采购业务流及管理制度.doc

采购业务流程和管理制度 目录： 第一条采购的划分 第二条采购作业方式 第三条采购作业处理期限 第四条询价、比价、议价 第五条审核及批准 第六条订购 第七条检验、收货及付款 第八条价格复核与市场行情资料提供 第九条质量复核 第十条异常处理 第十一条修订制度 第十二条采购主、辅料管理制度补充 第十三条采购部门职责 附1：项目物料设备采购流程图 附2：供应商管理和评价表 附3：采购清单 第一条采购的划分 1．项目材料采购：由设计部门提交采购清单，采购部门制定采购计划后由设计部门及项目进度管理部门审核后，采购部门负责办理批准然后采购员购买。 2．日常办公用品采购：由行政部门或指定的专人负责办理。 3．对于重要或特定材料设备的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 第二条采购作业方式 一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购： 1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。 2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。 3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。 4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。 5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。 6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。 第三条采购作业处理期限 采购部门应根据项目进度并依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。 第四条询价、比价、议价 (一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。 (二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。 (三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。 (四)采购部门接到请购部门（生产保障部、现场调试人员）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，按一般采购程序优先办理。 第五条审核及批准 （一）项目材料及设备采购清单需由设计部门审核批准。 （二）凡是项目中的材料及配套设备的技术性能及参数必须通过技术部门的审核及批准。 （三）采购进度需和项目销售人员不断同步现场进度，以减少库存造成的资金压力和质保过期的风险。 第六条订购 (一)采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“合同编号”及“包装方式”，定制设备需要预留质保金或质量保函。 (二)若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。 (三)采购经办人员需要及时跟进供应商的生产交货进度，避免延期。 第七条检验、收货及付款 1．采购部门接到供应商完工通知后，报技术部门安排设备验收，对不合格产品提出整改通知，并和供应商约定整改完工时间。整改完成后进行复检，合格后通知供应商发货。并将验收合格单交财务部门按合同约定办理付款事项。 2．到货后核对型号及数量，确认无误移交保障部门填制入库单，入库分类保存。 第八条价格复核与市场行情资料提供 1．采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。 2．采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料批准价格的参考。 第九条质量复核 生产保障部及技术部门应及时对供应商的产品质量、服务做出评价，采购部应就企业内所使用的材料质量予以整理复核(如材料选用、质量检验等)，对于供应商定期做出审核调整，确保供应商的选择合理可靠。 第十条异常处理 审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料，通知有关部门处理。 第十一条本办法经总经理批准后实施，增设修订亦同。