公司档案管理制度（二）.docVIP

公司档案管理制度（二） ■★第一条管理理部门文书结案后，原原稿由各文书管理部门归归档，经办部门视实际需需要留存影本。如为特殊殊案件因业务处理需要，，原稿须由经办部门保管管者，应经文书管理部门门主管同意后妥为保存，，文书管理部门以影本归归档，原稿用毕后仍应送送文书管理部门归档并换换回影本。各公司档卷分分类目录及编号原则，由由各公司总经理室或事业业部经理室统一制定管理理；总管理处各部、室、、中心则由各部门自行编编定报送总管理处总经理理室。 ■★第二条文件件点收文件结案移送归归档时，依如下原则点收收：检查文件的本文及及附件是否完整，如有短短少，应即追查归入。文文件如经抽存者，应有管管理部门主管的签认。文文件的处理手续是否完备备，如有遗漏，应即退回回经办部门补办。与本案案无关的文件或不应随案案归档的文件，应即退回回经办部门。有价证券或或其他贵重物品，应退回回经办部门，经办部门应应送指定保管部门签收后后，文件送归档。 ■★★第三条文件整理点收收文件后，应依下列方式式整理：中文直写文件件以右方装订为原则，中中文横写或外文文件则以以左方装订为原则。右方方装订文件及其附件均应应对准右上角，左方装订订则对准左上角理齐钉牢牢。文件如有皱折、破损损、参差不齐等情形，应应先整补，裁切折叠，使使其整齐划一。 ■★第第四条档案分类档案分分类应视案件内容、部门门组织、业务项目等因素素，按部门、大类、小类类三级分类。先以部门别别区分，部门别之后依案案件性质分为若干大类，，再在同类中依序分为若若干小类。档案分类应力力求切合实用。倘因案件件较多，前款三级不敷应应用时得于第三级之后另另增第四级“细类”。如如案件不多，亦可仅使用用“部门”及“大类”或或“小类”二级。同一““小类”或细类之案件以以装订于一档夹为原则，，如案件较多，一个档夹夹不敷使用时，得分为两两个以上的档夹装订，并并于小类或细类之后增设设“卷次”编号，以便查查考。每一档夹封面内页页应设“目次表”，案件件归档时依序编号、登录录，并以每一案一个“目目次”编号为原则。档号号之表示方式如下—————为经办部门代号，，为大类号，为小类号。。为档卷卷次，为档案目目次。 ■★第五条档案案名称及编号档案各级级分类应赋予一名称，其其名称应简明扼要，以能能充分表示档案内容性质质为原则，且有一定范畴畴，不宜笼统含混。各级级分类、卷次及目次的编编号，均以十进阿拉伯数数字表示；其位数使用视视案件多寡及增长情形而而斟酌决定。档案分类各各级名称经确定后，应编编制“档案分类编号表””，即将所有分类各级名名称及其代表数字编号，，用一定顺序依次排列，，以便查阅。档案分类各各级编号内应预留若干空空档，以备将来组织扩大大或业务增繁时，随时增增补之用。档案分类各级级名称及其代表数字一经经确定，不宜任意修改，，如确有修改必要，应事事先审慎研议，并拟具新新旧档案分类编号对照表表，以免混淆。 ■★第第六条档号编定案件如如系新案，应就“档案分分类编号表”，查明该案案件所属类别及其卷次、、目次顺序编列档号。案案件如可归属前案，应查查明前案之档号予以同号号编列。档号以一案一号号为原则，遇有一案件叙叙述数事或一案归入多类类者，应先确定其主要类类别，编列档号。档号应应自左而右编列，右方装装订的案件，应将档号填填写于案件首页的左上角角；左方装订者则填写于于右上角。 ■★第七条条归档与档案清理归档档文件，应依目次号顺序序以活页方式装订于相关关类别的档夹内，并视实实际需要使用“见出纸””注明目次号码，以便翻翻阅。档夹的背脊应标明明档夹内所含案件的分类类编号及名称，以便查档档。 ■★第八条保存存期限文件保存期限除除政府有关法令或本企业业其他规章特定者外，依依下列规定办理：永久久保存：一公司章程；二二股东名簿；三组织规程程及办事细则；四董事会会及股东会纪录；五财务务报表；六政府机关核准准文件；七不动产所有权权状及其他债权凭证；八八工程设计图；九其他经经核定须永久保存的文书书。年保存：一预算、决决算书类；二会计凭证；；三事业计划资料；四其其他经核定须保存年的文文书。年保存：一期满或或解除之合约；二其他经经核定保存年的文书。年年保存：结案后无长期保保存必要者。规章由规章章管理部门永久保存，使使用部门视其有效期间予予以保存。 ■★第九条条档卷清理管档人员应应随时拂拭档案架，维护护档案清洁，以防虫蛀腐腐朽。每年年度更换时，，依规定清理一次，已届届保存期限者，得予销毁毁，销毁前应造册呈总经经理核准，必要时向主管管官署报备，并于目录表表之附注栏内注明销毁日日期。保管期限届满的文文件中，部分经核定仍有有保存参考价值者，管档档人员应将“收发文登记记单”第五联附注在其保保留文件上，并在第五联联上注明部分销毁之日期期。 ■★第十条调卷程程序各部门经办人员因