03、文件控制程序.docVIP

1目的 通过对质量管理体系文件进行审批、发放、更改等管理，确保公司各部门能够随时获取并使用与其职责相关的有效文件。 2适用范围 本程序适用于公司质量管理体系文件的管理和控制，包括与质量管理体系有关的外来文件的管理和控制。 3．职责 3.1 质量安全部 负责拟定质量管理体系文件管理办法，组织编制质量管理体系文件，统一管理公司质量手册和程序文件，统一安排质量管理体系文件发布事宜。 3.2 办公室 负责外来文件的管理，以及以公司名义发布文件的审核、编发、登记、打印、盖章、备案等工作。负责对各部门编拟文件的技术协助和支持。 3.3 各部门 负责编制主控的公司程序文件、作业文件，对所编制的作业文件按规定报批、发放和更改。 4．工作程序 4.1 文件的分类 公司将质量管理体系文件分为内部文件和外来文件两类，内部文件分为三个层次： a) 第一层次文件：质量手册； b) 第二层次文件：程序文件（包含其衍生的记录格式）； c) 第三层次文件：作业文件（包含其衍生的记录格式），即质量管理体系文件中除质量手册和程序文件以外的其它文件的统称，包括工作目标文件，工作职责文件，各种管理规定、操作规程，以及临时发布的计划、决议、通知、公告等。 d）外来文件是指公司需要参考、执行或使用的法律法规、标准、规范、外部机构制定的文件等非本公司发布的文件。 4.2 文件修订状态标识 4.2.1 公司采用版本号、修改次数来标识内部质量管理体系文件修订状态。版本号使用英文字母A、B……表示第一版本、第二版本……；使用阿拉伯数字0，1，2……表示未经修改、第一次修改、第二次修改……。 凡例：质量管理体系内部文件资料的编码按下列代码与序号排列： ●质量管理手册 例：GC/QM.C/0-14.0-2009 公司/质量管理.版本号/修改状态－章节号－年号 或：GC/QM.C-14.0-2009 加 C/0 公司/质量管理.版本号－章节号－年号 + 版本号/修改状态 ●程序文件 例：GCJD-cx-01 公司名－程序文件－编号 ●质量控制文件（规章制度） QC-09-2009 质量控制－文件序号－年号 ●程序文件的记录（表/卡）格式文件 GCJD-cx-02-R02 公司名－程序文件－编号-记录（表/卡）编号 4.2.2 版本号与修改次数之间的关系为：每一版本的管理体系文件可以允许修改10次，即修改次数最高为10，当修改超过10次时，文件必须换版，即由A版升至B版。大幅度修改时，可直接换版。以此类推。 4.2.3 公司及各部门的红头文件，以及临时发布的计划、决议、通知、公告等文件不采用版本号、修改次数来标识修订状态。 4.3 文件的编号 4.2.1 采用公司红头形式发布的文件，由办公室按照公文编号办法进行编号。 4.2.2 采用部门红头形式发布的文件，由该部门按照公文编号办法进行编号。 4.2.3 公司质量手册和程序文件，由质量安全部按照《质量管理体系文件编号规定》进行编号。其它质量管理体系文件，由文件编制部门按照《质量管理体系文件编号规定》进行编号。 4.2.4 临时发布的通知、公告等文件，在有确切文件名称和发布时间的情况下，不用专门进行编号。 4.4 文件的编制及审批 4.4.1 采用公司红头形式发布的文件，由相关职能部门编制，分管公司领导审阅，总经理签发；根据文件内容、性质，必要时提交总经理办公会研究确定。办公室审核后打印、登记、存档，发放或发布。 4.4.2 公司质量手册由质量安全部组织各部门编制，管理者代表审核，总经理办公会研究确定，总经理签发。 4.4.3 公司程序文件由相关职能部门编制，分管公司领导审核，总经理办公会研究确定，总经理签发。 4.4.4 部门作业文件由相关部门编制，部门负责人审核，分管公司领导批准。根据文件内容、性质，必要时提交总经理办公会研究确定。 4.5 文件的收发 4.5.1 各部门发放文件时，使用《文件收发登记表》，以便对所发放文件进行统一更改、收回、销毁等跟踪控制，并在文件首页等显著位置注明分发号。临时发布的普通通知、公告等，可不使用《文件收发登记表》，直接公示牌予以发布，并在公告主题里注明文件接收范围。 4.5.2 质量手册和程序文件由管理者代表确定发放范围，质量安全部协助办公室进行发放，文件领用人签字。 4.5.3 作业文件由编制部门报分管公司领导确定发放范围，编制部门协助办公室进行发放，文件领用人签字。与质量管理体系有关的文件均须在质量安全部备案。 4.5.4 文件接收部门对于所接收的文件列文件清单，并随时更新。 4.5.5 当使用的文件严重破损并影响使用时，使用部门写出书面申请交文件发放部门办理更换手续，仍利用原分发号，破损文件由发放部门收回并销毁。 4.5.6 若使用的