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加强电子文件归档工作的思索 　　随着电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，电子文件大量产生。由电子文件“转会”形成的电子档案对传统的以纸质文件为主的档案管理提出了严峻挑战。由于电子文件产生、运行、保管等方面具有许多不同于纸质文件的特性，因此其归档管理的技术方法也不同于传统的归档方式。如何保障电子文件齐全完整归档和有效利用，已经成为人们所关注的重要新问题。 　　一、电子文件定义及其特点 　　电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 　　它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：一是电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。三是电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。 　　二、电子文件的特性及其在归档中存在的问题 　　（一）电子文件的易更改性。在办公自动化系统中，电子文件从起草修改到印发都是在计算机上进行的。电子文件的删除与更改非常容易操作，而且改动后不留任何痕迹，把原始纪录的内容与形式覆盖。此外，网络上传递的电子文件有可能被非法截获或更改，为确保其安全、准确，需要我们在技术上做很多处理。 　　（二）电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的鉴定难以实现。电子文件制作者不一定像纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使职责，有时只制作一个窗口，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个窗口可以在众多计算机上显现出来，也可能被不同的收文者拷贝到他的计算机存储器上保存起来，在不同时间不同地点由不同人获得的同一内容文件，可以毫无区别，无法区分原件和复印件。 　　（三）电子文件非实体归档的特性。不论电子文件实际存放在什么位置，都可以做到在不改变物理存储职能的情况下进行逻辑归档，已经归档的电子文件可能分布计算机网络的各个角落，我们接收来的文件只是这个文件的存放路径，真正的电子文件并没有归档。一旦它所依赖的计算机网络出现问题，电子文件就可能永远丢失。 　　（四）电子文件信息与载体的相分离性。电子文件不再具有固定的存储介质，根据利用需要，可以采取不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，需要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。一份电子文件没有固定的载体，无法通过载体来判定电子文件的原始性。 　　（五）对原数据和背景信息的依赖性。原数据是关于数据（内容）的数据，例如，文件上下文的关系和结构就是原数据，电子文件的运作往往在网络上运行，操作者互不见面，体现背景关系的信息可能存储在其他地方，如不特意提供或补充这些原数据或背景信息，可能给电子文件的运作和归档带来问题。 　　（六）电子文件不再具有特定的字迹。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨出其原始性。 　　三、归档电子文件对档案管理工作的影响 　　（一）纸质档案的管理经过几次的改革创新。随着社会的发展，档案管理日趋规范化、现代化和信息化，从原来的手工操作到目前的计算机操作，无疑是一次档案管理的进步和突破，过去文件的形成，由文书按年度收集立卷后，交到档案部门进行整理，随后再由档案部门进行分类、排序，最后归档上架。繁琐的工作流程带来了一系列的问题，如档案查考难，时间长，利用效率底等，因此使用电子文件归档势在必行。电子文件归档给档案管理工作带来了诸多方便，为档案的查询、利用提供了便捷条件。 　　（二）归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。一要逻辑归档，可在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程，可实时进行；二要物理归档可以把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上向档案部门移交的过程，可定时归档；三是归档电子文件的整理按DA/T22《归档文件整理规则》规定的要求进行。 　　（三）要想使用归档电子文件必须做到以下几个方面，一是它具有真实性，电子文件的内容结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致；二是完整性使电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损；三是有效性使电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 　　（四）归档电子文件的查询利用，不在需要对它进行类似纸质文件那样的查询，通过查询流程环节，不同的用户可以根据不同的需要，在使用权限的范围内，利用办公自动化系统对电子文件进行查询利用。 　　（五）移交、接收与保管归档电子文件时