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档案信息化实践与档案工作创新研究 　　摘要：随着社会的发展，信息时代的来临，利用信息化进行档案管理和建设是非常重要的，它已经成为人们实行档案管理工作的重要组成部分。因此，进行档案信息化实践是非常重要的，本文主要就信息化发展的情况进行分析，并为档案工作信息化工作创新能力提出几点合理建议。 　　关键词：档案信息化实践 档案工作创新研究 　　中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2013）11-0026-02 　　随着社会的发展，信息时代的来临，一些国家开始进行档案信息化建设，从而有效提高档案的作用。我国对于这方面有着高瞻远瞩的眼光，早在2000年，我国国家档案局以及中央档案馆已经开始落实档案信息化建设，并颁发了一系列的通告。然而，该工作并没有得到相关重视，我国很多地方的档案馆依然没有完全实现信息化管理，一些地方沿用传统的档案管理中，同时还存在一些漏洞，更不用说档案管理工作的创新了。 　　档案记录是对历史事件进行详细的记录，同时也可以给未来发展提供借鉴和依据。因此，对档案进行有效、快速的管理工作，能够有效保证档案的完整性，对现代社会来讲有着非常重要的借鉴作用。从档案中的历史事件进行学习，吸收相应的经验教训，才能更有效的避免发展过程中出现相类似的问题。在档案管理的过程中，利用率较高的档案被称为活档案，利用率较少的档案则称之为死档案。活档案和死档案的分类和管理非常重要，这就需要利用信息化对档案进行管理，本文主要对档案信息化实践与创新方面进行研究，并提出合理的建议。 　　一、充分认识到档案信息化建设的重要性分析 　　1.充分认识到档案信息化的重要性，改善档案管理工作 　　对档案进行信息化管理，可以对档案进行及时的管理和查询，利用计算机设备，对要查询的档案进行关键字输入，即可进行档案的查询。这便是档案信息化的便捷性。与传统的档案管理相比，该方法具有高速、方便等优点，且可以广泛应用在各个地方的管理当中，从而实现档案信息化管理。 　　2.符合形势发展的需求 　　迈入21世纪信息全球化的时代，档案信息化与数字化变得越来越重要，利用档案信息化和数字化，能够对档案进行及时有效的管理，并为档案工作的创新奠定基础。档案是对一个时期的工作、历史进行记录和管理，可以说是一个时代的缩影，利用档案，可以引导着下一代人继续前行。在众多档案当中，如果未能对档案进行及时有效的管理，就会造成档案混乱，查询困难，导致档案难以进行运用。使用传统的档案管理方式，倘若出现查询人员较多的情况，则容易导致查询混乱的现象。档案管理人员要不停地搬动档案文件，从而容易造成档案文件的损坏或缺失，并严重拖慢了档案查询的速度。 　　3.企业现代管理的需求 　　档案信息化管理是现代企业管理的需求之一。随着社会的不断发展，企业的竞争变得越来越激烈。在一些决策当中，需要对档案进行回顾性分析。这就需要对档案进行及时的查找，将找出的相关文档进行回顾性分析，从而做出决定。这样一来就非常注重时效性，实现档案的信息化建设，决策人员就可以足不出户进行档案查找。举个例子，当决策人员需要查找关于2003年会计部的档案文件时，可以让秘书在档案资料库中输入“2003”，“会计部”，“X X”内容的关键词，就能够在0. 2秒之内查找完毕，并根据电脑上的提示，将查找得到的文件按照相关编号到档案室当中领取，从而提高档案翻阅的便捷性。 　　二、档案信息化实践内容分析 　　1.建立档案数据库 　　以某地方为例，关于档案数据库的建立，早在2001年国家便开始着手建立，将档案文件的目录和相关内容信息输入到数据库当中，从而实现对档案文件的数据化管理。截止到2010年为止，该地方已经顺利输入相关文件达到13万条，卷级的目录已经达到1万5千多条。这些数据库的建立，一方面能够体现当地信息化发展，另一方面也体现相关部门和领导管理者对档案信息化建设的重视。 　　2.加强对档案的整理和防护工作 　　档案的整理和防护工作主要包括以下几点：第一，纸质档案的电子化，利用现代先进技术，将纸质档案进行电子化，具体的方法为扫描。第二，将电子档案进行整理。将电子档案利用磁盘、网络、磁带、硬盘等方式进行保存，从而保证电子档案的完整无缺。第三，档案管理人员对档案进行及时的清点，以保证档案的完整性。 　　3.加强对电子文档的收集工作 　　电子文档的收集工作非常重要，它是未来档案资源的重要组成部分。目前，档案文件主要包括纸质文件和电子文件。要实现文档的保存工作，就必须要将纸质文件电子化，并对两种类型的档案进行共同管理，纸质档案要利用档案资料室进行收集和存放，电子文档则要通过网络系统、硬盘系统等工具进行收集和存储，并存放到档案资料室当中。 　　三、档案工作的创新建议 　　1.档案信息建设要