提高开会效益(中科融通).docxVIP

如何提高开会的效益?【编者按】当你要寻找某位重要的商务人士，打电话过去，他的秘书给你最多的回复就是：“他正在开会。”假如他们没有欺骗你，那么，深陷重重会议的他真的在处理至关重要的大问题吗？答案可能是这样，但更有可能他只是被某些问题重重的会议卡住了，卡住他的也许是离结束遥遥无期的超长会议，或是拖着所有不明真相的群众不肯放的无主题会议……让我们来看一些常见的会议问题，并听听管理人士的建议。?怎样的会议才算成功？?鲁白??葛兰素史克中国研发中心副总裁?会议按照目的的不同，可以分为这几类：信息分享、员工激励、决策讨论。我觉得如果开会仅仅是做信息分享，大多可以以邮件的形式来代替，不一定需要浪费大家的时间专门开会。我们在这里主要谈的还是决策讨论类会议的管理。对这类会议，有三个方面是比较重要的：对成功的衡量标准（measure of success）一般一个好的会议都会有所谓的“议题总结”。在会议将结束时，有经验的会议组织者会给大家过一遍会后一共有几个执行项目(action items)，每个项目由谁来负责执行（accountability），用多少时间来完成（timeline），什么是想要的结果(deliverables)。?但是一个比较容易忽略的是怎样衡量结果，结果成功的衡量标准是什么。比如，会议的一个执行项目是对员工做一次无记名调查，以得到其对领导最近一段工作的反馈。3个月后执行者要向董事会报告。成功的衡量标准，不是简单的员工意见汇总，而是要了解员工对公司在信息沟通，诚信度，及员工个人发展三方面的意见。调查要有不少于三分之一的员工参与。结果要向员工公布，还要与2年前的调查做纵向比较，及业内其他竞争公司的横向比较。最后，还要向董事会做出结果分析，及推荐改进措施。有了明确的成功衡量标准，执行者会知道如何去做，及对其的期望是什么，会议的结果才能落到实处。参与度（engagement）会议的参与度会影响讨论结果的质量及执行。我曾经在美国政府的一个研究所工作，所里有一些混日子的资深技术员拖累了整个所的效率，但由于政府铁饭碗又不能开除他们。当时新来的所长召集各部门领导到外面开会，围绕如何处置资深技术员的问题，分三组讨论解决办法，每组用头脑风暴的方法让每个人都想办法，最后汇总并推荐一人代表全组，在全体会议上发言。几个小组提出的想法都很好，还有许多是不谋而合的，比如一个建议是给这些资深技术员单独置一个办公室，也不安排他们做其他事了（因为他们的不用心，做的“事”越多，研究所反而会“亏”得越多），他们感到无聊也许自然会离开。另一个建议是拿出一笔钱鼓励他们提前退休。还有一个建议是让他们提出自己想做也可以实行的有价值的工作。这样的会议参与度是空前的。后来所长给全所员工写了一封公开信，说根据各部门讨论的意见和建议，我们开始贯彻如下措施，等等。我想他此前肯定也想到过这些方法，但是当这些略有强制性的决定由集体参与并决定时，比较不会引起反弹和冲突，也更容易被信服和执行。达成共识与合作（alignment）好的会议最后要落到达成共识并付诸行动上去。好的领导者应该给所有人表达不同观点的机会，但不能让会议陷入无止境的争辩中，他需要在听取大家的意见之后做出总结和决定，让大家达成共识。一个很有用的方法是让与会者复述这个共识，并在会后写出会议纪要，准确地表述该共识。达成共识后，个别原先有不同意见的人也必须服从执行这个共识。这也给外界送出一个信息：整个领导团队对该问题有明确的认识，立场一致。并且再让与会者在会后与他们各自的团队取得共识。???附文１：会议“梦魇”?每一个糟糕的会议背后，一定有一个（或多个）更糟糕的领导者潘芸?我曾经在墨西哥参加过“世界”级的青年会议（World Youth Conference）。其中一个分会议程是邀请来自全球100多个国家和地区NGO组织的青年代表和个人（因此最保守估计，参会者也得有100人）共同表决一些据说是“特别重要的”、涉及世界青年问题的条款草案，大概总共有30多条。会议从下午5点开始，原本预定在拉美的饭点时间8点左右结束。没想到（或者应该说是果不其然），一直开到深夜11点半，差点成为我第一个碰到的“通宵”大会！一开始，每位参会者对每个条目的每个句子，不，应该说是每个词语都一一斟酌。比如说有一条提到“要尊重全球青年，包括男性和女性的权利”。我想这是多正常的一句话啊！不料一位来自阿根廷的代表举手说：“这里不好，应该写出‘男性、女性和第三性别者（the third gender）’……（此处省略三分钟左右的西班牙语论述）。”同声传译把这段“有科技含量的意见”翻译成英语、法语和其它不知什么国家的语言之后，大家再举手表决是否同意加入该词。每次举手都是体力活，因为得等着志愿者们人工数数，并计算投票有没有超过2/3。慢着！这时有位英语国家的代表提出还要