档案管理制度探索.doc

**有限公司项目）是档案工作归口管理部门 5.3.1 各部门资料员应主动了解公司目前已开展的工作项目，并以此为依据做好档案归档前期的准备工作，每月与部门进行工作对接，核实是否还有未归档的证照档案、合同档案。 5.3.2因财务、涉及到保密原因，不向档案室做移交，自行档时间。 5.4.2 合同档案的归档 5.4.2.1凡属合同类档案均由档案室保留合同原件一份以备查阅，合同中凡涉及公司利益的一切内容，由合同签订的主责部门负责跟进落实。 5.4.2.1.1 销售合同:营销部资料员在公司与销售商签订销售合同后的15日内向档案室移交，建立电子档案目录以便快速查询。 5.4.2.1.2 采购合同:采购部门资料员在公司与供应商签订采购合同后的15日内向档案室移交，建立电子档案目录以便快速查询。 5.4.2.1.3其他合同:对公司经营活动起重要作用的合同，经办单位须在签定合同后15日内向档案室移交。公司在经营活动中产生的后勤类服务类合同（如:《货物运输合同》、《委托送货合同》、《保洁合同》等）也应在签定后15日内向档案室移交。 5.4.3 基建类档案：建设项目竣工验收后视档案的整理情况在两周至一个月内由主责部门按要求向档案室移交档案。 5.4.4文书类档案 5.4.4.1 公司发文：纸介版（未经OA系统审批的手签版文件）及电子版每季度向档案室移交一次。 5.5归档文件整理要求 5.5.1归档文件必须是办理完毕的正式材料，应完整、齐全。已破损的文件材料应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制并与原件一并存档。 5.5.2归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。 5.5.3 案卷整理的幅面应以A4纸为准，材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辩认的，应附抄件。 5.5.4归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订，应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。 5.5.5归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，统计报表或名册应一次统计为一件，图册可一册（本）为一件。来文与复文可为一件。会议（或学习）记录应一次会议（或学习）为一件。 5.6档案的保管 5.6.1各级档案管理人员在接收档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照进行统一的分类、登记、编目、排列。*公司 A 01·2014 - 1 - 1 页号 案卷顺序号 年度 类目号 全宗号 6.1.2员工档案分内部员工档案和外部员工档案，内部员工档案档号结构为“N·姓氏首位拼音字母-案卷顺序号”、外部员工档案档号结构为“W·姓氏首位拼音字母-案卷顺序号”。 6.1.3声像、实物档案档号结构为“类目号·特殊载体号代号-案卷顺序号”。 6.2归档章使用方法 6.2.1归档文件应依排列顺序逐件加盖归档章。 6.2.2归档章的位置应根据归档文件的装订方法而定。单件装订的一般在每件文件首页左上端（A4或16K纵向幅面格式，下同）的空白处；数件合订的一般在每件文件首页右上端的空白处，同时还应将此装订单位加上封面，封面上一般注明**材料、左上方加盖归档章、室编件号栏内标注起止件号。 6.2.3盖归档章用红色印油，填写各栏目一般用黑色字迹。 6.3归档章格式 6.3.1行政管理、经营管理、生产技术管理类档案归档章设置为2行3列6个用于填写全宗号、年度、档案室编件号、类目号、保管期限、页数等项的空格（如图）。 （全宗号） （年度） （档案室编件号） （类目号） （期限） （页数） 全宗号：**公司 年度：文件形成年度，以四拉阿拉伯数字标注公元纪年，如2014。 期限：归档文件保管期限的简称，如永久、长期、短期、30年、10年。 编件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流号（即每年分期限共编三条流水号）。 档 号 序号 6.4档案目录编制原则 6.4.1编目：归档文件应依