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关于人事档案管理的几点思考 　　摘要：随着我国政治、经济体制改革的不断深入，学校人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，如何更好地适应当今信息时代、人才时代的需要，更好地为经济建设和社会发展服务，发挥更大的作用，是值得每个档案工作者思考的一个重要问题。 　　关键词：人事档案，档案管理 　　人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，它真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，学校人事档案出现了许多新情况，新问题。本人结合多年来对人事档案管理的实践，就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。 　　一、人事档案管理中存在的问题 　　（一）人事档案是以人为单位整理而成的专卷。每一份人事档案都应具有各自的特点。但现有的人事档案在内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。1、档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。2、档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。3、材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。4、档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。5、档案材料里所有内容的填写都应该用碳素墨水钢笔填写，很多人用圆球笔或是纯兰墨水刚笔填写，这样将会缩短档案的保存时间。6、在表格填写时，很多人将内容填写在表框以外的地方，这样在剪切纸张时也会给整理人员带来不便，应另附一张纸补充内容。7、一些工作调动人员的人事档案内容不齐全。8、人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用。9、人事档案管理落后，管理水平低。 　　另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。 　　（二）人事档案在整理上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位不经过审核和培训随便招集一些人员参与人事档案整理工作，甚至对人事档案实施流水操作，比如专人分类，专人编号，专人裁切、补贴，专人装订入盒，这样人多手杂做出来的人事档案绝大部分是不合格、不专业的，在这些人事档案中经常发现分错类、编错号、顺序错误、内容被切掉、装订反了、材料漏装或是材料错装等各种问题。这样大部分靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。 　　二、人事档案管理措施的建议 　　1、科学的管理。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化。 　　2、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。 　　3、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。 　　4、利用现代化管理手段。改革陈旧的管理方式和管理手段，逐步实现人事档案管理的科学化、现代化。人事档案管理改革面临着人员短缺、资金不足、档案室藏储结构不合理、配套制度跟不上、人们档案意识淡漠等诸多难题。要加速领导观念的转变、配备合格的档案管理人员、增添必备的管理设备、建立适用性较强的计算机人事档案管理数据库，根据单位经济能力逐步升级改造旧管理设备，花力气改变人事档案管理中存在的错误方式和管理水平，充分利用人事档案这一无形资产为我国的社会主义现代化建设服务。 　　5、提高人事档案管理人员素质。每一位档案管理者都应明白，在当今信息社会里，人事档案是一种极其宝贵的信息资源，是一个单位乃至社会的无形资产，档案管理工作是一项具有重大意义的工作。同时档案管理工作又是一种特殊的职业，它有鲜为人知的苦与乐。目前社会上人们的档案意识还很薄弱，不少