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内部控制系列文件 文件管理 业务循环名称：行政管理 文件编号 版 本 文件密级 □一般 □中级 □高级 总 页 数 编写部门 体系部 生效日期 签 署 栏 编制 审核 批准 日期 日期 日期 制度更新一览表 序号 版本号 修订日期 修订摘要 修订人 注： 本表记录每次制度修订的内容和版本号； 本记录由修订人负责填写。 总则 目的 为进一步建立规范合理的文件发放和管理制度，建立、健全企业管理制度，促进企业制度建设流程化、规范化，并给合润达公司的实际情况，特制定本制度。 适用范围 本制度适用于有限公司。 术语及定义 文件：信息及其承载媒体，本制度中特指本企业的管理制度与公司公告等。 表式：本制度中特指空白的表单模板。 关键控制点 所有文件、表单在发布前都必须经过授权审批，公司在发布后，须提交总公司内控部门备案。 所有的文件应该统一编号，并及时更新颁布。 所有文件、表单的更改须经过有效的申请和审批。 所有文件、表单应妥善保管、存储以及处理。 操作流程 职责 各职能部门负责相关的管理性文件（包括表式）的编制，并负责各自专用文件及记录的管理。 或其授权人负责文件的审核并签署。 公司总经理或其授权人负责文件的批准并签署。 负责经过签批的文件的受控管理、文件发布以及文件归档工作。 文件的分类与编号 文件分类： 一级文件：制度总则； 二级文件：企业制度； 三级文件：实施细则、作业指导书 四级文件：制度记录（特指表式）； 文件编号规则 文件编号格式公司代号+文件级别号+业务循环缩写+文件序号+版本号+修订号 文件编号格式： AA-NCCNN-AN 构成 公司代号 文件级别号 业务循环缩写 文件序号 版本号 修订号 属性 字母 数字 字母 数字 字母 数字 位数 2 1 2 2 1 1 取值 范围 AB 3：三级 4：四级 AA~ZZ，如： 财务循环：CW 销售循环：XS 采购循环：CG 行政循环：XZ 资产管理：ZC 人力资源循环：RL 信息系统循环：XX 生产管理：SC 研发管理：YF …… 01～99 A~Z 0~9 举例：AB-3CG01-A0 3.2.2.2 公告文件编号规则 文件编号格式：公司代号+部门缩写+标志字+文件级别号+发文年月+序号 文件号格式： AA-X字-NYYMM-NN 构成 公司代号 部门缩写 标志位 文件 级别号 发文 年月 序号 属性 字母 汉字 汉字 数字 数字 数字 位数 2 1 1 1 4 2 取值 范围 AB 市场部：市 财务部：财 人力资源部：人 行政部：行 质量管理部：质 物流部：物 研发部：研 生产部：生 …… “字” 3：三级 1201～9912 01～99 举例：AB-人字-31210-01 3.2.3电子文件命名规则：文件编号-文件名称.后缀。如：AB-3ZC01-A0-自用固定资产管理.doc 文件工作流程 文件的编制与评审 各职能部门在自己的职能范围内对业务流程进行梳理、优化，在此基础上制定管理制度，并在企业实际情况发生变化时修订相应的管理制度。 文件制订或修订后，由制定或修订文件的职能部门牵头组织相关部门和人员，对本部门制订或修订的文件进行评审。 评审方式：会议、会签等。 评审职责：对制度文件的可操作性、适宜性、合规性、公平性、效益性等进行评审。 评审成员的构成，可根据制度文件的重要性、复杂性以及是否新制订的文件来组织召集。 制度文件（包括细则）签发。制度文件由编制部门或其授权人审核，总经理或其授权人批准。签署后的纸质文件以及相应的电子文件，提交部备案并下发。 文件以纸质文件及电子共享形式发放，流程如下： 经过签署的纸质文件加盖公司公章方为有效。 部负责将经过签署并加盖公章的文件，共享在公司资料管理系统中，并由文件管理员登记在《文件清单》中，纸质文件、原版电子文件均需归档保存。 文件管理员以形式进行公告。《文件清单》须及时更新并共享，以便员工确认最新版文件。 文件的管理 文件存档。负责制度文件的存档管理工作。 文件编制部门的负责人原则上每年进行一次适宜性审核。执行部门原则上应每半年全面检查各类在用文件的有效性，对于各使用者手中的文件，发现问题及时纠正处理。 文件的保存按规定的地点和方式有序存放，以便存取，文件的保存应严格管理，存放地点应防水、防火，以确保文件的完整性。 文件的更改 发生以下情形之一时，应