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试论秘书信息工作的有序化策略 　　摘要：危机组织的信息化工作十分重要。秘书在组织信息工作中担任着“千里眼”与“顺风耳”的角色，工作的方法与策略直接关系着危机管理工作的效果。故而，秘书在危机信息工作中采取阶段化、有序化的策略十分必要。 　　关键词：秘书；信息；策略；危机 　　秘书是组织的信息收集员、监测员、审核员、过滤员、宣传员、沟通员。及时掌握信息、科学评判信息、有效驾驭信息、深度开发信息，是秘书人员为领导工作提供有效服务的重要前提和强力支撑。服务的“全覆盖”对秘书日常信息工作提出了很高的要求，一旦危机发生，秘书的信息工作将面临更严峻的考验。按照国内外的经验，一般将危机管理工作以时间序列的形式分成三大阶段，即危机前的事前管理、危机发生时的事中管理、危机的事后管理。如何有条不紊地开展组织风险信息服务，秘书人员不妨借鉴危机管理的已有经验将信息工作化整为零，科学合理地采取阶段性的策略。具体操作如下： 　　一、危机预防阶段的秘书信息服务工作策略 　　1.搜集可能会导致危机发生的信息，及时掌握第一手材料 　　危机管理学中有一个著名的海恩法则：每一起重大的飞行安全事故背后有29个事故征兆、每个征兆背后有300个事故苗头，每个苗头背后有1000个事故隐患。这个法则在警示我们不可轻视任何一个可能引发危机的现象或事件。 　　危机的诱发因素有很多，对可能导致危机发生的信息了然于胸，是有的放矢开展危机预警工作的基础。组织内部存在着很多风险因素，如领导猜疑心强、固执己见、一意孤行；工作计划不合理，在情况变化或政策调整时无应变机制；员工精神倦怠，做事敷衍拖沓；亏损增加，过度负债等；组织外部来的风险诱因包括：生存环境发生巨变，出现强劲竞争对手；组织不良信息被过度宣传；国家相关政策有重大变动；不可控因素如政治动荡、自然灾害等。 　　为保证收集到的风险信息全面，方法必须要多样，对象必须要多元。收集风险信息的方法有调查问卷法、访谈法、头脑风暴法、实地考察法等，风险信息对象涉及政府、媒体、公众、业缘组织和组织自身，收集的手段可以是人工收集、也可以是仪器检测。只要是诱发组织危机的因素，哪怕发生的概率很低，就要尽可能地搜集和监测。 　　2.科学分析采集到的信息，评估其风险指数 　　秘书人员除了保持对风险信息的高度敏感性外，还要有精准的信息评判能力和鉴别力。风险信息从内容上可以是影响组织经济效益的信息，也可以是破坏组织社会形象、影响组织正常运营发展的信息，这些潜在的危机因素风险程度究竟有多大，必须要做出科学的分析与判断。只有这样，风险信息内在价值才会最大化。目前，较为实用的方法是将风险信息按等级排序：高危害高概率、高危害低概率、低危害高概率、低危害低概率。具体操作中，秘书人员不但要将危机诱因一一列举，还要将其分类排序，以便对捕捉到的不良信息的轻重缓急程度做出及时应对。危险性评估主要考虑以下几个方面：破坏强度、发生频率、波及范围、影响时间、可控程度。如果对危机发生的可能性和破坏性做出了不准确的评估，就会降低危机应对的效果，甚至适得其反，给组织带来灾难。 　　这里需要注意的是，风险信息的危害指数是不稳定的、可变的。只有密切监测风险信息，时时关注不良因素的变化，才有可能预防事态升级，即由一般性事件发展为紧急性事件或真正危机事件。 　　3.针对高风险信息，做好危机警报工作 　　在危机因素的跟踪过程中，秘书人员如果监测到的高风险信息，就应该加大信息传送力度，毫不犹豫地发出危机警报，警示相关人士危机有可能马上就要发生。为保证警报的严肃性和有效性，必须要做到以下两点： 　　首先要做好领导的信息报送工作。秘书从事的是领导的辅助性工作，其提供的信息是领导决策的重要基础和依据。对于重要的风险线索、苗头和倾向性的问题，秘书人员必须要将判断的趋势、把握的态势，及时地向领导报送，让领导对事件的动态了然于心、对事态的发展掌控于内，为领导的决策争取主动、赢取时间。 　　其次要做好危机涉及对象风险信息的沟通工作。风险的预防与控制需要组织上下、内外等很多部门联动而为。很多风险之所以演变成致命的危机事件，与危机相关方的信息不平衡或信息隔离有关。与危机涉及对象进行信息共享，一则可以过滤掉信息传播链条中间环节带来的信息干扰，提高信息的透明度和准确度，二则可以综合各方的实际情况预测危机走向，并在此基础上形成得当有效的处置建议，三则可以提高各相关方的警觉度，做好随时应对危机的准备。所以各相关方的“通气”工作，秘书人员也不可忽视。 　　二、危机爆发阶段的秘书信息工作策略 　　危机中的企业是非常脆弱的，任何一个小的疏忽都有可能给企业带来致命性的打击。这个时期秘书的信息服务工作有很多，任务十分艰巨。在繁重的工作任务面前，秘书人员要着重做好信息的“吸入”、“消化”与“导出”三项