与局域网的广泛应用，提高了公文管理的水平，大多数撰写公文也通过电子版本完成，因此公文管理也应以电子版为主。当前，计算机已经成为办公环境中不可或缺的工具之一，随着各种政务系统、办公系统的启用，公文处理成为其中最重要的办公环节之一。区别于政府与事业单位，公文系统在大型国企特别是央企中，更加强调精细化管理。但是在企业快速增长的同时，信息化的需求非常迫切，因此各下属单位均急于建立自己的办公系统，使得企业内无法形成统一标准的信息系统，无法实现总部与二级单位间的公文共享流通，公文的流转与流通反而滞后于其他办公信息系统的建设。因此，有必建设企业内部的公文管理系统，实现集团内的公文标准化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。 　　二、公文管理系统现状 　　（一）现状分析 　　近年来随着各单位工作任务的加强，对“下情上达、上情下达”的及时性、准确性提出了更多要求。为了确保各种公文的顺利传输，同时提高信息保密性、准确性，降低管理成本、提高管理水平，现代化公文管理系统应运而生。通过构建电子公文管理系统，利用计算机与网络实现公文传输，极大降低工作人员的劳动强度，提高公文发放与传阅速度，降低纸质文件成本问题，确保各部门、各项工作的顺利开展，实现工作流程的制度化、规范化。公文管理系统的首要工作是服务于政务事业单位的电子政务工作，但是随着信息化的普及以及国家对信息化产业的支持，同时企业为提高内部公文流转效率，执行国家公文标准与规范，国有企业也开始建设自己的公文管理系统。外资企业与私营企业由于只在与政府机关单位互通文件时才需要编制公文，因此一般情况下只需通过邮件或办公系统进行编制与审批即可满足要求。从技术而言，为保证系统的稳定性，公文管理系统大都采用主流的软件技术，如J2EE、DOMINO、.NET等，数据库采用MYSQL、SQL Server、Oracle等，主要功能为公文在线编辑、公文处理流转、公文传阅、公文查询检索等。而由于各个企业对公文管理系统的定义不同，因此有些企业将公文管理系统作为重点系统进行建设，有些企业只将公文管理纳入到协同办公系统中的一部分，只作为协同办公系统的一个功能模块。 　　（二）面临问题 　　随着公文管理系统的不断完善，同时需要考虑以下问题。 　　1、技术平台选型。目前各企业中除公文管理系统外，还有协同办公系统、档案管理系、知识管理系统等多套系统，各系统间经常有互通互联的各种关系，因此公文管理系统的技术选型应尽量与其他系统相吻合，从而减少技术实现难度，减少重复投资。 　　2、保密安全性。保密性与安全性是所有信息系统的重要一环，国家已出台相关规定要求涉密文件不上网，因此公文系统只能对普通公文以及企密级文件进行处理，对于涉密文件一律走线下流程。部分企业为增加保密性与安全性，利用第三方工具对文件进行加密，保证文件只可在本地计算机上进行查阅，无法进行拷贝传阅，加强保密性的同时严重影响操作的便捷性。 　　3、电子签章可行性。一般地方政府机关使用电子签章进行机关内部的行文以及网上公文的发布，或打印下发至下级机关，只需从行政政令上证明其电子签章的合法行。但是对于企业而言，公章代表企业的最终决议，具有严格的规定及法律效力，因此企业在使用电子签章时，除需考虑其在网上的合法性，同时需考虑上级管理机构、地方政府、下属单位或合作机构对其电子签章的有效认证，否则电子签章将会给企业带来重大的法律隐患。 　　4、文档一体化需求。目前大部分企业将公文管理系统与档案管理系统划分为两个系统，但是这种方式使得文件周期被人为地割裂。所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，目前比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆的四阶段划分法，将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。而文档一体化的需求即是将公文管理系统与档案管理系统有机