文件和资料控制管理程序.doc

附件5： 文件和资料控制管理程序 1 目的 为确保文件和资料的适用性及有效版本，制定本程序。 2 适用范围 本程序适用于股份公司体系范围内各部门/单位。 3 术语、定义 本程序除引用GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》中的“术语和定义”外，还使用如下术语、定义： 资料：国家和地方的法律法规、行业协会、学会交流材料等外来的与职业健康安全有关的材料。 4 管理内容及要求 4.1 文件和资料的分类与编号 4.1.1 文件和资料的分类 a.管理手册 b.程序文件 c.作业文件（包括安全作业标准、工艺规程、技术操作规程、设备三大规程、安全操作规程、其他作业文件） d.与职业健康安全有关的公文 e.相关资料 4.1.2 文件编号以正式文件号为准。 4.2 内部文件编制和管理（见下表） 类别 部门 文件 编 制 审 核 批 准 发 放 更 改 管理手册 安全处 管理者代表 最高管理者 人事企管处 安全处 程序文件 有关部门/ 单位 人事企管处/单位领导 最高管理者 人事企管处 原编制部门 有关公文 有关部门 /单位 党政办公室/ 单位党群工作科 最高管理者 人事企管处/ 单位党群工作科 原编制部门 /单位 作 业 文 件 安全作业 标准 有关单位 单位 主管科长 单位主管领导 有关单位 原编制单位 安全操作 规程 有关部门/ 单位 部门/单位 主管领导 部门/单位 主要领导 有关部门/ 单位 原编制部门/单位 技术操作 规程 有关部门/ 单位 部门/单位 主管科长 部门/单位 主管领导 有关部门/ 单位 原编制部门/ 单位 设备规程 有关单位 有关单位领导 设备处 主管领导 有关单位 原编制单位 工艺规程 有关单位 有关部门/单位 总工程师/ 单位主管领导 有关部门/编制单位 原编制单位 其他作业 文件 有关部门/ 单位 部门/单位 主管科长 部门/单位 主管领导 有关部门/ 单位 原编制部门/ 单位 4.2.1 文件的编制按上表规定由有关部门/单位组织编写。 4.2.2 文件的审批 文件编制部门/单位按OA系统的文件审批程序办理审批或用本部门/单位《文件审批表》审批。 4.2.3 文件的收发 a.文件管理员按OA文件审批中确定的发放范围或《文件审批表》确定的发放范围发放文件。 b.文件接收单位的文件管理员接到文件后将文件通过OA系统转发给与文件管理内容有关的人员。 4.3 文件的评审与更改 4.3.1 文件起草部门每年需对文件（包括程序文件、作业文件）进行评审，以确定文件的适用性和有效性，并填写《文件评审记录表》。 4.3.2 文件需要更改时，应由文件更改提出部门的负责人安排人员进行修订，报原审批部门进行审批后由人事企管处发放。 4.4 文件的生效 文件的生效日期在文件中确定。 4.5 文件的换版与作废 4.5.1 文件经多次更改而致版面不清或文件内容不适用时，应进行换版，原版文件作废，换发新版本。 4.5.2 各单位不得使用作废的文件，需作资料保留的作废文件由使用文件的人员自行保留，在日常管理过程中和体系审核时不得作为管理依据出示。 4.6 文件和资料管理 4.6.1 《受控文件清单》的管理 a.各部门/单位文件管理员编制本部门/单位的《受控文件清单》，报公司安全处备案。 b.当各部门/单位文件发生更改时，由文件管理员对本部门/单位的《受控文件清单》进行更改，并及时报公司安全处备案。 4.6.2 文件发文后，由党政办公室交集团公司档案管理部门归档保存。 4.6.3 各部门/单位应编制体系文件查询途径，文件管理员不定期检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。 4.6.4 文件的保密规定 a.《管理手册》未经管理者代表批准，不得复制、借出和发表。 b.其他文件未经主管部门负责人批准，不得向第三方提供。 4.7 外来公文的控制 4.7.1 公司党政办公室收到外来有关职业健康安全的公文，确认来文有效性，并在来文登记簿上签收、标识、登记。 4.7.2 外来职业健康安全公文交公司领导和有关部门/单位传阅，如需在公司内部转发，其发放按4.2.3条款执行。 5 相关记录 记录名称 产生部门 保管部门 保管年限 文件审批表 人事企管处 人事企管处 2年 文件归档登记表 档案管理部门 档案管理部门 2年 文件评审记录表 人事企管处 人事企管处、单位 3年 受控文件清单 安全处、单位 安全处、单位 5年 6 附表 1. 文件评审记录表 2. 受控文件清单 附表1： 文件评审记录表 评审部门/单位： 评审文件名称 评审文件编号 评审小组成员： 评审结论：