《2014第十二章电子档案管理.docVIP

第十二章 电子档案管理 第一节 电子档案及其特点 一、电子档案的含义及存储介质 电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。将电子文件归档后即形成电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的，息的编码和解码过程都由计算机完成，利用时须借助计算机等设备转换成原有的文字或图像形态，因此人们亦将电子档案称“数字式档案”。 目前电子文件所采用的存储介质主要有磁盘(硬磁盘、软盘)、磁带和光盘。 硬磁盘 硬磁盘是计算机的外存储器，一般装在计算机主机内，具有不同的存储容量。目前微型计算机使用的内置式硬磁盘容量100MB (兆字节)至9GB (千兆字节)不等，随着技术的发展其容量还会有所增大。由于内置式硬磁盘不易拆卸，不易脱机保存， 此目前机关较少用于保存长久性文件，也不用它作为归档文件的存储介质。还有一种便于拆卸的活动硬盘，其容量一般在100MB 540MB，由于它的体积小，容量大，可以作为文件存储介质，但目前价格较贵，使用者较少。 (二)软磁盘 软磁盘是一种很薄的磁性盘片，可根据使用需要随时插入计算机，用以记录机器中的信息或调用原来存储的信息，使用完毕后取出单独保管。由于软磁盘具有体积小，便于脱机存放，价格便易，便于传递等特点，适用于日常存储电子文件。但是，由于软磁储容量小，易损坏，因此不能作为电子档案的存储介质。