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0A系统环境下高校电子文件管理中存在的问题及对策研究 　　摘 要：在OA系统环境下，高校电子文件管理中存在的问题主要表现在以下几个方面：电子文件处于无人管理状态；电子文件管理缺乏制度规范；电子文件缺乏安全保障；电子文件管理缺乏专业人才。对策思考有：加强重视，强化电子文件管理意识；建立健全电子文件管理的相关制度；增强电子文件管理人员业务素质；建立一套行之有效的高校电子文件管理模式等。 　　关键词：OA系统；电子文件；管理；问题；对策 　　中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）21-0236-02 　　高校的办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）系统，是指在高校各党、政、教学等部门的实际工作中，具备公文处理、信息发布与传递、交流等功能的以实现单位内的公共管理事务为主要职能的办公系统[1]。随着网络信息技术的日益发展，各高校OA管理系统的信息化水平不断提高，高校各部门如何在OA系统环境下实现电子文件的科学管理，就显得尤为重要。 　　一、高校电子文件管理的现状 　　电子文件是随着计算机的广泛应用而出现，是以数码形式存储于磁盘、光盘、磁带等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，是办公自动化和网络建设与发展的产物[2]。从电子文件管理的历史来看，我国利用计算机来处理文件还是20世纪80年代的事，虽然已经用了二十几年的时间，但是只是在部分党政机关小范围应用，没有真正广泛普及。20世纪末，电子文件管理是一个全新而陌生的领域，一个研究基础和管理实践经验基本空白的地带[3]。我国对电子文件的管理仍然存在很大问题。尤其是在高校，电子文件管理出现这样一些特征：起步晚、基础设施落后、观念意识不到位，人员业务素质不高。 　　发达国家在20世纪60年代已经开始建立计算机检索系统，利用计算机强大的功能来管理档案文件。到20世纪70年代末，发达国家有98%的文件（包括其他载体文件）已著录存档在计算机检索系统中[4]。这给人们查阅档案带来极大方便，同时也使电子文件的管理得到不断规范，发达国家对电子文件的管理已经形成了一套科学合理的管理体制。反观我国高校，在很长的一段时间里，我们仅仅用计算机来打印、修改文件材料。在电子文件的管理工作上，我们已经落后发达国家近40年。高校没有形成一套科学有效的电子文件管理办法，各部门各行其是，很多部门没有规章制度的约束，不能自觉地保存电子文件，用过之后就不再理睬，让电子文件处于自生自灭的状态。 　　部分高校基础设施相当落后，没有专门的存储电子文件的设备，也没有配备刻录机、扫描仪、交换机等信息化设备，电子文件哪里来哪里放。基础差，设施落后还可以改进。但最主要的是各部门的文件管理人员业务素质不强，很多文件管理人员不是专职人员，而是从事教学科研工作的兼职人员，保管电子文件观念意识不到位，存在消极对待电子文件的情况。部分文件管理人员已认识到电子文件管理的重要性，但一涉及要投入大量的人力、物力、财力，最终也只是纸上谈兵。有的领导没能看到它的长期性，难以痛下决心，使电子文件的管理难以取得实质性进展。 　　高校涉足电子文件管理的时间还不长。在实际工作中，我们还只进行电子文件的收集、鉴定等基本操作，对于电子文件的安全保护、统计、归档、服务等工作基本上还处于起步阶段。即使是这样，在电子文件的管理过程中，还会存在许多问题。 　　二、高校电子文件管理中存在的主要问题 　　随着新型的文件形式推广运用后，高校对OA系统的运用更为普及，使日常电子文件的管理更为有效，但是高校电子文件管理也存在一些问题。 　　（一）电子文件处于无人管理的状态 　　在高校，自运用OA办公系统以后，各部门实现了运用计算机进行科研和办公管理，但有的只处于办公自动化的起步阶段，由于电子文件让人产生不真实、虚拟感，在人们长久以来形成的观念中，纸质文件才是实际存在的。因此，纸质文件在各部门仍然占主导地位，电子文件只是起到辅助作用。有的只是用计算机草拟文件，一旦打印出正式纸质文件，作为草拟的电子文件就不会被存档，而是被新的电子文件不断覆盖，或因电脑存储有限而被删除。有些部门知道电子文件的重要性，把电子文件存储在计算机硬盘上，但是没有进行整理、鉴定、归档，随着时间推移，日积月累，电子文件就处于无人问津的状态了。 　　（二）电子文件管理缺乏制度规范 　　高校电子文件管理起步时间还比较短，虽然国家颁布了《电子文件归档与管理规范》、《电子公文暂行管理办法》等规章制度，但由于领导不够重视，有些高校没有意识到电子文件管理的重要性，对电子文件管理置之不理，未制定规范科学的管理制度，没有把电子文件纳入规范化管理。特别是电子文件形成、收集、处理、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，信息