高效时间和程管理.ppt

高效时间和日程管理 课程主要内容 时间管理概述 高效时间管理 策略性的目标设定 设定优先顺序 规划与组织 时间管理工具 消除时间杀手 高效日程管理 如何为领导制定日程表 昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可运用的现金。请善用它！ 高效时间管理的心灵革命 心理建设 时间 = 金钱 = 生活 目标导向的成就感 时间管理哲学 要有远大的眼光，作长期计划； 培养个人的特质，马上行动并在行动中自我操练； 学习微视，以每分钟来衡量时间； 学习如何说 “ 不 ”； 要记住时间等于金钱； 要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事； 完成较高价值的工作； 时间管理是一生的技巧； 以榜样去引导您的部属； 平衡与适度：放轻松、要休假和运动； 时间管理定律 墨非定律 崔西定律 策略性的目标设定 立定标靶、全力以赴 一般人不愿为自己设定目标的三个原因 目标设定原则 耶鲁大学的目标设定七个步骤 立定标靶的四个步骤 策略性的目标设定 设定优先顺序 时间应如何利用才最有价值？一个重要的观念是要做对及重要的事情，而不是只把事情做对！ 区分轻重缓急 我需要做什么？ 什么能给公司和我最高回报？ 什么能给我最大的满足感？ 规划与组织 桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次 文件处理流程 几点技巧 持续工作 花1分钟时间规划 有组织的档案系统 列出工作清单 善用百分之三十定律 锁定计划将工作完成 时间管理工具之一 时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划 时间管理工具之二 消除时间杀手 电话干扰 开会 不速之客 救火 拖延的习惯 犹豫不决 个人组织能力不佳 缺乏目标 缺乏优先等级 缺乏完成期限 授权能力不佳 权力或责任界定不清 缺乏所需资源 克服拖延的习惯 要有良好的组织 从重要的事情开始工作 建立一个报酬时间表 培养紧急的意识 以快节奏工作 一旦开始，不要停止 订出一段特定的时间工作 从最糟的事情开始 详细的计划 不可找借口 设定截止期限 有效沟通 工作时间中有75% 的时间是花在与人沟通上,在世界上最浪费时间的就是不良的人际关系 不良授权是浪费时间的主要因素 其他利用时间的技巧 做好协调，工作分流 在处理重要而耗时的事务中感到厌倦时，改而处理其他杂务 不浪费零碎时间 采取比较简单的生活方式 尽量减少不必要的对外应酬 充分运用上下班的搭车时间 日程管理 日程管理的正确的意义是如何面对时间的流动而进行自我管理，其所持的态度是将过去做为现在改善的参考，把未来做为现在努力的方向，而好好把握现在，立刻运用正确的方法做正确的事。 日程管理原则40条 平等分配 错误的感觉 时间分析之必要 预料 计划 每日计划 目标 优先次序 最后时限 集中 效能与效率 活动与效果 最佳效果 不切实际的时间预算 实现的可能性 紧急任务专制 危机管理（反应过度） 选择忽略（有限反应） 机动性 问题分析 选择余地 犹豫不决 拖延 完整的下属工作 授权（决策层次） 上交问题 例行公事（琐碎事务） 合并 反馈 例外管理 中断控制 计划躲避 可见性 明晰 简洁 习惯 工作膨胀（帕金森定律） 实施和连续 接受 管理上的需要 如何为领导制定日程表 原则：张弛有道 在安排工作日程时，不能只顾工作的效率，还必须考虑领导本身对工作的承受能力，所以要讲究张弛之道。 长期计划与短期计划 领导的日程安排可分为年度计划、当月计划、本周计划以及每天计划等形式。计划是安排得越细越好还是越粗越好?这主要是根据领导的实际需要而定。 适当保密 多人日程表 事先同意 制定日程表的方法 时间上留有充分的余地 提高效率 内外兼顾 日程安排的变更和调整 留出富余时间 加强与领导的密切联系 密切相关人员与秘书们的联络 载人日程表的计划事项解约时，立即与领导联系，安排其他日程 事先要准备各有关人员联络地点的一览表 怎样为领导节约时间 约请他人 接受约请 通过邮寄的请柬 按既定计划办事 灵活掌握 情况发生变化 THE END 感谢关注！ 无忧资源：/ 中国最大最全的资源下载网 教育新天地：/中国最大的学习培训咨询平台 * 计划管理 一 二 三 四 紧急 重要 高 低 高 第二象限法