第1章 计电算化前期准备工作.ppt

第1章 会计电算化前期准备工作 1.1 基础准备工作 1.2 财务软件的安装 1.3 实验材料 1.1 会计电算化前期准备工作 会计电算化工作是一项复杂的系统工程，它不仅要满足财务部门的需要，还涉及供应、生产和销售等其他部门。因而应从企业管理的总体目标出发，制定科学的实施计划，保证会计电算化工作顺利、健康地发展。由于企业的规模、管理体制和环境等不同，会计电算化前期准备工作不尽相同。 1.1.1 岗位设置 会计电算化的组织成员，主要由本企业的计算机专业人员和会计人员共同组成。实施会计人员的岗位分工、权限划分、业务培训和制度约束等措施，营造一个职责明确、规范操作和有章可循的工作环境。 1.设置岗位的原则 岗位设置一定要确保会计核算步骤和流程的规范化，对会计部门各岗位之间的处理步骤、先后次序以及数据和信息的传递流程都要进行合理的组织和统筹安排，使各项核算和管理工作有条不紊地进行。 会计电算化与手工记帐在内部岗位设置的原则方面应该是相同的，即不相容职务应该分开。 在会计电算化中，下列职务应分开： 程序设计职务和计算机录入操作职务应分开； 数据的保管职务和程序设计职务分开； 录入操作职务和数据保管职务分开； 制证职务与录入操作职务分开； 监控职务与上述职务分开。 2.会计电算化条件下设置的会计工作岗位 会计电算化后的工作岗为可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本岗位和手工会计的各会计岗位相对应，包括会计主管、出纳、会计核算、稽核和会计档案管理等。电算化会计岗位是指直接管理、操作和进行系统维护的岗位。 主要有如下常见的电算化会计岗位及其具体职责： （1）会计电算化主管 （2）数据审核记账员 （3）系统操作员 数据录入员 帐务系统输出操作员 专项模块操作员 报表系统操作员 数据分析员 软硬件维护人员 （4）档案员 1.1.2 管理制度的建设 财务数据的准确性和保密性要求系统不能被私自篡改，与计算机可不留痕迹地修改相矛盾，必须采取一定措施，对计算机实施程序控制，对操作员进行制度控制，制定岗位责任制度、上机操作制度、档案管理制度、账务处理制度和系统维护管理制度等来规范操作人的行为。 1.实现会计业务的规范化 会计科目及辅助核算项的整理 凭证类别等编码的确定 账、证、表格式设置 会计核算方法的选择 账户的清理 2.建立岗位责任制度 按照会计电算化的要求，该制度应分别对各岗位的工作范围、具体权责做出具体规定，应与岗位任职资格、定期考评与轮换、会计内部核算制度以及整个单位的岗位责任制结合起来，以真正发挥其作用。建立健全会计电算化岗位责任制，一方面可以加强内部牵制，保护系统财产物资的安全；另一方面可以提高会计电算化工作效率。由于各单位性质不同，管理特点、会计业务不同，其机构和岗位分工也不完全一样，具体岗位设置，要根据本单位的实际情况进行安排，目标是有利于会计电算化工作的管理，有利于系统的正常运行，有利于企业推进计算机的应用。 3.操作管理制度 实现会计电算化后，操作管理是保证系统正常、安全和有效运行的关键。如果单位的操作管理制度不健全或实施不力，都会给各种非法舞弊行为带来可乘之机；如果操作不正确会造成系统内的数据的破坏或丢失，影响系统的正常运行；如果数据不能及时备份，可能造成会计工作不能正常进行。 操作管理制度主要包括： 操作权限管理：各类人员可分别运行本人权限控制范围内的功能，不在现岗以及与系统无关人员不得使用系统。为了保证系统安全运行，应由会计部门负责人授权并经系统管理员具体操作，为所有系统操作人员分别设置操作权限和相应的密码，密码不能泄露、遗忘或告诉他人。 操作规程管理：操作规程主要指操作运行系统中应注意的事项。应按各个岗位分别制定，详细规定各个岗位人员的业务处理范围、操作次序、操作规范。 1.1.3 资料的收集与整理 1.初始资料 企业在使用系统之前，首先需要收集和整理详细的企业资料，以保证日后相关数据的录入与规范化工作的顺利进行。 企业基本情况 企业经营情况 企业会计科目 企业会计核算方法 操作员设置 2.初始数据 在系统使用之前，要做到账账相符、账实相符、账证相符和账表相符。要搞好往来账和银行存款的清理，查清呆账、长期拖欠及未达账项的原因并按规定报批处理；查清查实货币资金实存数额；清点各项财产物资，核实各账目期初余额，以保证系统各账目初始数据的准确性。 需要整理的数据： 准备科目余额 准备各账户的未达账项 自定义项 外币设置 期初余额 结算方式 银行对账期初 凭证类别 1.2 金蝶财务软件的安装 1.2.1 金蝶K3的运行环境 金蝶K/3的安装和使用对计算机的配置有所要求，下面介绍的是最低配置，如果不满足，则运行速度慢或者根本无法使用，为了更好的完成工作任务，金蝶公司提供了一个推荐配置。