(档案管理分类规则.doc

档 案 管 理 作 业 指 导 书 档案分类编写组 二○一○年十二月  档案管理作业指导书 1、目的: 加强档案管理的规范化、标准化，保证档案资料完整性、系统性、正确性，有利于保存应用,更有利于公司的发展与建设。 2、适用范围: 适用于总公司、各分（子）公司及其所属各部门的档案管理。 3、指导文件与参考资料 1）《规章制度》第8章：《公司档案管理制度》；2）国家有关部门试行的档案分类规则及有关文书档案、科技档案管理 学概要书籍。 4、名词定义与解释：暂无。 5、权责: 公司行政人事部负责本文件的拟、修、废、发放及监督实施。 6、内容: 1档案资料的来源与管理程序： 各分 公司 设计 单位 建设 单位 相关 单位 其他 档案室 6.2管理范围： 6.2.1文档： （1）省市各局的各种文件文函；公司的各类证件（注册及注册变更、经营、资质、资产等）与文书。 （2）凡产生于公司董事会、总公司、分公司，包括行政、人事、工程、财务、营销、工会、党办等管理过程的具有保存价值的各种文件：请示、报告、批示、批复、计划与总结报告、考察报告等；行政文件、命令文件：通知、通报、通告、布告、命令、任命、通令、嘉奖令等；法规文件：规定、规章、制度、办法、细则、法令、条例、职责、准则、规则等；计划文件：工作计划、发展规划、生产计划、文教卫计划、财政收支计划等；统计类文件；各部门间工作联系单等往来文件；合同文件；财务类：凭证、帐本、财务报表、往来明细表、销售收入明细表、工程合同类、销售合同等；案件纠纷类各种文件与材料； 6.2.2科档： 建筑工程建设与安装：具体内容见附件1《科技档案分类及登记》。 设备仪器类：随机所属图纸资料、证件、载体等，特种设备、引进设备的资料见附件1。 6.2.3参考资料： 经审批的报废、闲置但仍有利用参阅价值的档案资料，中外企业、商家介绍，建筑单位资料，有关书籍（工具、文化等类）、刊物、杂志、图纸等。 6.3资料收集条件： 6.3.1资料必须字迹清楚、工整，图样清晰，必须用字迹能长期保 存的钢笔、圆珠笔、铅笔等书写。 6.3.2资料、文件、图样必须是具有签字、落款、注明日期的有效文 件资料，图样图纸必须符合国标。工程竣工图等资料必须加盖竣工印章，由经办人及相关人员签字，并由甲、乙双方领导审批签字。同类性质的成本资料必须装订成册，编写目录，标注页码。 6.4资料来源: 6.4.1公司董事会、董事长、总经理、副总经理有关规划、开发的各项指示与讲话及会议文件；公司内部及分公司职能部门按时、按月、按年交档（装订成册）的各种文件资料。 6.4.2省市政府及各职能部门所发的各种文件、证件、函件等。 6.4.3土建、设备工程的各种专题研讨会、可行性审核会、报告会等会议资料；各种调查、考察报告、往来文函。工程各阶段所产生的各种资料、审计及其经济纠纷案件资料等。 6.4.4设备开箱资料（随机文件、图纸、合格证）电梯、锅炉等特种设备必须……），按收文登记表（SR-DA002）填写登记。 6.5.2传阅的文件资料按领导批示范围进行传阅，返回后根据领导指示，决定存档与否。 6.5.3资料发放：发文人员必须认真填写发文登记表（SR-DA003）由 收文单位接收人签字，发文人收存。 6.5.4档案资料的合并 对于原已建档的老档案资料与现有的已进档资料合并程序如同前述资料登记进档程序。相同内容的资料编上顺序号插入现有档案资料袋内，并在卷内目录的相应位置上做好登记。以前没有立卷的内容资料，还须重新组卷、立卷与排架，最后在合并的资料目录上进行标注，写上合并后的档案号及柜号，原目录长期保存，以利查找。 6.6资料整理： 6.6.1资料应按交接登记表核对其准确性。 6.6.2参照《档案分类试行规则》对所有交档资料分类。工程类资料应按工程项目的各个阶段认真梳理分类鉴定，竣工资料检查其是否齐全、完整及系统性、正确性，是否加盖竣工章，编制人、审核人签字与否。有问题的交由送交单位更正办妥，并应由公司专业人员签字，领导审批后由档案室收存。 6.6.3资料鉴定： 确定密级： 机密类：董事会、总公司的发展规划文件、会议文件，新项目的总体规划、布置、设计方案、计算依据、专业会议纪要、可行性研究报告、工程预算标底及报价书； 重要类：各种证件（营业执照、注册资本、土地证、规划许可证、商品房预售许可证、资产所有权证、债权凭证及注册变更等。各工程项目从准备到竣工验收阶段、审计阶段所形成的可归档的各种文件资料、案件纠纷资料等；工程类合同协议资料；省市政府、各局的重要文件；公司章程等法规文