(第2章制作邀请函.docVIP

第2章 制作邀请函与打印文档 单位举办活动，需要向数十个或上百个地址发出内容相同的邀请函，或一封信。如果是传真出去，可以先把这些信打印出来，然后依次到传真机上将它们发送出去，工作量是非常大的。本章主要针对这种成批发送信件或传真的情况，介绍Word 2003中的格式编辑、邮件合并功能和制做单位固定格式的信纸模版等功能。 2.1 邀请函的基本制作 当一个单位在对外书信往来时，都要使用自己单位特有的信纸。模式典雅、有自身特色的单位信纸，是单位形象的重要组成部分。 2.1.1 新建文档 步骤1 新建Word文档。双击桌面Word 2003快捷图标“”，或者选择“开始”|“程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Office Word 2003”命令，启动Word 2003，新建Word空白文档。 步骤2 录入文字。在打开的空白文档中输入如图2-1所示邀请函标题和内容。 图2-1 输入邀请函内容 2.1.2 文本格式设置 步骤1 设置标题格式。选定“《计算机基础》课程教研会”文字，将其字体设置为“黑体”，字号设置为“小二”。再选择“格式”工具栏中的“居中”按钮“”图标，或者选择“格式”|“段落”，在弹出的“段落”对话框中选择“缩进和间距”选项卡，单击“常规”选项组中的“对齐方式”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“居中”选项，使其居中。 步骤2 设置文本格式。再选定“邀请函”字样，将其字体设置为“黑体”，字号设置为“一号”，“居中”显示，操作同上。 步骤3 设置正文格式。选定正文文字，选择“格式”|“段落”，在弹出的“段落”对话框中选择“缩进和间距”选项卡，单击“间距”选项组中的“行距”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“1.5倍行距”选项，设置正文的行距为1.5倍行距。并设置正文为“宋体”“五号”字。 步骤4 设置正文落款格式。选中文档中的最后两行，然后选择“格式”工具栏中的“右对齐”按钮“”图标。或者选择“格式”|“段落”，在打开的“段落”对话框中选择“缩进和间距”选项卡“常规”选项组中的“对齐方式”下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“右对齐”选项，使其靠右对齐。再对日期进行调整到适当位置。设置完成后的邀请函如图2-2所示。 图2-2 设置完成后的效果 2.2 添加水印背景 邀请函是要给别人观阅的，根据邀请函正文内容的不同，其设计版式要求不同。可以给邀请函添加背景、水印等。设计新颖、独特、美观典雅的邀请函，会让人第一眼就留下深刻的印象。 步骤1 选择“水印”图片。单击“格式”|“背景”|“水印”命令，在出现的“水印”对话框中，选定“图片水印”，再单击“选择图片”按钮，在出现的“插入图片”对话框中，选择一幅图片，或利用“查找范围”下拉选项，选择自己喜欢的图片的位置，再单击“插入”按钮，如图2-3所示。 图2-3 “插入图片”对话框 步骤2 设置图片缩放大小。返回“水印”对话框，设置所需图片显示的缩放比例。系统默认“缩放”参数为“自动”，并默认勾选“冲蚀”复选框，选择“缩放”下拉列表中的“200%”选项，如图2-4所示，再选择“确定”即可。 图2-4 设置缩放比例 图2-5 插入水印图片效果 步骤3 设置完成后，返回文档中，所选的图片图片以水印的格式插入已插入在文档正中位置。完成效果如图2-5所示。 若是制作单位的信纸也可利用本节，将图2-4“水印”对话框中的“图片水印”改为“文字水印”，在“文字”文本框中输入“邀请函”文本，设置为“华文行楷”，“尺寸”设置为“40磅”。如下图2-6所示。“文字”选项中也可输入单位名称等内容，“字体”选项中可选择字体，根据需要还可改变字体的尺寸和颜色。完成后效果如图2-7所示。 图2-6 文字水印选项 图2-7 文字水印效果图 2.3 插入剪贴画和艺术字 在邀请函中插入背景图片可改善信函的美观度。 2.3.1 插入剪贴画 步骤1 选择命令。单击“插入”|“图片”|“剪贴画”命令，弹出右边的“剪贴画”任务窗口，设置“搜索范围”。单击“搜索”按钮，在右边窗口出现的剪贴画中选择所需要的图片，双击，将其添加到文档当前光标位置。调整图片大小，并移至合适的位置。 步骤2 设置图片格式。右键单击插入的剪贴画图片，在出现的快捷菜单中选择“显示图片工具栏”，如图2-8所示。选择“文字环绕”下拉按