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面向儿童预防接种信息系统的档案管理研究 　　1 引言 　　为落实《疫苗流通和预防接种管理条例》，规范全国儿童预防接种的信息管理，卫生部下发文件（卫疾控发〔2006〕512号），要求东、中、西部省份分别于2008年、2009年、2010年底以前90%以上的县、80%以上的乡完成儿童预防接种信息管理系统建设。 　　为此，中国疾病预防控制中心开发了《儿童预防接种信息管理系统》客户端软件供乡级接种单位使用。系统中的档案管理功能包括儿童预防接种档案信息的收集、登记、录入和网络报告等。 　　通过系统的运行和档案管理的实践，我们发现，儿童免疫接种信息系统在提高工作质量和工作效率的同时，也存在因档案管理指导监督检查等方面的工作不到位，产生了数据质量问题和系统操作与业务不衔接等新问题。如何通过加强儿童免疫接种信息化中的档案管理，充分发挥儿童免疫接种信息系统在业务工作中的作用具有迫切性。 　　本文认为，档案工作不能仅局限于信息系统中的档案管理模块的操作与使用，而要面向整个系统开展档案管理，承担信息系统运行的档案业务指导、监督和检查职能。通过跟进和拓展档案管理与服务功能，达到解决现有信息系统存在问题、提升系统运行质量目的。 　　2 系统运行的绩效 　　2.1 提高工作质量。其一，提升了卡证符合率。系统显著提高儿童接种微机化管理，减少了手工抄写时登记大卡、小证的笔下误。2010年年终工作检查时，对全区19处接种门诊的120名儿童进行了卡证符合率调查，结果发现，卡证符合率由使用微机前的72%提高到现在的95%以上。 　　其二，保障了免疫程序的准确执行。由于各种疫苗的免疫程序均由电脑控制，避免了人工推算免疫程序所导致的时间误差。 　　其三，增强了对流动儿童的预防接种控制。全国儿童预防接种信息联网后，对于到外地暂时居住而又忘记带信息卡和接种证的儿童，可以在数据库里查询后给予补发接种证，既能使儿童及时接种疫苗，又不用家长回家取接种证，减少了儿童家长因此而产生的误工费用和往返的旅程费用。同时，有效地减少了流动儿童因流动性大，接种记录不全而导致的错种、漏种、重复接种现象的发生。 　　其四，提高了接种率报表生成的效率。实行信息化管理后，各种接种统计报表由电脑自动生成，报表时间由过去的1天时间，减少为现在的5分钟，并且绝无差错。 　　2.2 提高工作效率。其一，简化了登记、预约手续。儿童预防接种登记、预约一次完成，实现了由手工登记接种证改为机打接种证。节省了时间，减少家长等待时间。每登记一名接种儿童，由过去的家长平均等待8min，降为现在的2min。接种和预约记录均由电脑一次打印在接种证上。 　　其二，缩短了强化免疫预约接种工作时间。强化免疫或大面积加强接种时，我们在省内率先使用机打预约接种通知单的方法，进行了大范围的人群接种预约。在电脑中“强化接种”模块内，选定应种人群，短时间内即可大批量打印预约接种通知单，比手工时代一份一份填写，大大缩短了工作时间。 　　其三，提高了未接种儿童查询效率。对于应来接种而未接种儿童的姓名、住址、出生年月日等信息的查询，在电脑的“接种管理模块”内一击完成，省去了过去人工翻阅大卡或现场登记一页一页查找的麻烦。 　　其四，拓展了预约形式。对于数次预约不到或流动人口、临时接种疫苗通知有困难的人群，采取群发短信、提示预约的方式通知。改变了过去上门通知和手写预约的传统方式，既节省了人力、物力，又节省了时间，还能达到非常好的效果。 　　其五，提高了疫苗接种及时率，降低相应传染病的发病率。由于实行了儿童预防接种档案信息系统管理，使我们在日常工作中，对未接种儿童的查询更加及时，对各种疫苗接种的管理安排更加科学。因此，提高了疫苗的接种及时率，特别是显著提高了流动儿童的疫苗接种率，降低了相应传染病的发病率，取得了极大的社会效益和潜在的经济效益。 　　3 系统运行存在问题分析 　　3.1 信息系统管理人员更换频繁，培训不到位。信息管理人员更换频繁且培训不到位，导致了接种门诊在客户端软件安装、维护、数据录入，尤其是数据录入的准确性等方面存在大量问题，部分人员只能进行简单的电脑操作，未完全掌握客户端软件性能，信息系统筛选未种儿童、统计分析等功能还未得到充分应用。 　　3.2 儿童跨区域接种时，异地接种门诊未利用信息系统“异地下载”的功能，造成产生大量重复儿童，个别市尤为严重。由于接种门诊信息管理人员疏忽等造成信息系统、接种底册和预检登记等所记录的接种信息不一致。 　　3.3 预防接种门诊存在无故将未种儿童主动“迁出”，排除到管辖范围之外，以提高接种率的现象，人为造成管理盲区。 　　3.4 部分预防接种门诊儿童预防接种信息系统客户端模块未充分利用，如疫苗出入库管理等项。说明部分信息员工作还不能完全脱离原有工作模式，