新媒体背景下秘书的时间管理艺术.doc

新媒体背景下秘书的时间管理艺术 摘要：秘书工作在各级党政机关领导体系和企事业单位中占有十分重要的地位，秘书工作又是一项综合性的工作，时间管理对秘书而言显得尤为重要，且国内外针对秘书的时间管理研究尚未深入开展。本文以秘书的时间管理作为研究对象，对秘书的时间管理进行了深入细致地分析与研究，并结合具体的秘书工作实践案例进行探讨，形成“学”与“术”、“道”与“技”的统一，在新媒体时代已不再足以支撑秘书的实践工作，那么如何做好新媒体时代下的时间管理就将是我们讨论的重点，研究这一论题就是为了让作为枢纽点的秘书们能够更好的合理有效的管理他们的时间。 关键词：新媒体；秘书；时间管理 秘书工作在各级党政机关领导体系和企事业单位中占有十分重要的地位，秘书工作又是一项综合性的工作，文件拟写、文书处理、调查研究、来信来访、会议组织、领导日程安排、档案管理、机要保密等等各类事务参杂其中，时间管理对他们而言显得尤为重要。这就要求秘书工作人员必须具备科学的时间管理能力，学习科学的时间管理方法，尽量减少时间的浪费，提高利用时间的效率，为领导工作的顺利开展助力。 一、相关概念界定 （一）秘书的地位和作用 在我国，各行各业都有秘书存在，因此，秘书既是一种行政职位，又是一种社会职业：(1)一般在我国党利政府机关、企事业单位、杜会团体、军队、院校内任职的秘书是—种行政职位，其主要职责足辅助管理，综合服务，比如拟写文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处取信息、办理事务、参谋咨讯、联络协调等； (2)现在，我国非公有制企业也普遍存在秘书，这时秘书就成丁一种社会职业，属于第三产业体系，将其广泛的服务性，是年轻人乐于选择的职业之一，因为一般秘书有较高的工资待遇和较为舒适的办公环境。 在当今世界，随着科学技术的快速发展和各项事业的突飞猛进，管理活动日趋复杂，领导工作日益繁重。秘书要为机关工作正常运转服务，为领导工作服务，就必须随时随地充分发挥其参谋咨询的功能，这现符合现代管邵组织体系的需要，又是领导实施正常管理的需要，具有不可舍代的重要作用，秘书参谋咨询职能包括日常工作中的参谋。 1、秘书的职能地位与参谋作用 秘书是领导的助手，对领导的权责范围、工作内容以及组织内外的各种关系比较熟悉，同时了解各种工作渠道和来自各方画的信息，而且秘书对领导的工作习惯、思想脉络和不同时期的工作重点比较熟悉，这些都为秘书发挥参谋咨询作用提供了优越的条件。秘书经常和领导一起工作，联系密切，也就为秘书发挥参谋咨询作用提供了更多的机会。秘书没有决策的决定权，提出的参谋建议仅供领导人参考，但领导很多时候愿意倾听或征求秘书的意见和建议，以拓宽自己的思路或印证自己的想法。这种倾听或征求意见和建议，可以在织织正式会议进行，但更多的是在非正式的个人交往中随时进行。秘书处于机关的综合部门，比起其他职能部门的工作人员，所掌握的信息情况不受职能管理范围的局限，提供的参谋建议也不受职能管理的局部目机制约，因而对负责管全面工作的主要领导来说，也就具有了特殊的意义。 2、辅助决策作用 决策，是领导工作的核心，足领导的首要职责。秘书作为领导的参谋和助手，就必须辅助领导进行民主的、利学的决策。辅助次策是秘书的一顶最基本的职能，它渗透在领导决策的全部过程之小，是秘书参议作用的集中体现。 古今中外，领导作为决策的主体是不容置疑的，但就决策的辅助力量来说，除包括秘书部门外，还包括职能部门、政策研究部门、各种咨询机构、情报机构、各种专业件学术组织等。然而秘书辅助决策却仑看得天独厚的有利条件：第一，秘书接触领导频繁，能很快地接受来自领导的信息；第二，秘书与领导的工作活动往往具有“同步性”，经常同时接触、考虑闹一问题；第三，秘书与上下左右联系多，接触面广，了解情况全面、信息员大。出而便于领会领导意图，提供决策依据，督促、检查并反馈决策执行情况。所以说秘书辅助决策的职能是其他部门和人员所不能替代的。 秘书拟定利收集多种可行方案，有利于决策的选优；秘书提供参谋咨询，收集群众的意见和建议，右利于发挥群体智能作用；秘书参与并组织有关学者、专家进行决策讨论，有利于在反复论证中优化决策；参与决策效果的考核评价，有利于发现疏漏和失误，采取必要的补救措施．为实施奖惩提供依据，激励组织成员努力实施决策；秘书撰拟总结、汇报材料，对决策形成、实施过程以及实际效果进行全面系统地分析研究，有利于为制定和实施新的决策提供有待的经验和教训。总之，在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到更胜一筹的作用。 3、沟通协调作用 沟通协调是保持组织机能整体性的重要手段，是秘书部门和秘书的甭要职责，秘书在组织内外的沟通协调小，能够发挥重要的作用，具有不可替代的职能。组织商分工就必须有配合。组织能否恰当地分工和配合，决定着组织的功能和效率，现代组织系统