创新技术服务基金会-高阶管理才能班-职场公众简报表达技巧与能力提升-詹翔霖教授技巧.ppt

職場公眾簡報表達技巧與能力提升 簡報成功之要素 知識 (Knowledge) 自信 (Confidence) 可信度 (Credibility) 熱忱 (Enthusiasm) 誠懇 (Sincerity) 經驗/技巧 (Experience) 簡報之心理障礙 永遠沒有第二次機會 非語言溝通 (肢體、衣著…) 口氣 (說話的方式及音調) 遣詞用字 (說的話) 簡報需要肢體的技巧表現 眼神 聲音 身體語言 聽眾分析 背景 (職級、工作屬性、領域) 人數 經驗 期望 年齡 簡報架構 常見的開場方式 問候、自我介紹 引述名人名言 分享真實經驗 事實數字與真相 公佈結論 反問聽眾 主體 確立內容(專業導向) 注意邏輯連貫性 掌握時間 多用圖表少用文字 結尾工作 摘要總覽 重複重點 延展思考 凝結認同 結緣收尾 常見的收尾方式 覆述重點(Key Points) 表達對解決問題的信心 請求聽眾採取特定行動 描述美好的未來 引述名人名言(或看法) 投影媒體之製作 基本原則 平均每頁份量約 5-8 分鐘之說明 使用標題 字體應統一並盡量放大 重點/主要詞句可用不同字體表示 適合學員閱讀吸收 PPT簡報設計的要點 PPT是文複製與貼上過程 PPT不需要太多花樣設計 PPT不要複雜動畫搶焦點 PPT越簡單清楚易懂越好 PPT永遠是講者配角身分 PPT都不用的是狠角強師 簡報內容 專家研究顯示，絕大多數的觀眾只能記得簡報內容的20％，許多簡報都落得讓人呵欠連連的窘境，只有極少數的簡報，能確實傳遞所要表達的訊息，並與臺下觀眾建立深刻的互動與共鳴。 配合書面內容 發給觀眾書面資料，簡報的內容應與書面資料相互配合，其中包含題號、標題、內容順序等，不要讓觀眾找不著頭緒。 針對觀眾 事先收集觀眾的人數、對主題熟悉的程度、職業、性別等基本背景，針對觀眾的需求，設計合適的內容，如此便可將觀眾的特性融入簡報當中，提升雙方互動，避免造成雞同鴨講、觀眾反應冷淡的結果。 時間配合 好的簡報，若是因為時間拿捏失當，而只能呈現出簡報內容的一半，那麼再優秀的解說及再豐富的準備都是枉然;具體而言，每張投影片的播放時間最好不要超過8分鐘，也不能快速到觀眾無法閱讀內容的程度。 配合場地 播放簡報的場所設備不同，容易造成原本在電腦畫面上相當清晰的簡報，到了簡報現場播放時，效果卻大打折扣，可能是螢幕大小，或電腦設定的不同，或會場燈光不適當，均降低簡報播放的效果。 簡報圖表要明確 讓聆聽者一目瞭然，簡報呈現方式是圖勝於表，表勝於文。 而簡報內圖表之製作，應符合內容簡單、數字簡略之原則 統計表的內容切勿密密麻麻填滿於整張報表中，令人眼花撩亂。 圖表內數據單位、年度要特別註明，避免造成觀眾困擾。 複雜之圖表可分張解析，加強簡報效果。 簡報設計的概念 文字，PPT的天敵 PPT的本質： 視覺化。 將抽象難懂的文字描述轉化為由圖表、圖片、動畫及聲音所構成的生動場景。 通俗易懂、栩栩如生。 文字，PPT的天敵 簡短，成就精品 講得越多，時間越長，越能表現出簡報者的重視？ 濃縮的才是精品。 演說的核心內容是什麼？觀點！ 簡短，成就精品 簡短，也對PPT製作提高了要求。 哪些內容是觀眾關心的。 哪些內容是非講不可的。 哪些內容是能帶來震撼的。 該合併的合併，該刪減的刪減。 重點在內容 一、不能有誤 資料數據及文字之表達應詳細確認，仔細檢查，並避免登打錯誤。 二、條理分明 簡報應以簡明的方式表達，內容應有層次，幫助聽眾瞭解吸收。文句中，關鍵之字或數字，可用不同顏色標出，或讓其閃爍，以增強聽眾的注意力。 三、章節秩序不可顛倒 跳躍式的解說及播放方式易造成聽眾的混淆，因此播放與解說應依序進行，不可反覆或顛倒。 四、排列要視輕重 不管是書面資料或簡報內容，如項目多時，應將重要者擺在前面，次要的或較不重要者擺在後面。簡報者解說時，依時間多寡分配時間敘述內容。 五、文字不要重複 已經使用過的文字，應盡量以同義不同字的詞句替代，呈現簡明扼要的效果。 六、標題不能有標點符號 既然是簡報，則不應以文章寫作的方式製作，為求簡單明確，標題不能使用標點符號。 設計，PPT卓越之本 一個設計精美的PPT最少可以造成加分作用 讓觀眾賞心悅目 讓觀眾產生好感 贏得觀眾的信任 贏得成功的機會 但永是襯職配角 賞心悅目簡報 字體適中、清晰和美觀，行距大於字距。 使用粗體，如字體不夠明顯，可在字外加白色或黑色邊，讓字體呈現立體感。 簡報襯底不宜太花，襯底應盡量選擇明亮的色系，灰暗的顏色易使觀眾產生昏昏欲睡的感覺。 較長的簡報可以同一章節使用一種襯底，幫助觀眾瞭解簡報進行的段落。 平衡性 簡報畫面的平衡原則，即中間為大，左右對稱或數量相當之畫面製作，著眼於視覺上左右平穩與心理上的安定。