综合档案管理系统使用说明书.doc

综合档案管理系统使用说明书 这套综合档案管理系统开发的目的是方便档案管理的现代化而设计的，在计算机已经很普遍的前提下，对档案的保管、利用、统计等提出新的要求，这个档案管理软件就是适应了这个信息的要求而开发的。 A、软件的层次如下： 用户管理模块 图表 1 点击主菜单中的‘用户管理’里的‘添加用户后，出现以上界面，在以上添加用户界面中，管理员可以添加用户名，输入密码后，选中身份（只能选管理员外的身份），之后点击“开始添加”按钮后即可添加一个用户，点击“取消添加”按钮可以退出添加用户窗口。 图表 2 点击主菜单中的‘用户管理’里的‘修改密码’按钮后，出现以上界面，在以上修改密码窗口中，当前登录用户可以为自己重新设置新密码，前提是原密码必须输入正确，否则不能进行修改。 图表 3 点击主菜单里的‘用户管理’里的‘删除用户’后 ，出现上述界面，这是管理员删除一般用户的窗口，在列表中选中一个一般用户后，点击“开始删除”按钮，将出现如下提示： 图表 4 点击“确定”后，出现如下提示： 图表 5 点击“确定”后，才真正删除用户，用了这种设计思路，主要是为了使用户慎重删除一般用户。 档案操作模块 本操作模块是这套档案系统的主模块，主要包括文书档案输入、科技档案输入、基建输入，当然也包括用户自定义的类别模块的输入，用户自定义类别模块在“类别操作模块”里进行设置，文书档案输入如下图所示： 图表 6 按照上图提示的要求进行输入就可以了，本系统上边是输入条目的区域，下边是显示条目的区域，下面的控制面板可以进行‘添加’、‘修改’、‘删除’、‘记录移动’等操作，本模块最大的两个特点是:：一是可以防止重号输入，如果有重号输入，将出现如下提示： 图表 7、 另一个重要的功能是可以进行原文、扫描件、图片等一切文件的挂接，并且能打开word、txt、jpg文件，挂接方法如下： 图表 8 点击“开始挂接”后，出现上图的界面，选择目标文件后，双击或点击“打开”后，出现如下提示后，即表示挂成功： 点击“挂接文件”按钮后将出现上图所未的选择文件界面，选中文件双击或点击‘打开’后， 即可心成功挂接文件，出现下面的成功提示。 图表 9 点击“查看文件”按钮后，即可以查看刚才挂接的文件，如下图所示： 图表 10 其他类别操作与此文书档案操作类似，在此不一一讲述。 类别操作模块 在主菜单的‘类别操作’的‘添加类别’被单击后，将出现如下图示： 图表 11 点击添加后，将出现一个添加的界面，按照要求输入后，即可以添加新的档案类别，之后在输入档案的时候，档案类别下拉框将出现添加的类别。 查询借阅模块 图表 12 点击‘查询与借阅’里的子菜单‘档案查询’将出现‘查询与借阅’窗体界面，在输入查询内容文本里，输入您想查询的内容（可以模糊查询），然后选中要查询的条目（这里选择的是题目），然后点击‘开始搜索’后即可以查出相关的结果。本菜单里的其他子菜单与本菜单操作类似，可以把查询结果导出到excel里去打印，如果您的计算机上没有excel软件，可以下载免费的金山文字处理软件即可。 图表 13 点击‘查询与借阅’里的子菜单‘完全’将出现‘查询与借阅’窗体界面，在输入相关选项后，即在上面的表格里出现结果，移动黑色的实体三角，表格上面将实时显示记录的内容。 档案输出模块 图表 14 点击‘档案输出’里的子菜单‘分类输出’将出现以上的界面，可以类别或类别加期限打印相关目录，方法是导出到excel里就可以了。 图表 15 点击‘档案输出’里子菜单‘导出打印’后，即出现以上的界面，‘点击开始’按钮被单击后，将把数据里的所有记录输入下面的表格里，然后导出到excel里就可以打印了，文件在安装目录里，文件名为temp.xls. 备份恢复模块 图表 16 点击‘数据备份与恢复’里的‘数据备份’子菜单后，将出现以上界面，选备份目标位置后，点击‘开始备份’即可备份数据库。数据恢复与此类似，不在讲述。 系统日志模块 图表 17 点击‘系统日志’菜单里的子菜单‘查询日志’后，出现上述界面，‘点击查看日志’后，即可看操作员行为，可以保存10年以上的。 使用帮助模块 使用帮助模块，可以查看系统使用说明书。 档案接收模块 档案接收模块，此功能技术性十分强，因此对收费用户提供免费上门服务和免费远程指导。 B、系统安装要求： Cpu:1Ghz 硬盘：40gb以上 内存：50m以上 操作：windows95开始后的全系统操作系统。 C、系统安全事项： 本系统的数据库要经常备份，至少一周备份一次，使用本系统一定不要与外界联网，并经常用最新病毒库的杀毒软件进行杀毒，最相对安全的方法是每次用完系统后把数据库直接剪切到移动存储上,如u盘、移动硬盘等，等用的时候再把数据库拷贝到安