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浅谈投标商务工作的规范管理 　　提要：作者结合自己的工作实践,论述了对企业资信、业绩、投标文件等商务资料实行专人分类管理的必要性以及具体的管理方法，同时详细阐述了企业投标商务管理系统的建立、管理、使用和维护等。 　　关键词：投标 ；商务 ；规范 ； 管理 　　Abstract: combined with the authors own working practice, elaborated on the corporate credit, performance, bidding documents and other business information necessary to implement special classification management and specific management, also detailed the system of bidding business management establishment, management, use and maintenance. 　　Keywords: bidding; commerce; SPECIFICATION; management 　　TU723.2 　　前言: 　　近年来，由于国家实施积极的财政政策，不断加大对基建产业的投资力度，既给建筑施工企业带来空前的发展机遇，也使企业及其子公司的经营规模得以迅速扩张，企业效益不断增加；但同时,也应清醒地认识到，由于建筑行业科技含量不高，行业准入门槛较低，导致施工企业不断增加，不正当竞争、恶性竞争现象屡禁不止，再加上一些业主为了达到优选施工队伍的目的，也不断提高资格预审和投标商务工作的难度，在有限的时间内，对投标申请人的资格认定、人员、业绩的评定级别层层加码，要求投标申请人交验各种原件的情况更是司空见惯，从而导致投标人稍有不慎，就可能废标;更有甚者，还招致业内通报，严重破坏了企业形象。因此，在新的市场条件下，如何搞好商务资料的统一、规范管理，提高商务人员工作效率，减少失误，就成了当前投标工作中的一个重要的课题。 　　一、明确商务资料的内容，实行专人分类管理。 　　根据资格预审和投标商务的一贯要求，商务资料主要包括企业资信、企业业绩和资审、标书文件存档三个部分。 　　1、企业资信部分。企业资信是商务资料的主要组成部分，它主要包括企业基本情况、企业法律证明文件、企业财务状况、企业安全质量情况、人员情况、机械设备情况和企业所获得的荣誉情况等。为更好的管理这些商务资料的原件，我们通常采用归口管理的原则，将这些资料分配到各个相关部门进行管理。 　　企业基本情况由企业编投标部门根据企业不同阶段的发展变化，及时予以更新，要求做到准确反映企业当时的真实情况。 　　企业法律文件应由各归口职能部门分类管理，如企业营业执照、资质证书、组织机构代码证等由企业管理办公室统一管理；安全资格证书、三标（质量、环保、职业健康）认证证书等由相应的安全质量环保部门存放管理；计量合格证书由计量测试部门存放管理；银行开户许可证和税务登记证由财务部门存放管理。以上法律文件均由投标部门根据工作需要及时借用和归还，同时做好相关记录。 　　企业财务状况主要体现在财务报表和审计报告上，为方便投标工作，近三年的财务报表应有一份存放于投标部门，并注意及时更新。 　　作为商务投标资料企业安全质量情况，主要体现在年度安全、质量报表上，应由安全质量环保部门妥善管理。 　　企业人员情况，主要是指能服务于商务投标的企业中、高级专业技术人员。经常用到的是投标人员的毕业证、职称证等相关证件，这些证件均应采用集中管理的形式，存放于人力资源部并统一造册编号管理，做到随用随调。对于注册类证件管理，应由人员相对应的职能管理部门分别负责。比如：一级注册建造师证书的培训、取证和管理，应由企业管理部门负责；注册造价工程师证书的培训、取证和管理，应由造价管理部门负责；注册会计师的培训、取证和管理，应由财务部门负责；注册安全工程师证书的培训、取证和管理，由安质部门负责；一级结构工程师、土木工程师、一级注册建筑师等证书的培训、取证和管理，应由工程管理部门负责；检测工程师的培训、取证和管理，应由计量测试中心负责。 　　企业机械设备情况主要由企业机械设备、试验仪器总表和相应发票、图片资料等组成，应由设备部、财务部以及投标部门共同协调建档完成，资料扫描件存档于投标部门。 　　企业的各类荣誉证书、奖牌等统一由企业档案室存放管理。 　　2、企业业绩部分。企业业绩是商务资料的主要构成，它主要包括企业已完成或在建项目的中标书、合同书、竣工验收证明、业主评价和项目获奖证书等。施工业绩的责任单位主要是企业档案室、工程部、各项目部。各部门分